Новые возможности автоматизации процессов управления проектами на базе ADVANTA

ADVANTA – разработчик и поставщик ПО для управления проектами более 18 лет. Изначально мы создавали нашу ИТ-платформу как ядро, которое автономно развивается вендором, но позволяет настраивать бизнес-логику с помощью визуального конструктора отчетов и форм. Такой подход позволяет запустить процессы проектного управления без программистов. 

Хотите свести к минимуму число рутинных операций в системе и количество ошибок в проектах? Попробуйте наше решение

В последние три года мы от концепции no-code сделали переход на развитие low-code –технологии создания приложений с настройкой через пользовательский интерфейс, дополненный возможностью использования внешнего программного кода. Благодаря этому в нашей системе появились «триггеры». Новый функционал позволяет сделать систему более гибкой для клиентов, открывает больше возможностей для настроек своими силами и упрощает решение задач по проектам. 

В статье рассмотрим 5 самых распространенных бизнес-сценариев, доступных для настройки с помощью триггеров. Все они опробованы на проектах наших клиентов. 

1. Превращение идеи в проект

Этот сценарий будет интересен компаниям, в которых есть отдельный процесс по управлению идеями. Большая часть данных по проекту появляется на стадии идеи. Перед тем, как передать идею в реализацию, необходимо согласовать много параметров.

Идея – по сути, тот же проект, только более неопределенный. У него есть свой жизненный цикл, графики работ, определены ответственные.

Что делает триггер:

• после перевода идеи в статус «идея принята» триггер создает в каталоге новый проект, переносит туда всю информацию: цели, эффекты, сроки, показатели; плюс позволяет заблокировать от нежелательного изменения
• формирует график выполнения будущего проекта как первичный базовый план
• назначает ответственных
• высылает уведомление участникам о статусе проекта «Проект на старте» и предстоящим задачам

В итоге мы получаем новый проект с полностью заполненным данными. Основные эффекты: снижение трудозатрат на перенос данных, фиксация первичной информации без искажения, исключение ошибок из-за человеческого фактора.

2. Анализ плана проекта

Когда чаще всего анализируется план? На этапе инициации проекта в начале календарного года. В Проектный офис разом приходят 100-200 планов проектов. В этот момент возникает пиковая нагрузка на его сотрудников, которым нужно оперативно проверить все данные и графики реализации. 

При создании таких графиков часто возникают проблемы, потому что руководители проектов – как правило, люди творческие, со своим опытом работы, и графики получаются у каждого свои. А компаниям нужен стандарт для качественного мониторинга выполнения проекта. Чтобы не допустить срыва сроков, график должен иметь определенную детализацию. Поэтому на старте следует четко определить количество контрольных точек или вех. Это позволит в дальнейшем фокусироваться на ключевых результатах. 

Также важно не потерять значимые этапы и события. Отсутствие связей в графике приводит к тому, что часть ключевых событий находится в так называемой красной зоне, а проект при этом выглядит так, словно не отстает от сроков. Триггер проверяет, соответствуют ли задачи регламентам компании – установленной длительности работ, ответственности нужного подразделения – и указывает на отклонения.

Как это происходит на деле? В системе настроен первичный сценарий, когда базовый план готов, руководитель проекта запускает дискуссию с запросом на его утверждение вышестоящему руководству. Цифровой помощник анализирует график проекта и отмечает ошибки, которые можно скорректировать.

Как только менеджер проекта отправит план на утверждение через отдельную кнопку, триггер создаст согласование на ответственных руководителей. Они увидят замечания по календарно-сетевому графику и либо примут их во внимание, либо отклонят. В результате такого цикла мы получаем график, который максимально соответствует требованиям компании, снимает риски по отклонениям от сроков на старте и позволяет вовремя принимать решения.

Ищете российскую ИТ-систему для автоматизации проектного управления? Оставьте заявку на презентацию системы

3. Формирование бюджета проекта

В диаграмме Ганта вводим данные по трудозатратам на каждую задачу проекта. Следом вносим затраты, которые не относятся к ФОТ: услуги, оборудование, подрядчики, командировки. Далее запускается сценарий, который собирает все трудозатраты и формирует бюджет для будущего утверждения. На этом шаге руководитель проекта может посмотреть, какой бюджет получился, и запустить согласование через отдельную кнопку.

Триггер создаст согласование и добавит к нему сотрудников соответствующих подразделений. В описание включит основные параметры и ссылку на бюджет, который нужно утвердить.

Затем сохранит бюджет в отдельный справочник и сделает так, что после формирования до согласования его невозможно будет изменить. При создании очередной версии бюджета предыдущую он перенесет в архив. Это позволит проследить, как шел проект в процессе реализации и как менялся бюджет.

4. Формирование команды проекта

Часто из-за большого числа проектов и исполнителей участнику проектной команды сложно понять, кто из специалистов задействован в том или ином проекте. Для этого в ADVANTA есть триггер, который отслеживает исполнителей задач и наполняет отдельный справочник занятыми в проекте участниками, с указанием их роли. А еще он позволяет зафиксировать дополнительную информацию по пользователям. Например, ставку сотрудника на проекте. Также есть опция переноса дополнительных данных, например почты и телефона, для быстрой коммуникации. На выходе получаем актуальный список исполнителей и их ролей в проекте.

5. Согласование табеля сотрудника

Этот сценарий будет полезен компаниям, где сотрудники из разных подразделений задействованы сразу в нескольких проектах. Можно увидеть целиком табель с плановыми часами, назначенными на исполнителя и при необходимости его скорректировать. В момент, когда сотрудник заполняет табель и отправляет его на утверждение, срабатывает триггер, создает согласование и наполняет его информацией о задачах табеля сотрудника – план-факт выполнения, остаток времени, отчет.

После получения согласования всеми участниками табель переходит в статус «утвержден». 

При отправке на согласование руководителю триггер может проверить табель на выполнение заданных условий. Например, если сотрудник отработал больше или меньше положенных часов, табель не будет направлен на согласование, и исполнитель получит его обратно на доработку. 

В итоге имеем прозрачную картину по загрузке сотрудников на проектах и достоверные данные по трудозатратам, чтобы оценить реальные эффекты проекта.

Эти пять сценариев стали возможны в 2022 году благодаря активному развитию в ADVANTA функционала триггеров, а также методов API и LINQ-запросов. С ними работа над проектами становится легкой, удобной и гибкой.