«У нас получилось создать единое пространство, где мы контролируем все проекты»: как инжиниринговая компания работает в системе ADVANTA

О клиенте

«Ведем одновременно 100+ проектов – хотим повысить эффективность работы»

Компания уверенно растет: в 2023 году численность персонала достигла 500 человек, а годовой оборот составил более 3 млрд рублей. Сотрудники предприятия «Системные решения» тщательно контролируют все процессы, чтобы достичь высоких показателей, которых ожидают заказчики. Для этого проекты должны быть завершены вовремя, с надлежащим уровнем надежности и не выходить за рамки бюджета.

Вместе с тем появились и проблемы:

• У топ-менеджеров, в том числе у финансового руководства, отсутствовали инструменты для финансового контроля. Данные для БДР (бюджета доходов и расходов) и БДДС (бюджета движения денежных средств) собирались нерегулярно и вручную. Информация быстро теряла свою актуальность, ведь сбор данных по портфелю мог занимать до трех недель.
• У руководителей проектов не было четкого понимания, как распоряжаться трудовыми ресурсами. Требовалось какое-то решение, чтобы можно было видеть текущую ситуацию по загрузке сотрудников и их распределению по проектам.
• Участники проектных команд не знали, кто работает над проектом, кому передавать информацию, у кого какая зона ответственности.

Проанализировав текущие проблемы, руководство компании приняло решение внедрить систему по управлению проектами.

Как выбирали информационную систему управления проектами и почему остановились на ADVANTA

Для заказчика было важно осуществить переход быстро и без потери привычных рабочих процессов. Поэтому руководители компании изучили продукты от разных поставщиков и сравнили их по следующим критериям:

Система ADVANTA соответствовала всем критериям. Кроме того, у решения гибкая настройка без программирования. Заказчик может самостоятельно донастраивать ADVANTA, не привлекая вендора.

Этапы внедрения ADVANTA: от простого к сложному

1 этап. Настройка базовых процессов

На первом этапе мы провели для сотрудников компании «Системные решения» обучение. На начальной стадии работы было важно договориться об использовании единых терминов и правилах управления проектами, чтобы впоследствии не было недопонимания и недоразумений. Все договоренности по использованию системы были зафиксированы в отдельной дискуссии.

Мы создали актуальный реестр проектов, настроили возможность ведения проектов в диаграмме Ганта и организовали еженедельный сбор статусов по проектам. В отчете фиксируются сроки, достигнутые результаты и проблемы.

На этом этапе мы столкнулись с непониманием со стороны персонала компании-заказчика. Это часто встречающаяся проблема, поскольку сотрудники просто были не готовы к изменениям, поэтому все нововведения восприняли без особого энтузиазма и не спешили работать в системе. Это распространенная ситуация, которую можно решить, если провести обучение, предоставить всю необходимую информацию и своевременно оказывать поддержку по работе с программой. Мы выполнили все эти задачи и упростили процесс адаптации сотрудников.

2 этап. Настройка финансового контура

С помощью ADVANTA заказчик настроил единый шаблон расчета бюджета и финансовой модели проекта. Плановый бюджет согласовывался в системе, а факт «подтягивался» из 1С в ADVANTA. На основе полученных данных сотрудники могли сверить план-факт по проектам, портфелям или направлениям и вовремя внести корректировки.

Куратор, руководитель проекта, финансовый руководитель согласовывают и утверждают в системе:

• бюджет проекта;
• график расходования денежных средств;
• сроки работ.

Система проанализирует данные и покажет, какой бюджет согласован, а какой еще нет.

Сводные данные и ключевые финансовые показатели появятся в карточке проекта. На ней указаны сумма договора, план-факт по поступлениям и расходам денежных средств.

Актуальная информация для топ-менеджеров представлена на дашборде. Здесь собраны сводные данные, и по ним можно настроить отбор: по направлениям, заказчикам, статьям бюджета.

На этом этапе финансовый директор и руководители проектов оценили преимущества ADVANTA. Теперь топ-менеджеры видят актуальную картину по БДР, БДДС по портфелю, а руководители проектов – утвержденный план финансирования проекта.

3 этап. Управление трудовыми ресурсами

В компании работают сотрудники из разных направлений — инженеры, строители, проектировщики, энергетики, технологи, рабочие, сметчики и т. д. Поэтому на этом этапе мы уделили особое внимание двум моментам.

• Работа в рамках одного проекта. Настроили для руководителей возможность планировать и распределять загрузку сотрудников, назначать исполнителей на конкретные виды работ. Система подсказывает, когда на сотруднике слишком много задач и требуется распределить его нагрузку: это поле подсвечивается красным цветом.

• Работа в рамках всего портфеля проектов. Чтобы оценить доступность ресурсов, мы сформировали сводный дашборд. Он показывает, сколько человеко-часов есть у сотрудника, исходя из производственного календаря. Если поле подсвечивается зеленым цветом, значит, у сотрудника неполная загрузка, красным – загрузка превышена. Оценить загрузку можно по всем сотрудникам компании. Используя эти данные, руководители отделов равномерно распределяют время работы своих сотрудников и получают полную картину реальных возможностей компании.

Таким образом, за всеми участниками проектных команд зафиксирована зона ответственности.

Апгрейд системы силами заказчика

Заказчик оценил возможность доработки системы без привлечения вендора и расширил функционал ADVANTA.

Интеграция диаграммы Ганта в бюджет проекта

На графике проекта отражены трудозатраты в часах. Зарплатные ставки привязаны к конкретным видам работ и сотрудникам, чтобы было удобно планировать зарплату в разрезе месяцев.

Ответственный за планирование проекта распределяет работы и исполнителей в диаграмме Ганта, а система автоматически пересчитывает данные в рублях. Руководителю не нужно выполнять рутинные процессы вручную. Плановые и фактические данные по заработной плате, перенесенные из 1С, автоматически подтягиваются в отчет. В конце месяца руководитель получает сводную таблицу, где может сравнить плановые и фактические показатели.

Настройка интеграции с 1С

Совместно с сотрудниками «Системные решения» мы подготовили концепцию интеграции ADVANTA с 1С. В документе собрали следующую информацию: какой объект или реквизит в ADVANTA соответствует объекту или реквизиту в 1С (в данном случае это финансы).

Заказчик провел анализ и разработал правила внутреннего учета затрат на оборудование, материалы, субподрядчиков и т. п. по проектам в разрезе единых статей затрат в 1С и ADVANTA. Все договоренности и ответы на наиболее частые вопросы оформили в формате дискуссии в системе. Теперь сотрудники компании могут ознакомиться с правилами и сразу включиться в работу.

Поскольку фактические значения автоматически «подтягиваются» из 1С в ADVANTA, появилась возможность сверять план и факт по проектам, портфелям или направлениям и оперативно вносить корректировки, если есть отклонения.

Создание онлайн-журнала авторского надзора за строительством

В системе фиксируются: начало и окончание работ, руководитель и главный специалист авторского надзора, а также подрядные организации. Из системы можно получить доступ к журнальным записям, где указываются сведения об отклонениях от проектно-сметной документации.

Итоги за полгода работы в ADVANTA

Не секрет, что люди боятся изменений и нововведений. Поэтому переход на новый продукт – это всегда стресс для руководства компании и, конечно, для сотрудников, которым предстоит разобраться, как работать в новой системе.

Руководители и разработчики сервиса должны сделать все возможное, чтобы переход прошел максимально безболезненно, и пользователи оценили удобство и функциональность нового ПО. Эту задачу мы успешно решили совместно с сотрудниками компании «Системные решения».

Маргарита Бунина, директор по цифровизации, "Системные решения":

Наша основная цель – стандартизировать и автоматизировать сбор финансовых показателей и эффективно управлять загрузкой сотрудников в разрезе проектов. Поэтому в процессе перехода нам было важно помнить про реальные запросы. Что именно «болит» у каждого сотрудника, слышать и слушать обратную связь и решить все вопросы, которые так или иначе тормозят рабочие процессы. Поэтому совместно с компанией ADVANTA мы постоянно общались с сотрудниками, отдельно тестировали каждый этап и только потом развернули решение для всех пользователей. Еще одно преимущество системы ADVANTA заключается в гибкой настройке, что очень важно для нашего бизнеса. Если нам нужно какой-то функционал адаптировать под себя и свои задачи, мы можем это сделать быстро и не прерывать рабочие процессы.