10 основных ошибок при выборе и покупке системы управления проектами

Информационная система управления проектами — сложный продукт. Часто многие компании просто не знают, как подойти к выбору подходящей системы. Сталкиваются с трудностями и в результате остаются недовольны результатом или вообще отказываются от внедрения.

Мы поняли, что ошибки типичные. Генеральный директор ГК ADVANTA Дмитрий Мазеин и директор по продажам Дмитрий Ковригин рассказали о них на своем вебинаре и дали советы, как этих ошибок избежать, правильно выбрать систему управления проектами под задачи и потребности компании.

Публикуем основные моменты вебинара.

Ошибка 1. Отсутствие цели и несогласованность действий

Иногда так происходит: информационная система управления проектами внедряется без четкой и согласованной цели. Обычно причина в отсутствии опыта у инициатора внедрения и отсутствии рекомендаций со стороны подрядчика. Бывает, что цель согласована с руководителем, но с командой ее не обсудили. Так же скользкая дорожка − желание удовлетворить запросы разных подразделений, что создает сумбур в целях.

Как правильно:

1. Ставьте конкретные измеримые цели, которые полезны бизнесу: снизить отклонения по срокам выполнения проектов, создать типовой шаблон для проектов и стандартизировать процессы, сократить время на сбор и подготовку отчетности.
2. Согласовывайте цели и держите всех участников выбора ИСУП в курсе.
3. Узнайте ожидания топ-менеджера от системы управления проектами и только после этого выбирайте инструменты.

Ошибка 2. Не оформили выбор и внедрение системы во внутренний проект

Из-за отсутствия опыта или некомпетентности подрядчика выбор системы часто не оформляют во внутренний проект. Задача превращается в процесс — деятельность без конкретного срока реализации. В результате участники не понимают свою роль или вообще теряют интерес. Топ-менеджер не вовлечен в процесс и не согласовывает финальное решение, потому что не хватает конкретики.

Как правильно:

1. Сделайте выбор понятным и прозрачным: поставьте сроки, выберите коллег, которые будут принимать участие, оцифровывайте результат.

2. Внесите проект в тестируемую систему управления проектами (СУП) и наблюдайте. Это повысит доверие к вам. 

Ошибка 3. Не заручились поддержкой топ-менеджера

Часто при выборе ИСУП сопротивление идет от ключевых фигур, которые влияют на принятие решений. Так бывает, если заручиться поддержкой не того руководителя: цели внедрения не совпадают с целями топ-менеджера. Или если в компании в принципе не заинтересованы во внедрении системы. У нас есть кейсы, когда сотрудника берут в штат, чтобы внедрить ИСУП, но фактически компания в этом не заинтересована, деньги не выделяют.

Как правильно:

1. Убедитесь, что в компании действительно готовы внедрять информационную систему управления проектами.
2. Еще на стадии собеседования убедите руководителей в своей экспертности, чтобы в момент принятия решения они не «соскакивали».
3. Не бойтесь топов, они такие же люди.
4. Посмотрите наше видео «Как продать идею внедрения топу»

Ошибка 4. Неверно оценили сроки выбора и оформления договора 

Кажется, что звучит не так страшно, но позже это выливается в целую лавину неприятных последствий: не освоили бюджет, не выполнили KPI, сорвали сроки. Так происходит, когда выбор системы управления проектами представляют как абстрактный процесс, в котором не учитываются важные моменты: 

• как проходит закупка в компании
• сколько времени это занимает
• через какие отделы нужно провести решение (юристы, служба безопасности и пр.)

Без графика и контрольных точек выбор ИСУП может растянуться на неопределенный срок. Говорили об этом в пункте 2.

Как правильно:

1. Учитывайте, как можно больше факторов: узнайте об особенностях закупок, попросите подрядчика поделиться опытом.

2. Составьте график, определите контрольные точки, сверяйтесь со своими планами.

3. Найдите заинтересованного топ-менеджера, который поможет в ускорении процессов.

Ошибка 5. Техническое задание содержит излишние либо недостаточные требования

Здесь клиенты сталкиваются с двумя ситуациями. Когда одним инструментом пытаются закрыть все задачи, это отпугивает компетентных подрядчиков. Попросту под искомое решение не подходит ни одна система. Либо получается слишком дорого, закупка не происходит.

Обратная ситуация — при попытке уложиться в скромный бюджет составляется недостаточное ТЗ на выбор системы управления проектами. Такую закупку могут выиграть компании, которые впоследствии не способны реализовать задачи адекватно. После «вылезут» другие подводные камни: заказчик не укладывается в заявленный бюджет, подрядчик не справляется.

Некорректное ТЗ выдаст сюрприз и после внедрения: вы автоматизировали какие-то функции, но они не решают реальные задачи бизнеса. 

Как правильно:

1. Проведите предварительный анализ решений перед ТЗ: какие процессы важнее всего автоматизировать, как они будут решать задачи бизнеса.
2. Сначала согласуйте цели и задачи и только после этого выберите функционал.
3. Проверьте, что именно будет автоматизировано и будете ли вы реально это использовать.
4. Составьте список решений перед запуском процедуры. Эти решения станут основой для формирования критериев для выбора системы.
5. Не утверждайте ТЗ раз и навсегда, оставьте пространство для маневров и изменений.

Ошибка 6. Решили внедрять методологию без системы

Последствием этой ошибки становится оторванность методологии от рабочих процессов. Описали методологию, но не нашли подходящий инструмент.

Либо применяете методологию, но она не работает. Как правило, так происходит, если углубляться и слишком досконально описывать процессы, не учитывать накопившийся опыт компании и не включать сотрудников в процесс выбора ИСУП.

Как правильно:

1. Согласовывайте с топ-менеджерами цель создания методологии.
2. Определяйте и замеряйте KPI.
3. Внедряйте процесс итерациями, проверяйте корректность работы и соблюдение методологии.
4.  Внедряйте новые инструменты параллельно или после методологии. Так сотрудники на практике смогут применять описанные регламенты.
5. Правильно выбирайте инструмент, который можно адаптировать под изменение методологии

Ошибка 7. Описали процессы, которые сложно автоматизировать

В такой ситуации получается автоматизация ради автоматизации: процесс не используется на практике, ожидаемый результат не достигается. Все решения нужно кастомизировать и стоимость внедрения уже близка к стоимости крыла самолета.

Так происходит, если на старте не согласовать все цели в рамках описания, не заложить маневры для оптимизации и последующих улучшений. Важно обращать внимание и на приоритетность процессов: что действительно важно, а что существует по инерции. 

Как правильно:

1. Ставьте реалистичные, достижимые цели. Согласовывайте их со всеми участниками, влияющими на принятие решения.
2. Расставьте приоритеты: что важно, что вторично. Придерживайтесь этой логики.
3. Не пытайтесь закрыть все боли одним решением, сфокусируйтесь на важном.
4. Проверяйте описанный процесс, нет ли в нем противоречий.
5. При автоматизации посмотрите, возможны ли улучшения.

Ошибка 8. Неправильно выбрали подрядчика

От подрядчика зависит, насколько успешно пройдет автоматизация: уложитесь ли в дедлайн, как будет работать система после внедрения и насколько оптимально будет использован бюджет.

При закупке часто не уделяют должное внимание выбору подрядчика, в итоге сроки срываются, многие опции системы после внедрения не работают. Так происходит, если вы используете стандартное ТЗ, которое не учитывает реальные потребности вашей компании. Или, наоборот, составили избыточное ТЗ и многие подрядчики отказались от его реализации. 

Как правильно:

1. Оценивайте квалификацию подрядчика, определите что важно: опыт, права на доработки, штат, резюме, кейсы.
2. Согласовывайте и подтверждайте цели проекта с подрядчиком.
3. Подтверждайте доступность ресурсов на старте.
4. Сразу выстраивайте диалог с подрядчиком.

Ошибка 9. Выбрали неподходящее решение

Цели внедрения не достигнуты, решение не внедрили, сотрудники недовольны, регулярное и избыточное использование административного ресурса — последствия выбора непрофильного решения.

Как правильно:

1. Оценивайте ТЗ на соответствие профилю ИТ-решения.
2. Отслеживайте удобство работы.
3. Обучайте персонал, собирайте обратную связь.
4. Узнайте об ограничениях системы.
5. Убедитесь в квалификации подрядчика.
6. Узнайте о возможностях техподдержки: в каком формате и как быстро ее оказывают.

Ошибка 10. Работа с подрядчиком по модели продавец-покупатель, а не партнер-партнер

На старте сотрудничества не выстроили диалог на равных и в результате купили, но не внедрили решение. Причины бывают на стороне клиента (такой формат общения не подразумевает корпоративная культура) или на стороне подрядчика (не обладает достаточной экспертизой и заинтересованностью).

Как правильно:

1. Сформулируйте свои ожидания от подрядчика.
2. Изучите рынок и узнайте, что предлагают конкуренты.
3.  На старте сотрудничества работайте по модели партнер-партнер.
4.  Посмотрите наш вебинар про выбор ИСУП.

Учитывайте эти ошибки при выборе ИСУП и успешно выбирайте оптимальное решение под свои задачи.