10 правил вовлечения в управление портфелем проектов
Снижение опасений и повышение скорости адаптации
Организации всех типов как государственные, так и частные, все чаще выбирают управление портфелем проектов для получения максимальных преимуществ от проектов. Количество таких организаций значительно увеличилось бы, если бы все понимали, насколько просты и практичны принципы и процессы проектного управления. Ниже перечислены 10 ключевых пунктов, при помощи которых можно уменьшить опасения, а также ускорить и упростить принятие проектного управления в компании.
- Не спешите с процессами и инструментами
Не ставьте телегу впереди лошади. Да, процессы и инструменты важны, и в определенный момент вы будете стремиться решить эти вопросы. Но главная ошибка заключается в том, что их часто решают в обратном порядке: выбор инструмента, определение процессов и покупка. Такого следует избегать. Как это ни парадоксально, попытки внедрить методы проектного управления часто терпят неудачу, поскольку компанию пугают трудности определения процессов и выбора инструментов. Я рекомендую, сначала решить задачи, изложенные в пунктах 2-5, для подготовки к внедрению системы управления портфелем проектов. А затем решать вопросы, связанные с процессами и инструментами.
- Проясните для себя термин «Управление портфелем проектов»
Определите, что значит управление портфелем проектов и что входит в это понятие. Поймите, что управление портфелем проектов – это не «продвинутая» стадия управления проектами, хотя проектное управление и является частью управления портфелями проектов. Вы должны понимать, что управление портфелем проектов охватывает значительно большую часть и больший сегмент компании.
Что представляет собой управление портфелем проектов? Это понятие расширяет фокус с «правильной реализации проектов» до «реализации правильных проектов». Здесь можно говорить о выгодах, ожидаемых от выполнения проектов и гарантиях того, что эти выгоды соответствуют стратегии компании. Речь идет об отсеве предлагаемых инициатив, не соответствующих стратегии. Это формирование сбалансированного портфеля из проектов, которые позволяют компании:- держать корабль на плаву. К ним относятся техническое обслуживание и управляющие проекты, необходимые для поддержки текущих продуктов и услуг;
- расти и крепнуть. Это проекты, которые поддерживают стратегические инициативы и обеспечивают рост прибыли. Они необходимы, чтобы удержать компанию на надежных и конкурентных рыночных позициях;
- развиваться. Такие проекты дают возможность продвинуть компанию на новый уровень или создать новые продукты/сервисы, которые будут доминировать на рынке.
- Примите философию
Ничего не выйдет, если высшее руководство компании не будет поддерживать идею об отборе проектов в портфель на основе их преимуществ. Поддержка высшего руководства важна для ключевых ролей и процессов отбора проектов, чтобы сформировать портфель с максимальной эффективностью и использованием ресурсов.
- Сформируйте управляющую команду
Это ключевая идея для управления портфелем проектов. Высшее руководство ожидает, что проекты будут реализованы в соответствии со стратегией, ресурсы будут использоваться эффективно и по окончанию проекта будут получены преимущества для компании. Управляющий комитет, состоящий из группы руководителей или их официальных представителей, несет ответственность за выполнение этих ожиданий. Проектный офис должен оказывать широкую поддержку управляющему комитету.
Эффективное взаимодействие проектного офиса и управляющего комитета будет способствовать разработке и реализации процессов управления портфелем проектов. Проектный офис сохраняет ответственность за практики управления проектами, расширяет свою роль в обеспечении процессов, предоставлении данных и рекомендаций для принятия решений по выбору или приостановке проектов. Однако ключевые решения остаются за управляющим комитетом. - Создайте структуру для управления портфелем проектов
От качественного управления портфелем мы получаем структурированную, циклическую методологию отбора проектов. Разработанные и используемые методологии, как правило, саморегулируемы. То есть управление портфелем проектов позволит значительно сократить количество предложений о реализации «слабых» проектов, поскольку их спонсоры будут понимать, в чем их несоответствие стратегии, целям по достижению преимуществ или ресурсным ограничениям.
Структура для управления портфелем должна быть открытой и достаточно гибкой для упрощения практического процесса отбора проектов и не слишком сдерживать инициативы. С другой стороны, такая структура должна способствовать формированию портфеля значимых проектов, препятствовать реализации проектов-«любимчиков» и случайному выбору проектов, скажем, возле офисного кулера или на поле для гольфа. Если процессы отбора утверждены, то любой выход за их рамки должен пресекаться. - Не бойтесь менять курс
Во многом понятия, касающиеся проектных портфелей, похожи на те, что применяются в инвестиционных портфелях. Для вас это не должно стать сюрпризом, так как наши проекты действительно представляют собой инвестиции. Таким образом, можно считать, что многие испытанные и надежные правила для инвестиционных портфелей можно применять и в управлении портфелем проектов.
К примеру, стратегии, экономика, ресурсы, рынок и технологии могут меняться. В таких случаях разве не имеет смысла периодически оценивать портфель и вносить коррективы? Можно пересматривать критерии отбора для изменения баланса проектов, менять параметры риска и даже исключать проекты из портфеля. Просто убедитесь в том, что это не поспешная реакция на краткосрочные события, что изменения поддерживаются со стороны управляющего комитета и топ-менеджмента. - Имейте смелость для выбора новых решений, но принимайте его на основании знаний
Не позволяйте структурному подходу к выбору проектов быть сдерживающим фактором для творчества и инициатив. Не должно быть структур, препятствующих изменению привычной модели проектов. Скорее, структуры должны способствовать таким инициативам, требуя тщательного анализа вклада предлагаемого проекта в достижение целей организации, а также последовательного учета всех рисков.
Процессы управления портфелем проектов не блокируют инициативы. Тем не менее, управление портфелем проектом предусматривает, что такая возможность будет полноценно исследована и что решения будут приниматься на основе глубокого понимания и рассмотрения фактов. Соблюдение этого процесса обеспечит отслеживание изменений в решении и сопутствующих данных. - Не теряйте фокуса. Помните, для чего вы это делаете
Проекты – это жизненная основа большинства организаций. Выбор правильных методов управления портфелем проектов так же важен, как и то, насколько хорошо эти проекты реализуются. В конце концов, мы всегда обеспокоены получением результатов. Проекты, которые не соответствуют стратегии, не учитывают риски, реализация которых затягивается из-за ограниченных ресурсов и принятия «политических» решений, будут иметь пагубные последствия для бизнеса.
- Не волнуйтесь о невозвратных издержках
Существует такая тенденция, что компании не хотят менять курс или завершать проект, потому что «уже вложили в него N-ное количество долларов». С точки зрения инвестиций – это полная чушь. Потраченные деньги – это потраченные деньги. Они не влияют на будущие инвестиции. Нет смысла продолжать делать невыгодные инвестиции только потому, что «мы уже вложились».
Тем не менее, человеческая природа будет подталкивать нас поступать именно так. Используйте методологию управления портфелем проектов для регулярной оценки портфеля и ожидаемых выгод от каждого проекта на момент проводимой оценки. Пересчитайте ценность проекта, исходя из того, что потребуется сделать для того, чтобы он принес выгоды, а не тех денег, которые уже были на него потрачены. - Не нужно хранить плохие проекты
Проекты, которые были отобраны в портфель, необязательно должны быть в нем до того момента, как они будут завершены или потерпят неудачу. Конечно, когда мы одобряем проект, мы надеемся, что он будет завершен и принесет запланированную выгоду.
Однако, если во время регулярной оценки окажется, что проект больше не приносит экономических результатов, технология устарела, утрачены необходимые возможности или изменились требования, то зачем нам продолжать? Если проект больше не может реализовать необходимые выгоды, то имеет смысл завершить его, чтобы сохранить то, что может использоваться повторно и перераспределить ресурсы на более перспективный проект.
У ADVANTA есть готовое решение для управления портфелем проектов, которое позволит эффективно планировать, управлять загрузкой сотрудников и контролировать достижение стратегичеcких целей компании.
Автор этой статьи Харли Левин, бывший председатель Project Management Institute (PMI). Он известен как ведущий эксперт в инструментах для проектного управления.
Источник sciforma.com
Рекомендуем посетить популярные страницы сайта:
