10 ключевых признаков лучшего ПО для управления идеями

Задумываетесь о приобретении системы управления идеями для грамотного управления инновационными проектами? Представляем контрольный список функций.

Конечно, Вы должны опросить Ваше сообщество пользователей и узнать у них, что именно им требуется от ПО для управления идеями. Но, после того как вы проведете опрос, уверен, что вы получите список, похожий на мой.

Ключевые элементы генерации идей: жизнь в Ideagora...

Термины: Несколько терминов, знание которых Вы, возможно, захотите продемонстрировать.

Когда Вы получите Вашу систему для управления идеями, Ваша команда будет состоять из инновационных менеджеров и идеаторов. Идеаторы – это люди, генерирующие идеи. Идеаторы и инновационные менеджеры буду жить в Ideagora (классический рынок для идей). Идеи должны быть произведены в новый статус. Обычно поставщики ПО для управления идеями называют дальнейшее развитие   идей "инсайтами" и "концепциями". 
 

1. Социальная химия

Говоря простым языком, Ваш инструмент для управления идеями должен быть отличной социальной средой. Каждый сотрудник в Вашей компании должен уметь использовать его (и принять его), как Facebook, только во внутренней сети (и единственное, о чем вы общаетесь в этой среде – Ваша компания и как сделать ее лучше). Вы должны иметь возможность размещать ссылки, файлы и видео. Вы должны иметь возможность начать обсуждение, оставить  комментарий по любой теме и выражать свое одобрение чему-либо (или голосовать за то, что вам нравится). У Вас должна быть возможность посмотреть чей-нибудь профиль и связаться с этим человеком. Вы должны иметь возможность начать разговор, не подключая его к какой-либо конкретной идее.
 

2. Управление знаниями

Ваша система управления идеями предназначена для идей, а идеям нужно вдохновение. Поэтому Вы должны иметь возможность отправлять вдохновенные мысли, осуществлять их поиск, архивировать и просматривать. Это означает, что нужно иметь возможность прикреплять файлы Word, электронные таблицы, видео и PDF-файлы. И после извлечения видео, Вы должны иметь возможность просмотреть его. В идеале, новое ПО для управления идеями заменит существующую систему управления знаниями на предприятии. Или, по крайней мере, интегрируется с ней.
 

3. Объединенные коммуникации

Ладно, я не смог придумать лучшего заголовка для этого раздела, но вот что я имею в виду. Вы должны иметь возможность помещать в закладки любой из объектов в системе (файлы, идеи, задачи). У Вас должна быть возможность отслеживать состояние любого из объектов (а система должна искать любые изменения или обновления с той частотой, которая Вам нужна, будь то каждые 15 минут или раз в месяц). При этом обо всех изменениях Вы должны быть предупреждены твитом или сообщением по электронной почте, или с помощью всплывающего окна (или инлайн-бокса) в рамках системы (например, "Вашим мнением интересуются по такому-то вопросу, нажмите здесь").
 

4. Социальные науки

Внутренняя конструкция системы должна позволить весьма точно измерять мнение коллег. Так чтобы  голоса можно было подсчитать. Но управление репутацией (получение значка за вклад) может быть обмануто (простой подачей кучи бесполезной ерунды). И чистые системы голосования или вознаграждения также могут быть обмануты ("спасибо, что прочли это письмо, пожалуйста, проголосуйте за мою идею, потому что мне действительно нужен iPad, потому что мой ребенок скоро поступает в институт"). Ваша система управления идеями накапливает огромное количество данных о содержании идей. Научный алгоритм, определяющий, какие идеи получили наибольшее количество просмотров, комментариев, голосов, голосов на комментарии, закладок, оповещений и отслеживаний, является лучшим показателем коллективного разума. И, кстати, отрицательная обратная связь вкладчика должна быть также принята во внимание. Проще говоря, негативные комментарии и отрицательные голоса тоже являются частью мнения сообщества.
 

5. Бросьте мне вызов

Незначительные инновации модны, и система должна принимать чьи угодно непрошенные идеи, но на самом деле нам нужно, чтобы все говорили о том, что действительно важно для компании. То, что в настоящее время обсуждается в зале заседаний ТОПов, должно превращаться в задачу-вызов для Вашей команды. "Мы собираемся на большое событие в конце года?" "Как мы поднимем посещаемость нашего стенда?", "Каким будет следующий инновационный прорыв нашей компании?" "Что заставит наших клиентов снова тратить деньги у нас после провалов в экономике?" И дело поворачивается на 180°, поэтому Ваша система управления идеями должна суметь быстро сделать из этих вопросов новый вызов, новую задачу. 
 

6. Инновационные менеджеры

Конечно, для работы существуют инструменты, но не стоит забывать и о здравом смысле. Поэтому, если кто-то пользуется такой системой, как Facebook, и сидит в системе по десять минут утром и днем, Вы должны захватить их внимание важными для компании темами. На информационной панели должно быть место "центра внимания" для сегодняшних (или на эту неделю или на этот месяц) самых важных задач, идей или файлов (ЭЙ, обратите внимание на ЭТО!). Нужно жонглировать наиболее важными проблемами, чтобы не испытывать терпение Вашей аудитории (слишком много задач; не знаю, что нажать). И стимулирующий дизайн должен направлять взгляд на те части информационной панели, куда Вы хотите, чтобы люди обращали внимание. Вы хотите, чтобы люди голосовали за что-то? Вы хотите, чтобы люди предлагали идеи?
 

7. Поиск по сходству

Ни одна идея не продвигается без поддержки! Облака тегов полезны для многих вещей, но самое главное, облако тегов Вашей системы управления идеями может помочь в поиске подобий. Когда вы видите проблемы, то другие проблемы также должны быть очевидны, потому что, если кто-то заинтересован в одной из них, то их заинтересуют и другие (может быть, даже в большей степени). Если идея размещена или  вы рассматриваете какой-то вопрос, то поиск по сходству должен показывать и другие идеи. Менеджер по инновациям может решить, идентичны ли две схожие идеи, и объединить их. Если они близки, но не совсем одинаковы, то система должна позволить вам создать "кластер" идей. Таким образом, они остаются отдельными, но продвигаются в процессе вместе. К тому времени, когда Ваша идея получает звание "концепции" (или какой угодно последующий уровень), она, скорее всего, будет состоять из связки идей, слившихся воедино.
 

8. Облако тегов

А еще облако тегов может сделать и много другого полезного для Вашей системы управления идеями. Оно может помочь людям найти экспертов ("Кто-нибудь знает что-то об этой теме?", "Мне нужна помощь!") Если пользователь заинтересован темой, и если система управления идеями – это место для поиска информации, они должны иметь возможность использовать облака тегов, чтобы находить блоги, видео файлы, идеи, задачи и команды, чтобы исследование проходило легко и быстро. Такая функция может значительно повысить скорость внедрения системы управления идеями. Например, почему все используют Google: потому что там легко найти то, что Вам нужно. Ну а облака тегов – это секрет, благодаря которому пользователи систем управления идеями находят информацию.
 

9. Развитие и консалтинговые услуги

Ваше ПО для управления идеями необходимо компании больше, чем другое. Компании нужна команда во главе с прогрессивным лидером, ориентирующимся на видение будущего, чье мнение важно команде. Этот лидер должен воплощать новейшие исследования в области инноваций. Команда должна включать в себя специалистов в социальных науках, социальных сетях и социальных медиа средах. В команде должна быть группа с развитыми творческими   чувствами. Система должна  работать так же хорошо, как и Facebook, и страницы, которые увидят пользователи, должны быть приятны для просмотра. Следует использовать стимулирующий дизайн для привлечения взгляда пользователя к нужной части экрана. А со стороны компании поставщика системы в команде должны быть ИТ-специалисты, которые знают, как использовать отраслевые стандарты для интеграции системы для управления идеями с другими системами компании.
 

10. Интеграция

Ваша система управления идеями – это корпоративный инструмент. Поэтому она должна жить в реальном мире, а это означает, что она должна интегрироваться с другими системами. Таким образом, команда должна быть открыта для диалога с производителями Вашего ПО для управления портфелем проектов или с производителями Вашего ПО для управления жизненным циклом проектов. Она должна понимать вэб-сервисы и предлагать интерфейсы программирования приложений (API). Система должна быть основана на стандартной базе данных (например, SQL) и, скорее всего, должна быть написана на .net и использовать XML. Ваши пользователи должны иметь возможность единого входа в систему. ПО должно быть доступно как  услуга (SaaS, облачный сервис) или установлено за фаерволом внутри компании (в зависимости от ИТ-культуры Вашей компании). Задачи должны иметь наследуемый уровень безопасности, чтобы Вы могли открыть определенные задачи для Ваших клиентов, партнеров или для общественности.

Говоря об интеграции, может ли система ПО для управления идеями транслировать твиттер и RSS-каналы? Может ли она связываться с фан-страницами на Facebook'е для привлечения идей?

Решающий риск

Предусматриваются ли у производителя Вашего ПО для управления идеями новые модули? Можно  ли интегрировать их в вэб, чтобы опросить коллективный разум? Могут ли они помочь вам провести конкурс идей? Может, они позволяют пользователям подключаться к системе со смартфонов? Просто приятно знать, что Вы получаете новейшее и самое лучшее ПО.

Следующий шаг? Запланируйте презентацию и убедитесь, что Ваше новое ПО для управления идеями по крайней мере имеет все перечисленные возможности и функции. И – удачи!