10 советов по выбору системы управления проектами | Адванта
Совет 1: Относитесь к выбору системы управления проектами как к проекту.
При выборе решения для управления бизнесом управляйте процессом выбора так же, как и любым другим проектом. Применение эффективной методики управления проектами при выборе информационной системы гарантирует, что выбранное решение наилучшим образом отвечает Вашим требованиям и задачам, для которых оно предназначено. Чрезмерно функциональное решение с избыточными возможностями, которые, вероятно, останутся не востребованными, не обязательно лучше, чем более простое решение, которое отвечает основным потребностям Вашей компании. При этом следует учитывать, что простое решение может не обеспечить перспективные запросы Вашей компании по мере ее развития. Чтобы учесть Ваши потребности и требования, исключив при этом ненужные свойства и функции, предлагаемые поставщиками ПО, используйте методы управления проектами.
Совет 2: Сформулируйте бизнес-задачу.
Поставьте бизнес-задачу для обеспечения выбора системы управления проектами. Действительно ли нынешняя система или инструмент не в состоянии обеспечить необходимую функциональность для управления проектами и ресурсами? Превышают ли Ваши конкретные потребности возможности существующей системы? Не снижены ли показатели выполнения проекта относительно ожиданий руководства? Первые две проблемы проще решить с точки зрения смены инструмента, в то время как третья более проблематична. Если процессы несовершенны или вообще отсутствуют, внедрение сложного инструмента не решит эту проблему, а, скорее, добавит еще несколько.
Совет 3: Ставьте цели по оптимизации.
Для того чтобы определить и расставить приоритеты к требованиям, на ранней стадии выбора решения для управления проектами ставьте задачу по оптимизации этого процесса. Руководитель проекта выбора бизнес-решения должен документировать и согласовывать как текущее состояние процесса выбора, так и желаемое. Для достижения желаемого результата устанавливайте измеримые цели. Это позволит придерживать процесс выбора системы в рамках потребностей Вашего бизнеса, а не идти на поводу у ненужных Вам свойств и функций ПО, предлагаемых поставщиком.
Совет 4: Опишите планируемый процесс управления проектом.
Перед тем как продолжить выбор системы, опишите планируемый процесс управления проектом. Если текущий процесс управления проектом не работает эффективно, исправьте процесс. Если не удовлетворяются конкретные цели управления проектами, выполните анализ основных причин для определения необходимых улучшений в текущем процессе. И до тех пор, пока процесс управления проектом не будет тщательно описан, воздержитесь от дальнейших действий по выбору системы.
Совет 5: Включите соответствующие программные средства в процесс управления проектом.
Используйте свой процесс управления проектом в качестве контекстной демонстрации того, как различные программные средства и приложения применяются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Опишите входящие, исходящие документы, накопленный опыт, советы и приемы по использованию инструментов. Не ограничивайте интеграцию программных средств исключительно приложением для управления проектами.
Совет 6: Сгенерируйте требования при помощи описания процесса.
Описание процесса определит критические требования к успешному применению решения по управлению проектами. Используйте описание процесса, чтобы получить полный перечень требований, включая как требования, которые должны решаться новой системой, так и требования, которые должны решаться вне ее.
Совет 7: Составьте окончательный список из трех поставщиков.
Окончательный список поставщиков ПО должен быть кратким. Подробный набор требований выявит потребности, которые могут быть реализованы двумя-тремя поставщиками. Слишком большое количество поставщиков решений в окончательном списке – это признак того, что определение требований не дало дифференцирующих признаков, и что Вам подойдет любой продукт.
Совет 8: Протестируйте поставщика продуктов.
Запросите у поставщиков систему для тестирования. Протестируйте каждый из предложенных продуктов от поставщиков, попавших в окончательный список, используя данные, которые наилучшим образом отражают Вашу бизнес-деятельность. Воспользуйтесь мнением опытного персонала, разбирающегося в работе бизнес-приложений, чтобы оценить возможности системы и полученные результаты тестов продуктов.
Совет 9: Оцените поставщиков.
У всех поставщиков есть свои сильные и слабые стороны. Прежде чем принять окончательное решение, оцените поставщиков по их "послужному списку". Ключевые параметры оценки включают их репутацию, клиентскую базу, количество лет в бизнесе, финансовое состояние и долгосрочные стратегии. Попытайтесь обсудить работу поставщика и его предложение по крайней мере с тремя их клиентами. Если продавец и их продукты были успешно внедрены в компаниях, похожих на Вашу собственную, то и Вы можете ожидать подобного успеха.
Совет 10: Выберите поставщика
Помните, что отдача от времени, затраченного на оценку поставщиков и их продуктов, ограничена. Ведущие программные решения удовлетворяют потребности большинства, и лишь единицы клиентов будут использовать все функции продукта поставщика.
Несмотря на важность учета затрат, цена не должна стать определяющим критерием при выборе поставщика. Наиболее важными должны быть бизнес-требования, например, такие как доступность функционала для всех пользователей продукта, возможность интеграции с используемыми системами, а также возможность простого и эффективного внедрения в структуру проектов Вашего офиса управления проектами (PMO).
Источник: projectmanagement.com
