6 лучших практик для успешного внедрения системы управления проектами
Когда организации начинают внедрение системы управления проектами, они не ждут неудачи, несмотря на риски, связанные с таким сложным проектом. Скорее, они рассчитывают на успех, в рамках их бюджетов, требований к результатам, ожиданий руководителей и дедлайнов. Тем не менее, несмотря на все их усилия, направленные на управление проектами внедрения, доля неудач таких проектов остается высокой.
Внедрение системы управления проектами заканчивается неудачей по множеству причин, включающих в себя: недостаток поддержки со стороны высшего руководства, нереалистичные ожидания, плохое определение требований, неправильный выбор пакетов, различия между программными требованиями и бизнес-требованиями и недостаточные ресурсы. Помимо этого можно выделить нереалистичные бюджеты и графики, плохое управление проектом, отсутствие методологии управления проектами, недооценку влияния изменений, отсутствие обучения, и - последнее, но не менее важное – плохое взаимодействие.
С таким перечнем факторов, способных вызвать провал проекта внедрения системы управления проектами, повышение шансов на успех кажется невозможным, но его можно достичь. Для начала нужно составить план стратегического обеспечения проекта в критических точках внедрения. Такой план определяет ожидания всех людей, участвующих в проекте внедрения – от руководства компании и руководства ИТ-отдела до партнеров вендора и конечных пользователей.
Методология проектного управления дает уверенность, что проект завершится в срок, в рамках бюджета и результаты будут приняты клиентом. Если включить эту методологию в крупномасштабный проект внедрения системы управления проектами, то вы сможете:
- Контролировать и сократить стоимость проекта
- Убедиться, что вехи выполняются
- Минимизировать незапланированные факторы
- Обеспечить объективный анализ
- Обеспечить спокойствие и доверие среди руководителей и членов команды проекта
Внедрение системы управления проектами. Проектный подход
Можно выделить следующие лучшие практики проектного управления для внедрения системы управления проектами:
1. Определите реальные проблемы. На руководящем уровне вам необходимо организовать диалог с руководством, который позволит определить и проанализировать организационные и бизнес вопросы без эмоций. Продолжайте этот диалог в течение всего процесса внедрения. Устраните организационные барьеры, как со стороны организации, так и со стороны вендора. Все стороны должны быть приведены в соответствие с общей целью - успешной реализацией проекта.
2. Ставьте реалистичные временные рамки. Не полагайтесь на существующее расписание. Многие организации устанавливают оптимистичные даты запуска, несмотря на реальную ситуацию и ограничения проекта. Например, фаза разработки проекта увеличивается, а сроки реализации проекта нет. Вы должны отслеживать прогресс реализации проекта в ходе всего процесса внедрения и запустить обсуждения ключевых дат проекта в начале жизненного цикла проекта, чтобы избежать факторов, которые могут негативно повлиять на сроки.
3. Приведите в соответствие потоки работ. Вам нужно определить, привести в соответствие и постоянно контролировать потоки работ для гарантии непрерывного прогресса во всей организации. Поймите зависимости между работами и временными рамками проекта во время разработки плана проекта для обеспечения надлежащего распределения ресурсов. Продолжайте отслеживать взаимозависимости на протяжении всего проекта.
4. Не полагайтесь исключительно на индикаторы. Вопреки распространенному мнению зеленый в действительности может быть красным. Реалистичный мониторинг и анализ прогресса внедрения может показать, что даже несмотря на то, что все показатели проекта зеленые, предупреждающие знаки указывают на проблемные элементы. Если показатели будут затрагивать только прошлые этапы проекта, но не показывать готовность к предстоящим задачам и деятельности, они, безусловно, не заслуживают доверия в прогнозах на будущее.
5. Управляйте ожиданиями. Наиболее важным для контроля проектов является необходимость находить компромисс между чрезмерно оптимистичными сроками запуска системы и внешними факторами, реалистичными ожиданиями и ограничениями, такими как доступные ресурсы. Ставьте реалистичные сроки и напоминайте о них проектной команде, чтобы они не потеряли представление о лесе, кружа вокруг дерева.
6. Добейтесь объективности. Оценки, которые может дать внешний эксперт, помогут добиться как большей ценности проекта внедрения системы управления проектами, так и гарантий, что проект не потерпит дорогостоящей неудачи. Экспертиза позволяет получить дорожную карту реализации проекта и объективную оценку, необходимую для преодоления организационных препятствий. Также она поможет вам оставаться спокойным. Оценки должны проводится либо исполнительным руководителем проекта, либо экспертом по внедрению системы управления проектами, у которого был опыт успешного управления достаточным числом проектов, чтобы понять, как распознать трудноразличимые индикаторы, вмешиваться, чтобы управлять ситуацией, и соответственно регулировать ожидания.
Использование методологии гарантированной реализации проектов позволяет вам выйти за рамки традиционного управления проектами и дает вам ответы, необходимые для повышения вероятности успеха проекта. Эта методология позволит вам определить и решить стратегические, тактические и нематериальные вопросы и управлять человеческими факторами, прежде чем проблемы станут нерешаемыми. А лучше всего то, что проектное управление дает вам (и остальным участникам проекта) уверенность, что проект находится на правильном пути.
Автор статьи Роб Принзо (Rob Prinzo)
Источник cio.com
