7 программ для управления проектами: как выбрать

Преимущества и недостатки приложений для эффективного управления проектами

Приложения для управления проектами позволяют бизнесу

• оставаться организованным,
• эффективно управлять ресурсами,
• отслеживать прогресс

В перспективе использование специального управленческого ПО улучшает производительность, снижает количество ошибок и повышает вероятность успеха проектов.

Преимущества и недостатки использования программного обеспечения для управления проектами:

Приложения для управления проектами имеют множество преимуществ, которые могут значительно улучшить эффективность и продуктивность работы команды. Однако при внедрении таких программ важно учитывать реальные потребности и требования бизнеса, а также возможные проблемы и сложности.

Знакомимся: 7 приложений для управления проектами

Каждая представленная программа — виртуальный офис со своими особенностями и инструментами для конкретных задач, уникальными функциями и сильными сторонами. Изучаем и анализируем!

ADVANTA

Программное обеспечение для управления проектами ADVANTA — полноценная прозрачная система для оптимизации, контроля, аналитики и управления проектами. Система ADVANTA заточена под четкий менеджмент.

Это решение подходит для средних и больших организаций, столкнувшихся с необходимостью управлять сразу несколькими проектами или группой проектов.

Что есть в приложении:

• Главный экран проекта с важной информацией. Под каждый проект можно собрать свой набор информации для мониторинга. Это могут быть затраты, учет времени, поступления, финансирование, рейтинг оценки портфеля и др.
• Дашборды с кастомными отчетами. No-code решение создается путем визуальной настройки модели данных и бизнес-логики.
• Диаграмма Ганта с привязкой к финансам. Позволяет контролировать проекты визуально не только по срокам, но и по расходу бюджета.
• Отчетность с дашбордами. Модель построена по типу модульного конструктора, поэтому отчеты можно формировать под конкретные запросы, задавать необходимый набор параметров и разрезов для аналитики.
• Автоматический регулярный сбор статусов и данных по проектам и задачам по расписанию. Команда и руководство всегда в курсе, на каком этапе проект.

На что обратить внимание:

• Нет бесплатной версии
• Подходит только для крупных компаний
• Много фишек, требующих обучения пользователей

Trello

Простой и понятный планировщик с гибкой системой досок и карточек. Предлагает визуальное представление прогресса проекта.

Подходит для малых и средних команд.

Что есть в приложении:

• Шаблоны. Готовые шаблоны досок облегчают быстрый старт работы в системе. Они оптимизированы для таких задач, как ведение маркетинговых проектов, поддержка клиентов и сделок, создание контент-плана или техническая поддержка.
• Автоматизация. Есть возможность настроить автоматические действия с задачами, которые будут выполняться при определенных условиях. Например, каждую пятницу в 18:00 все выполненные задачи будут автоматически перемещаться в отдельную колонку.
• Рабочие пространства. Доски можно разместить в определенных рабочих областях, создавать личные и деловые пространства. Упорядочить задачи становится гораздо проще.
• Интеграция с почтой. Оставлять комментарии к задачам можно прямо из почтового ящика, не входя в систему.
• Голосование. Включает в себя функцию голосования, которая позволяет сотрудникам в реальном времени выбирать определенный план действий.

На что обратить внимание:

• Нельзя открыть больше 10 досок
• Платный экспорт данных
• Открытие доступа сотрудникам только в платных тарифах

Asana

Популярный планировщик с интуитивным интерфейсом. В одной программе представлены всевозможные способы для визуализации заданий: списки, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. В Asana есть три ступени взаимодействия: в задаче, в проекте, внутри группы.

Инструмент подойдет для разных бизнесов.

Что есть в приложении:

• Визуализация прогресса. Сервис предоставляет разнообразные варианты визуализации проектов и задач: списки, доски, календари и диаграммы Ганта.
• Интеграции. Asana легко интегрируется со многими другими инструментами, включая Google Drive, Dropbox, Slack и др.
• Отчеты и аналитика. Доступны встроенные инструменты аналитики для отслеживания прогресса проекта и определения мест, требующих улучшения.
• Система уведомлений. Благодаря уведомлениям можно следить за прогрессом, дедлайнами и так далее. Для кого-то это — огромный плюс, а для кого-то — очередной e-mail спам.

На что обратить внимание:

• Сложность некоторых функций
• Ограничения в бесплатной версии

Jira

Программа для управления проектами Jira предназначена для планирования и отслеживания проектов разработки ПО от концепции до выпуска.

Отлично подходит для команд IT-разработчиков и отдела маркетинга, использующих методологию Agile.

Что есть в приложении:

• Детальные отчеты и сводки. Подробные отчеты и сводки с учетом важных аспектов и подробностей. Предоставляют полную картину о ситуации и обеспечивают точные данные для анализа и принятия решений.
• Большое количество шаблонов. Обширный выбор шаблонов позволяет найти что-то подходящее для быстрого введения проекта.
• Kanban-доска. Помогает команде обеспечить прозрачность работы над проектом, оптимизировать рабочий процесс, распределить задачи из бэклога (список нерешенных задач).
• Scrum-доска. Позволяет управлять сложным проектом и объединить команды из разных направлений разработки продукта для достижений одной цели.

На что обратить внимание:

• Пробная бесплатная версия только для маленьких команд
• Наличие анонимного доступа

Битрикс24

Отечественное решение Битрикс24 обеспечивает быстрые коммуникации внутри проекта. CRM-система с возможностью интегрирования бухгалтерии 1C с широким спектром возможностей.

Подходит для разных по численности компаний.

Что есть в приложении:

• Скрам, Канбан, Гант и другие методики. Множество методик для управления проектами, что позволяет подойти к контролю и выполнению проекта с разных сторон.
• Коммуникации внутри системы. Чаты и обсуждения доступны в Битрикс24, что упрощает жизнь сотрудникам и позволяет вести рабочие чаты внутри системы, без лишних диалогов в личных соцсетях.
• Работа со складами. В Битрикс24 можно работать со всеми складами одновременно: готовить документы, отмечать поступление товара, отгрузку, брак, обнаруживать потери, делать списание и пр.
• Автоматизация бизнес-процессов и рутины. Можно автоматизировать многие бизнес-задачи и повторяющиеся рутинные задачи. Например, настроить автоматическое выставление счета клиенту после изменения статуса задачи на «Выполнено».

На что стоит обратить внимание:

• Больше про продажи и сделки, чем про управление проектами
• Деньги и еще раз деньги! Небюджетные тарифы, почти все плагины и интеграции платные

Мегаплан

Система управления проектами с фокусом на продажи, через которую можно управлять складом, автоматизировать закупки, управлять воронками, контролировать менеджеров.

Подходит для бизнеса разного уровня.

Что есть в приложении:

• Автоматическое заполнение реквизитов от контрагентов. Удобно, потому что не надо копировать все ИНН, ОГРН и прочие юридические аббревиатуры.
• Инструменты для ведения проектов. Помимо стандартных методик (диаграммы Ганта и системы Scrum) в сервис внедрена матрица Эйзенхауэра.
• CRM. Система предоставляет возможность управлять базой клиентов, обрабатывать заявки и принимать платежи, т.е. создать полноценную воронку продаж. Особенно удобно, что работу отдела продаж и отдела маркетинга можно наглядно объединить.
• Иерархия задач. Проект можно легко разделить на несколько этапов: добавить подпроекты, задачи и подзадачи, установить контрольные точки, определить вехи и составить список дел.

На что стоит обратить внимание:

• Нет бесплатной версии
• Все доработки платные

Wrike

Wrike — программное обеспечение в формате SaaS для управления проектами и совместной работы. Включает в себя функционал для коммуникации в команде, отслеживания занятости сотрудников и мониторинга проектов в критическом состоянии.

Что есть в приложении:

• Интеграция с ИИ. Нейросети помогут определить, на каких задачах команде лучше акцентировать внимание.
• Основные инструменты управления. Многоуровневая структура проектов, много готовых шаблонов и гибких настроек команд, массовое редактирование задач.
• Конструктор отчетов. Проекты и все данные отображаются наглядно. Доступны шаблоны для отчетов. Также можно создать любой отчет с нуля, используя любые параметры.
• Графики рабочей загрузки. Распределение работы становится легким. Графики показывают, насколько занят каждый сотрудник, на чем он сосредоточен, сколько часов он работает.

На что обратить внимание:

• Многие фишки недоступны в бесплатной версии
• Интерфейс на любителя. Кому-то нравится, но многие пользователи жалуются на его перегруженность
• Объемный функционал, который трудно быстро освоить

Рекомендации по выбору подходящего приложения

При выборе своего приложения для управления проектами стоит обратить внимание на некоторые аспекты. Воспользуйтесь нашими рекомендациями!

Выбор программы для управления проектами — важный шаг для любой организации. Взвешивайте все преимущества и недостатки, опирайтесь на свой и чужой опыт. Надеемся, что вы сделаете обоснованный выбор.

Удачи в поисках лучшего решения для вашей компании!