7 способов вовлечь пользователей в работу с ИСУП

Внедрение ИСУП почти всегда влечет за собой значительные изменения в том, как проекты управляются и отслеживаются во всей организации. Однако компаниям следует продолжать поддерживать вовлечение сотрудников в работу с системой и после завершения внедрения.

В этой статье мы рассмотрим некоторые ключевые области, на которых необходимо сосредоточиться, чтобы поддержать вовлечение в работу с системой после ее внедрения до тех пор, пока система управления проектами не станет частью организационной культуры компании. 

Сталкивались ли вы с таким проектом, в котором новая идея или инновация получали сильную поддержку, проект запускался, в течение нескольких месяцев реализовывался, но затем оказывался никому не нужным? Если вы ответили да, то вы также согласитесь со мной, что в таких проектах было достаточно действий по управлению изменениями, обучения и так далее. Так почему же люди просто перестают использовать тот или иной инструмент, который, как нам казалось при внедрении, был самым лучшим?

Можно дать множество ответов на этот вопрос. Можно считать, что инструмент устарел для текущих рыночных условий или изменилась организационная стратегия. Однако, при внимательном рассмотрении, чаще всего истинная причина заключается в том, что не были предприняты действия по поддержанию вовлечения в работу с новым инструментом, которого удалось достичь на этапе внедрения. Недостаточно управлять изменениями в течение всего жизненного цикла проекта внедрения, необходимо управлять изменениями и после его завершения.

Эти советы подойдут для любого проекта внедрения нового программного обеспечения, но больше всего подходят для внедрения ИСУП. Потому что внедрение  информационной системы управления проектами почти всегда влечет за собой значительные изменения в управлении проектами, отслеживании и отчетности во всей организации. В этой статье мы рассмотрим некоторые ключевые области, на которых вы можете сосредоточиться, чтобы поддержать вовлечение пользователей в работу с системой после ее внедрения и не допустить препятствий в работе до тех пор, пока использование системы управления проектами не станет частью организационной культуры.

7 способов поддержать вовлечение пользователей после внедрения ИСУП

Давайте предположим, что ваша организация планирует внедрение информационной системы управления проектами (или ее обновление до последней версии) в ближайшем будущем. Будем, считать, что у вас запланировано множество тренингов по работе с этим инструментом и есть поддержка управления изменениями в течение всего жизненного цикла проекта. Ниже представлены ключевые области, на которые стоит обратить внимание после завершения внедрения.

1. Установите цели на 30-60-90 дней

Первое, что вы должны сделать перед внедрением ИСУП, - определить цели внедрения на 30-60-90 дней. Вы прочитали правильно. Это необходимо сделать ДО развертывания системы, а не ПОСЛЕ. Начните с вещей, которые просто измерить, например, % табелей учета рабочего времени, представленных вовремя или количества созданных проектов и так далее, и периодически анализируйте их и предоставляйте по ним отчетность. Эти «цели» помогут вам следующим образом:

• Прежде всего, эти цели и метрики покажут вам, насколько хорошо используется инструмент. Если показатели не очень утешительные, вы можете сразу же предпринять необходимые действия и обеспечить необходимую поддержку для улучшения использования инструмента.
• Цели дадут вам конкретные аспекты, с которыми необходимо работать, вместо обобщенного критерия успеха или провала проекта внедрения. Они помогут показать ценность системы управления проектами высшему руководству.
• И наконец, это даст вам поводы для празднования маленьких побед. Поскольку система управления проектами внедряется, чтобы добиться радикальных перемен во всей организации, важно получать быстрые победы и праздновать их, чтобы поддерживать интерес и позитивный настрой.

И не останавливайтесь на целях на 30-60-90 дней. Убедитесь, что вы также установили долгосрочные цели и отслеживаете их.

2. Покажите им ценность!

Перед внедрением ИСУП, как правило, проводится анализ выгод, в котором, скорее всего, перечислены простота отслеживания статусов проектов и реализация проектов, улучшение взаимодействия, улучшение контроля и т.д. Однако, проблема в том, что это возможно только тогда, когда все пользователи системы будут делать все необходимое, чтобы генерировать и поддерживать данные. Следствием этого является то, что конечный пользователь не имеет понятия какую ценность он приносит организации, просто заполнив табель вовремя, или как администратор ресурсов может помочь, проводя мониторинг распределения ресурсов.

Если вы хотите долгосрочного вовлечения настоящих пользователей, прежде всего вы должны показать каждому из них ту пользу, которую он приносит системе управления проектами и организации в целом. Покажите им созданные отчеты и рабочую область. Используйте данные, которые они вносят в систему. Попросите высшее руководство действительно использовать их отчеты и панели управления и взаимодействовать через систему с отделами, потому что именно так они могут получить ее преимущества. Точно также, как и цветок растет, когда на него светит солнце, конечные пользователи чувствуют важность инструмента, только когда они знают, что высшее руководство работает с ним.  

3. Измените стратегию

Подумайте об этом. Вы едете в машине, слушаете радио, вдруг начинается песня, которую вы любили в детстве, но не слышали ее в течение очень долгого времени. Я могу поспорить, что, возможно, вы не помните точные слова песни, но сможете напеть ее мелодию. Как вы думаете, почему так? По двум причинам.

1) Вы слышали эту песню много раз.
2) в то время как текст песни был «информацией», мелодия была «чувством», связанным с этой информацией. Как человеческие существа, мы склонны запоминать чувства лучше, чем только информацию.

Какое отношение это имеет к нашей дискуссии? Традиционное обучение работе в ИСУП переполнено большим количеством данных и информации в лекциях, тренингах, мануалах и так далее. Однако, с этой информацией не связано ни одного чувства или эмоции, так что люди не запомнят ее после завершения обучения. На самом деле, вы должны знать, что пользователи не запомнят больше 20% информации, которую они узнали впервые. Как решить эту проблему? Точно также, как мы запомнили песню, которая нам нравилась.

• Подготовьте несколько вариантов прохождения обучения. Не все пользователи понимают информацию одинаково. Некоторые лучше воспринимают материал, если читают его, в то время как другим нравится смотреть видео. Поэтому убедитесь, что у людей есть несколько вариантов получения информации и прохождения обучения.
• Позвольте пользователям прикреплять «чувство» к информации. Это может быть, например, сбор сотрудников в небольшую группу за обедом и одновременное проведение обучения. Это позволит им задавать вопросы в групповой обстановке, начинать дискуссии, и так далее. Я уверен, вы еще помните, что конкретный оратор заявил в ответ на один из ваших вопросов. То же самое относится ко всем вашим пользователям.
• Награждайте хорошие идеи, вопросы и участие. PROJECT AND PROJECT SERVER TECHNET FORUMS  и TECHNET GALLERY хорошие примеры того, как все правильные ответы вознаграждаются самим же сообществом, тем самым продвигая более активное совместное использование знаний и опыта.

4. Переоценка и повторное подтверждение

Однажды, когда я внедрял ИСУП у клиента, мы решили, что вся отчетность системы управления проектами будет строится с использованием OLAP-кубов. Если вам не знаком их функционал, чтобы понять мой пример, вам нужно знать, что в OLAP-кубе данные обновляются по заранее определенному графику. В нашем случае мы договорились делать это ежедневно. Однако, после развертывания решения, мы стали получать жалобы, что отчеты неверны, что они не показывают данные сразу же, после того, как пользователи их вводят и так далее. Когда мы стали изучать эту проблему, мы обнаружили, что руководство проверяло данные практически ежечасно и ему были нужны данные в реальном времени, а пользователи обновляли данные по требованию. И так как данные OLAP обновлялись в ночное время, отчеты, очевидно, были неактуальными. Поэтому, после оценки вариантов, мы вернулись и переписали эти отчеты таким образом, что они стали получать данные непосредственно из базы данных в режиме реального времени.

В чем мораль этой истории? То, что команда проекта внедрения считает, предполагает и создает в период разработки проекта, не всегда работает в реальном мире. Поэтому будьте открыты для изменений. Если вы поймете, что начальное решение не соответствует тому, как пользователи делают свою работу, не настаивайте на том, что данное решение важнее людей. Это верный способ потерять интерес пользователя.

5. Утвердите управление

Мне кажется, что утверждение модели управления, включающей в себя, например, изменения, критично для поддержки системы управления проектами. В то время как стратегия управления помогает поддерживать саму систему управления проектами, она также показывает пользователям, что совсем не обязательно, чтоб им нравился каждый аспект реализации. Она показывает им, что просить изменения нормально. Это добавит открытости и поможет пользователям лучше работать с системой. Активные разговоры о том, что можно улучшить в системе намного лучше для вовлечения пользователей в работу с ней, чем ситуация, в которой их ставят перед внедренным решением.

6. Обеспечьте беспрецедентную поддержку

Кажется, что сегодня можно получить бесплатный инструмент для любой работы, которую вы хотите сделать на ПК. Не поймите меня неправильно, я люблю бесплатные инструменты. Однако, есть одна вещь, которая мне в них не нравится – отсутствие поддержки. Если я столкнулся с проблемами, я самостоятельно должен искать и исследовать решения проблемы, пробовать всевозможные решения, и надеется, что одно из них поможет. Не ставьте пользователей вашей системы управления проектами в эту ситуацию.

С моей точки зрения, вы должны быть фанатичными во всем, что касается поддержки своих пользователей, независимо от того, о каком приложении или процессе идет речь. Всегда реагируйте так быстро, как это возможно, даже если у вас не всегда есть непосредственное решение проблемы. Как только пользователь понимает, что кто-то обращает внимание на его вопрос, в большинстве случаев, этого достаточно, чтобы снять напряжение. И убедитесь, что проблема решена или, по крайней мере, что пользователь движется в правильном направлении. Всегда помните, что система управления проектами, которую вы поддерживаете, только один из ежедневных инструментов, которыми пользуются сотрудники для своей работы. И чем быстрее вы сделаете их жизнь проще, решив их проблему, тем счастливее будут пользователи.

Поверьте, мне, без сильной поддержки в период после внедрения, использование системы быстро сойдет на нет. Кроме того, относитесь с умом к процессу поддержки. Когда вы предоставляете решение для пользователей, создавайте базу знаний, таким образом, в будущем, вы сможете просто перенаправить пользователя на уже готовое решение.

7. Вознаграждаемое поведение всегда повторяется

Если у вас есть дети, вы поймете это правильно: Если вы награждаете ребенка своей улыбкой, когда он делает что-то, и он будет продолжать делать это, пока это не начнет действовать вам на нервы. Независимо от того, какое поведение вы поощряете, оно будет повторяться, пока вы не сделаете что-то, чтобы это изменить.

На каждого пользователя, работающего с ИСУП неохотно, в компании есть по крайней мере три других, которые пытаются узнать, понять и использовать систему управления проектами. Не забывайте о них. Они те, кто действительно принимают изменения, используют систему, и, в конечном итоге, ведут за собой других, помогая им. Цените и поощряйте то, что они делают, чтобы они продолжали делать это, и тогда другие смогут учиться у них. Сделайте их ключевыми пользователями, и дайте им возможность разрабатывать инструкции. Суть в том, чтобы поощрять желаемое поведение таким образом, чтобы оно в конечном счете перевесило нежелательное.

Вывод

Методы, перечисленные выше, не являются единственными, которые смогут помочь при вовлечении конечных пользователей в работу с системой управления проектами, этот список можно расширить. Необходимо понимать, что не достаточно просто сосредоточиться на вовлечении пользователей и управлении изменениями только в ходе внедрения или только на несколько месяцев после внедрения. Это стандартный, непрерывный процесс, который никогда не заканчивается, и он нуждается в постоянном внимании.

Источник: prasannaadavi.com