Адванта - Управление проектами как корпоративная социальная сеть
В этой статье хотелось бы представить наше видение развития инструментов управления проектами для крупных организаций. Под крупными организациями мы понимаем компании, в которых работают десятки и сотни специалистов.
Не на всех предприятиях проектная деятельность выделяется как таковая. Но при этом, очень часто работы по выполнению контрактов, а также программ развития и технического перевооружения имеют достаточно много признаков проектов, чтобы говорить о применимости принципов проектного управления.
Проблемы при использовании систем управления проектами
Во многих компаниях используются различные системы для управления проектами. Чаще всего руководители сталкиваются с такими проблемами как высокая сложность используемых программных продуктов и их отторжение сотрудниками.
Сложный функционал вызывает у неподготовленных пользователей определенные трудности, поэтому с такими системами работает ограниченное количество специально обученных специалистов.
В результате, большинство руководителей традиционно пользуются лишь распечатанными графиками и отчетами в бумажном виде.
Кроме того, использование сложных систем требует также предварительного внедрения методологии управления проектами. А если в компании такая методология отсутствует, как следствие, не используются и программные средства для управления проектами.
Тенденции развития информационных систем последнего десятилетия
Итак, рассмотрим тенденции развития информационных систем в последние годы, чтобы понять, каких изменений следует ожидать от информационных систем управления проектами.
Во-первых, информационные системы становятся все более глобальными. Рынок производителей информационных систем очень динамичен с точки зрения слияний и поглощений, и мы непрерывно наблюдаем постепенное расширение линеек продуктов Microsoft, Oracle, SAP. Глобальные игроки создают все более глобальные системы, причем происходит это за счет поглощения мелких продуктов, которые встраиваются в общую линейку.
Во-вторых, можно отметить повышение значимости социальных коммуникаций. Появляются принципиально новые социальные средства коммуникации – блоги, социальные сети, Twitter, Wikipedia. В настоящее время 90% активных пользователей Интернета так или иначе принимают участие в социальных сетях. Происходит увеличение масштабов сетей, рост объемов информации, которая передается через социальные сети.
В-третьих, существенно возрастает роль облачных сервисов в ИТ. Чем это обусловлено? Дело в том, что у облачных сервисов более низкая стоимость входа – не надо покупать программные продукты, а достаточно просто заплатить за подключение. Эти продукты, как правило, достаточно просты в использовании и интуитивно понятны, чтобы любой человек мог без длительного обучения включиться в работу с таким инструментом.
Использование облачных сервисов предусматривает удобное ценообразование и низкую стоимость владения. Принцип абонентской подписки предполагает оплату только за те функции системы, которые вам нужны, а не за весь функционал в целом.
Соответственно снижается нагрузка на инфраструктуру внутри компании: нет необходимости покупать дополнительные серверы и лицензировать серверное программное обеспечение, что позволяет значительно минимизировать стоимость владения.
Ну и наконец, еще одной тенденцией является возрастание роли мобильных устройств в коммуникациях. Практически у каждого делового человека есть ноутбук, у многих руководителей крупных корпораций, а также органов государственной власти есть iPad, iPhone. В связи с этим, повышается роль связи информационных систем с мобильными устройствами.
Определение социальной системы управления проектами
Сопоставив проблемы, которые возникают при использовании традиционных систем управления проектами, и тенденции, которые наблюдаются в развитии информационных с систем в последние годы, неизбежно приходим к пониманию, что средства управления проектами должны измениться в сторону появления социальной составляющей.
Мы считаем, что традиционная система управления проектами должна быть заменена социальной системой управления проектами. Основой для построения данной системы является корпоративная социальная сеть.
Социальные сети бывают разные – они могут использоваться для общения пользователей, выкладки фотографий, получения контактов и рекомендаций, для работы с документами. В нашем случае социальная сеть должна быть ориентирована на работу с проектами.
Основным принципом вовлечения в данную сеть является объединение людей через проекты. То есть проект – это тот объект, который объединяет участников данной социальной сети. Если мы начнем строить систему управления проектами как социальную сеть, то в результате получим максимальный захват информации.
В данном определении мы исходим из концепции целостности – все, что нам нужно для управления проектами, вся необходимая информация должна быть, так или иначе, доступна в этой информационной сети.
С помощью сети мы можем создать так называемую «матрицу управления». Смысл ее в том, что изменение «правил игры» внутри сети будет способствовать их изменению внутри организации. Иными словами, мы хотим создать информационную среду, которая будет органично влиять на поведение людей и позволит руководству использовать данный инструмент для достижения целей организации.
И поскольку все-таки это должна быть система управления проектами, в ней должны присутствовать все необходимые инструменты, обеспечивающие эффективное управление, как отдельным, так и всем портфелем проектов организации.
Адванта – социальная система управления проектами для крупных организаций
В качестве инструмента, который позволит Вам реализовать перечисленные выше задачи мы предлагаем использовать систему Адванта версии 2.0, разработанную компанией Адванта Групп в 2011 году.
Во-первых, данная система является простой и удобной, и позволяет работать любому пользователю без прохождения какого либо дополнительного обучения. Практика показывает, что в ней легко работают как рядовые сотрудники, так и руководители высшего уровня, включая министров областного правительства и генеральных директоров крупных предприятий.
Во-вторых, система «Адванта» содержит развитые инструменты для групповой работы. Все пользователи обязательно имеют фотографии. Соответственно, в ходе обсуждения проекта, Вы видите не просто контактные данные человека, с которым общаетесь, но и то, как он выглядит. Это эффективный инструмент, который позволит приподнять управление проектами на новый уровень.
В-третьих, система «Адванта» является web-базированной. Это позволит Вам подключиться к работе в системе через браузер, как с рабочего компьютера, так и с ноутбука, с мобильного телефона, iPad, iPhone. В любом месте и в любое время Вы сможете получить к ней доступ.
И самое главное, эта система достаточно функциональна, и обеспечивает широкие возможности в управлении бюджетами и ресурсами, позволяет гибко работать с диаграммами Гантта, а также получить полную картину по портфелю проектов. Она поддерживает большинство классических инструментов управления проектами, вплоть до метода освоенного объема.
Система «Адванта» имеет хороший уровень интеграции с другими информационными системами, в частности она позволяет как загрузить данные из формата MS Excel, так и выгрузить их обратно, интегрирована с MS Project, как с основным инструментом, распространённым в компаниях для управления сетевым графиком.
Дополнительно в ней могут быть реализованы интеграционные модули с уже существующими учетными системами (1С, SAP R3, Oracle).
Выгоды от использования социальной системы управления в организации
Основная выгода, которую Вы получаете при внедрении данной системы – это быстрое распространение технологии управления проектами в масштабах всей организации.
Использование системы, как правило, начинается с постановки задач руководителями, т.к. это практически сразу дает им преимущества эффективного контроля над выполнением задач подчиненными.
В результате руководители быстро получают навыки декомпозиции планов. С одной стороны, любую задачу можно разложить на элементарные подзадачи и представить проект в виде последовательности шагов. С другой стороны, в системе можно показать и связи между отдельными проектами в рамках стратегической программы, направленной на достижение поставленных целей.
Навык декомпозиции планов является базовым навыком для внедрения проектного управления в компании. Причем он появляется автоматически при использовании системы, поэтому постепенно сотрудники начинают грамотно планировать свою деятельность.
Следующей выгодой является визуализация процедуры делегирования ответственности. Чтобы поставить задачу конкретному исполнителю в системе, достаточно назначить его ответственным за выполнение посредством нажатия на специальную кнопку. Исполнитель, получив соответствующее уведомление о назначении, принимает полномочия, и система уведомляет об этом руководителя.
Сама по себе функциональность достаточно простая, но содержит в себе очень важный психологический аспект постановки задачи другому человеку. Отметим, что мы не можем поставить задачу в системе сразу двум исполнителям. Каждая задача имеет только одного ответственного, и всегда можно отследить, кто конкретно отвечает за выполнение задачи. Таким образом, система позволяет четко и не двусмысленно передать ответственность за выполнение задачи с одного человека на другого.
Система является средой для управления проектами, поэтому дает пользователям мощный набор инструментов для работы с документами, планами проектов, финансами и ресурсами, а также предоставляет возможности для построения различных отчетов. При этом применение всех этих функций не вызывает трудностей у пользователей и не требует дополнительного обучения.
Еще одна выгода – преимущества от использования коллективного разума. Система позволит Вам вовлечь сотрудников в процесс генерации идей и их обсуждения.
При этом система накапливает в себе всю историю обсуждений, любая информация структурируется и хранится в проекте. Сотрудники приобретают навыки структурирования своих идей и их оформления в проекты. Таким образом, система позволяет хорошо отслеживать один из самых сложных процессов в организации – процесс инициации проектов.
Также Вы получите выгоду в виде увеличения скорости выработки многих решений, не отнимая при этом у сотрудников много времени на совещания. Через информационную систему в режиме реального времени можно решить до 90% рабочих вопросов.
Совещания в компании, конечно, останутся, но на них будут выноситься только те вопросы, которые действительно требуют присутствия всех участников рабочей группы.
Следующей выгодой является перевод управления в режим он-лайн, доступность и оперативность информации. Этому способствует наличие единой глобальной базы данных, возможность доступа к системе с мобильных устройств и через интернет, а также то, что все принципы работы основаны на предоставлении информации в режиме реального времени. Как только информация появляется, она становится сразу же доступной всем пользователям системы.
Таким образом, резюмируя вышесказанное, мы можем заключить, что основным назначением социальной системы управления проектами «Адванта» является управление проектами, для реализации которых нужно объединение и координация усилий многих людей.
