Анализ опыта и совершенствование КСУП на основе собственной практики

Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Когда я провожу консультации по внедрению системы управления проектами, то один из самых частых вопросов, который мне задают, это вопрос о том, как использовать накопленный опыт. Как фиксировать реализованные риски по проектам, и как после завершения проекта использовать эти данные? Где все это хранить, как категоризировать, как в будущих проектах находить ответы на вопросы, используя так называемые исторические данные? Как проводить анализ и ретроспективу проектов? По этим вопросам существует довольно много материалов: статей, тренингов, выступлений. Но на старте внедрения КСУП совсем не хочется внедрять сложные инструменты и тратить силы на хранение и сложный анализ многочисленных данных. При этом игнорировать собственный опыт и не использовать его – тоже достаточно тупиковый путь. Как, не углубляясь в детали, можно использовать собственную практику выполнения проектов и совершенствовать свою КСУП?

Принцип «здесь и сейчас» для накопления опыта

Все мы знаем, что истинное понимание всех проблем проекта, а также верных шагов для их разрешения приходит только тогда, когда проект завершен. Пройден долгий путь, отработаны все «грабли», реализованы или упущены все возможности – тогда и становится совершенно ясно, как стоило выполнять этот проект.

Спустя неделю, две или даже месяц после завершения проекта, вы еще помните о нюансах его реализации. Через полгода в вашей памяти могут остаться только самые крупные промахи или успехи. То есть ваше знание об этом проекте не живет вечно, и использовать его можно, что называется, «здесь и сейчас». Вот если бы была возможность в ближайшем времени повторить проект снова, то можно было бы учесть все возможные риски и выполнить его быстрее, дешевле, качественнее. Самым работающим вариантом использования вашего опыта является постоянное выполнение одного и того же типа проекта одной и той же командой. Снова и снова, одни и те же работы. Вот тогда у участников появляется навык постоянно держать в фокусе возможные риски и делать проекты все лучше и лучше. Но такой способ выполнения проектов практически идеален. На деле даже при внедрении одного и того же продукта условия все время меняются: условия рынка, заказчик, поставщики, инфраструктура, версии программного обеспечения и т.п. При изменчивости условий сложно удерживать в голове все возможные варианты лучших практик. Кроме того, меняются участники команд, руководители проектов, эксперты и другие заинтересованные стороны. Хорошо, если бы опыт был зафиксирован, при этом не просто записан, а встроен в процесс управления проектом. Именно о такой форме накопления опыта я и подумала при построении КСУП. Как мне удалось это реализовать, и как это работало на деле?

Во-первых, в финальный отчет по проекту я включила раздел, в котором Руководитель проекта мог указать свои пожелания по использованию результатов. Раздел был необязательным для заполнения, однако почти все руководители проектов вписывали в него важные замечания. Этот раздел не только служил Заказчику ориентиром, предупреждал его о возможных угрозах или рассказывал о возможностях улучшения результатов, но и был источником знаний по проекту для использования в будущем. Если через какое-то время компания начнет подобный проект, то его Руководитель сможет быстро найти в одном документе ключевые данные о проблемах и успехах, обеспечивших результат. Я не утверждаю, что все руководители проектов доверяли Проектному офису и имели большое желание изучать итоговые отчеты прошлых лет. Нет. Просто мой Проектный офис делал эту работу за них. В процессе запуска проекта был указан обязательный шаг по распространению опыта, который выполнялся сотрудником офиса. Мы подбирали проекты той же категории или с теми же результатами и направляли на почту нового руководителя подборку условий и ограничений по завершенным проектам. Поиск документов был автоматизирован в информационной системе, и это не занимало много времени сотрудников ПрОФ. При этом руководители проектов часто благодарили нас за своевременное напоминание и передачу опыта.

Вторым шагом к накоплению опыта была организация итоговой сессии с командой спустя две недели после завершения проекта, когда все результаты переданы, финальные документы по проекту подготовлены и выполнены все необходимые формальности. Самое главное, что в этот период у Руководителя и ключевых участников проекта уже снят пик активности, высвобождено время, но знания и опыт выполнения проекта еще очень свежи. Ведь цель сессии и состоит в том, чтобы понять, как стоит выполнять такой проект, что можно учесть при выполнении подобных задач в будущем или организации проектного управления в целом. Для проведения такого мероприятия мы разработали специальную анкету, с помощью которой можно без труда задать нужные вопросы. Собирать опыт предстояло всем сотрудникам Проектного офиса, и нужно было сделать это качественно. Вопросы были простыми, но содержащими ключевое направление: что нужно сделать, чтобы повторить успех и что нужно предпринять, чтобы не допустить провала. Примеры вопросов анкеты:

• Какие были положительные или отрицательные моменты в проекте относительно сроков (опережения, задержки, просрочки). Из-за чего (кого) они произошли?
• На что были направлены добавочные средства или за счет чего произошла экономия?
• Какие были положительные или отрицательные моменты в проекте относительно содержания (дополнительные выгоды/требования отказ от части работ) и из-за чего они произошли?
• Если бы начали проект с самого начала, Вы бы работали по тому же план графику, с теми же ресурсами?

Мы приглашали ключевых участников, задавали им вопросы и формулировали общую согласованную мысль. При этом от команды проекта больше не требовалось долгих согласований или дополнений. Все полученные анкеты мы сохраняли в разделе с финальными документами проекта.

Анализ опыта и подходы онлайн-совершенствования методологии

Ключевым моментом в простом совершенствовании КСУП была обработка анкет и использование их в процессах управления. Все полученные от команд знания мы делили на две части:

• рекомендации для организации КСУП: требуемые функции Проектного офиса, необходимые всем проектам документы, нужные изменения в методиках управления, подходах к мотивации и т.п.
• рекомендации для выполнения проектов того же типа: специфические знания о подобных проектах и способах их выполнения, в том числе о поставщиках, инфраструктуре и т.п.

Что касается первой части, то на основании таких рекомендаций сотрудник Проектного офиса, проводивший анализ, готовил предложения по внесению изменений в регламент управления проектами, используемые общие инструкции и шаблоны. Далее накопленные за период времени изменения процессов выносились для утверждения руководства с приложением обоснований, примеров и практик. Если же изменения были минимальны (корректировка шаблона документа), то такие правки проводились без дополнительных согласований и начинали работать сразу.

По второй части переданного опыта, которую нельзя вписать в общие процессы, мы руководствовались другими целями. Не изменить общие процессы управления, а сформировать инструкции по выполнению работ на проектах специфической направленности. Если завершенный проект был повторяющимся – связанным с постоянным продуктом, поставщиком, заказчиками, то на основе таких рекомендаций мы готовили отдельный документ. В регламенте по управлению проектами было указание, для каких проектов необходимо им руководствоваться, и сотрудник Проектного офиса своевременно направлял инструкцию Руководителю проекта. Такая инструкция все время пополнялась и отражала специфику реализации конкретных проектов с особенными инструментами и заинтересованными сторонами. При этом она была не просто документом, если это было возможным, всегда учитывала рекомендации в шаблонах планов проектов. То есть выполняя такой проект в будущем, его Руководитель получал план, в котором были отражены конкретные работы, позволяющие избежать негативных факторов или использовать имеющиеся возможности. Например, система ADVANTA позволяет при создании проекта или отдельного этапа использовать шаблон плана, в котором можно до деталей указать требуемые работы, ответственность за них, вложить необходимые документы и инструкции.

В завершении хочу отметить, что накопление опыта – не самоцель. Цель – использовать опыт и максимально улучшить процесс выполнения проектов и управлении ими. Поэтому при внедрении КСУП необходимо ориентироваться именно на возможности быстрого использования лучших практик, которые получены вашими специалистами на ваших проектах, а не концентрироваться на максимально полном сборе и сохранении информации. Для этого, с одной стороны, стоит договориться о степени свободы Проектного офиса, обосновать требуемые ему полномочия, например, организацию таких сессий и включения небольших изменений без бюрократических проволочек. С другой стороны, сам ПрОф должен активно работать над организацией подобных сессий: делать их по возможности короткими, простыми и влияющими на успешность будущих задач.  Не исключено, что при проведении такого совещания вы получите рекомендацию больше его не проводить, это значит, что вы неправильно его организовали: слишком долго, несвоевременно или скучно. Правильное проведение таких сессий приносит пользу и упрощает жизнь участников. Тогда будут созданы все условия, которые помогут совершенствовать и КСУП, а, значит, сделать организацию более стабильной, опытной и успешной.