Четыре основных принципа успешного построения системы управления проектами
В этой статье мы хотим донести до Вас четыре основных принципа, которые применяют в своей работе ведущие мировые компании для успешного построения системы управления проектами.
1. Использование принципа Парето: не стремитесь сразу реализовать в системе управления проектами сложные процессы планирования или отчетности, лучше постепенно наращивайте функциональность системы, но при этом требуйте ее обязательного использования от всех сотрудников.
2. Гибкая платформа для быстрого запуска системы управления проектами: используйте преимущества готовой подстраивающейся под процессы системы, не требующей длительной доработки и внедрения.
3. Направление внимания руководства на портфель проектов: нет особого смысла в том, насколько правильно делается работа, если делается не правильная работа. Переместите акцент от методов управления отдельными проектами к методам управления портфелем проектов.
4. Управление портфелем проектов в масштабах предприятия: проекты редко затрагивают только одно подразделение компании, так почему система управления проектами должна работать только внутри одного отдела? Секрет успеха заключается в полном охвате системой всех подразделений компании.
На этих принципах и построена идеология Российской системы «Адванта», на основе которой компания Адванта Групп создает решения для своих Заказчиков.
1. Использование принципа Парето
Огромное количество ИТ проектов провалилось «всего лишь» из-за сложности предлагаемого решения для конечных пользователей.
Чтобы не идти по этому пути, мы предлагаем при внедрении системы «Адванта» использовать принцип Парето: «80% Ваших потребностей закроют 20% используемой функциональности программного продукта».
Но следует заметить, что этот принцип работает при одном условии. Необходимо добиться, чтобы эти 20% функциональности использовались ВСЕМИ пользователями системы.
Сложный функционал становится бесполезен, если он не используется правильно и в нужном объеме. Более того, любое усложнение системы управления проектами при ее развертывании в масштабе предприятия ведет к серьезным трудностям, т. к. сопровождается сопротивлением сотрудников.
Наша стратегия, с учетом поставленной цели развертывания инфраструктуры проектного офиса в масштабах всего предприятия — это намеренное упрощение создаваемого решения.
При этом мы стремимся сделать так, чтобы система «Адванта» стала еще проще, интуитивно понятнее и удобнее при использовании в работе. Данное направление выбрано основным в стратегии развития системы «Адванта».
2. Гибкая платформа для быстрого запуска системы управления проектами
«Адванта» — необычайно гибкая система. Специалисты нашей компании пока еще ни разу не встретились с задачей, которую не смогли бы решить при ее настройке.
Система «Адванта» спроектирована так, чтобы позволить Вам автоматизировать любой организационный процесс. Именно поэтому она может быть с успехом применена при внедрении новых бизнес-процессов, процедур, и даже методологий управления.
Отметим, что изменение процессов во время внедрения часто приводит к сопротивлению сотрудников предлагаемому решению, т. к. при этом делается попытка «в один прыжок» решить две задачи — осуществить организационные изменения и автоматизировать процессы.
Более целесообразно сначала «наложить» систему на существующие процессы, не стремясь при этом сильно изменить их. Через некоторое время, когда система «захватит» и «подчинит» пользователей, Вы сможете в сжатые сроки производить нужные Вам организационные изменения, используя для этого созданную «информационную матрицу управления».
В таблице ниже показаны основные отличия нашего подхода от традиционного взгляда на внедрение информационных систем.
Таблица. Идеология внедрения системы «Адванта»
3. Направление внимания руководства на портфель проектов
Следующим принципом создания успешной системы управления проектами является внимание руководства на портфеле проектов.
Традиционно повышение эффективности от управления проектами рекомендуют начинать с обучения сотрудников методам проектного управления, применения MS Project для календарного планирования и т. д.
Мы же считаем, что наибольший и самый быстрый эффект организация может получить не от того, насколько она повысит эффективность управления своими отдельными проектами, а от того, насколько правильно эти проекты будут отобраны и обеспечены ресурсами для выполнения (выбор приоритетов).
Мы утверждаем, что действительной ПРИЧИНОЙ срывов сроков и бюджетов в большинстве случаев является избыточное число одновременно запущенных в организации проектов и борьба за ограниченные ресурсы между этими проектами, а не плохое управление проектами, как это принято считать.
Проблемой является и то, что многие из запущенных проектов дают организации мало выгод и результатов, отнимая при этом ресурсы от стратегически важных проектов.
Решением этих проблем является внедрение в компании процессов управления портфелем проектов. Это позволит в сжатые сроки быстро решить ряд ключевых проблем в проектах, связанных с задержками сроков, превышениями бюджетов и борьбой за ресурсы.
Использование системы «Адванта» при управлении портфелем проектов повышает прозрачность и видимость проектов, дает полную картину по их состоянию и облегчает принятие решений для руководителей.
4. Управление портфелем проектов в масштабах предприятия
В реализации проектов компании редко принимает участие только одно подразделение, так почему система «Адванта» должна быть ограничена стенами одного отдела?
Практически каждая компания имеет свою стратегию, но лишь у малого числа компаний существуют корпоративные системы, которые обеспечивают выполнение этой стратегии и дают руководству уверенность, что запланированные инициативы дают реальные результаты.
В большинстве организаций выполнение стратегии координируется с помощью документированных планов и инструкций, сводок годовых бюджетов и плановых показателей, которые могут быть представлены в таблицах MS Excel и презентациях MS Power Point, а также в виде распоряжений ключевых руководителей.
Так как успешное выполнение стратегии зависит от способностей отдельных менеджеров, руководители предприятия должны иметь возможность ВИДЕТЬ соотношение между индивидуальными усилиями своих подчиненных и фактическими результатами, которые они дают предприятию.
Именно поэтому система «Адванта» должна охватывать каждое подразделение, которое направлено на выполнение стратегических инициатив руководства.
Система «Адванта» — это инструмент, который сосредотачивает организацию на наиболее важных приоритетах, управляет инвестиционными решениями, улучшает деловые результаты и помогает осуществлять ее стратегию.
Так же вы можете ознакомиться с нашей статьей «Строим дом – систему проектного управления»
Или узнать чем отличается «Адванта» от конкурентных систем представленных на Российском рынке, в нашей статье «Путь воина – управление бизнесом через проекты»
