Цифровая трансформация: анализируем 3 системы управления

Понятие цифровой трансформации для бизнеса

Цифровая трансформация включает внедрение цифровых технологий для изменения всех аспектов деятельности организации. Это не просто внедрение новых технологий, а коренная перестройка процессов, моделей ведения бизнеса, а также культуры и подходов к управлению.

К ключевым технологиям, лежащим в основе цифровой трансформации, относятся:

• Искусственный интеллект (ИИ) — анализ больших данных, автоматизация процессов, предсказательная аналитика.
• Блокчейн — повышение прозрачности и безопасности транзакций.
• Облачные технологии — гибкость в управлении данными и инфраструктурой.
• Большие данные и аналитика — глубокое понимание клиентов и процессов на основе анализа данных.

В ходе цифровой трансформации компании переходят на новый уровень взаимодействия с клиентами, партнёрами и сотрудниками, что позволяет им адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.

Влияние цифровой трансформации на управление проектами

С внедрением цифровых технологий управление проектами также меняется. Системы управления проектами перестают быть инструментами для контроля отдельных задач и сроков. Теперь они должны поддерживать реализацию стратегий цифровой трансформации, интегрировать новые технологии, адаптироваться к гибким методологиям и учитывать быструю смену приоритетов.

Основные изменения в управлении проектами под влиянием цифровой трансформации:

1. Гибкость и адаптивность. Современные проекты требуют более гибких подходов к управлению. Такие методологии, как Agile и Scrum, позволяют компаниям быстро адаптироваться к изменениям, тестировать гипотезы и корректировать курс в ходе выполнения проекта.
2. Автоматизация процессов. Цифровые технологии значительно сокращают рутину и время на выполнение задач. Инструменты автоматизации, например, роботы или чат-боты, помогают проектным командам сосредоточиться на более стратегических задачах, освобождая их от повторяющихся операций.
3. Прозрачность и контроль. Благодаря цифровым платформам для управления проектами рабочие команды могут в режиме реального времени отслеживать статус задач, сроки и прогресс. Это способствует повышению прозрачности и лучшему контролю за проектом.
4. Удаленные команды. Цифровая трансформация делает возможным управление проектами в распределенных и удаленных командах. Облачные решения и системы видеоконференций обеспечивают эффективную коммуникацию и управление вне зависимости от физического местонахождения участников.
5. Анализ данных и прогнозирование. Цифровые системы управления проектами все чаще используют аналитику и прогнозирование на основе данных для оценки рисков, ресурсов и потенциальных проблем. Это позволяет заранее принимать корректирующие меры и минимизировать задержки.

Введение цифровых технологий значительно изменило управление проектами, сделав его более гибким и адаптивным. Современные методологии позволяют быстрее реагировать на изменения, а автоматизация помогает снизить рутину, высвобождая время для стратегических задач. Кроме того, цифровые инструменты обеспечивают прозрачность процессов и контроль в реальном времени, что повышает эффективность управления проектами.

3 системы управления проектами для цифровой трансформации

Сегодня рынок предлагает множество решений для управления проектами, которые интегрируют цифровые технологии для повышения эффективности. Эти платформы обеспечивают централизованное управление проектами, автоматизируют рутину, улучшают коммуникацию и предоставляют аналитические инструменты для принятия решений.

Эти системы помогают компаниям эффективно планировать, распределять ресурсы, управлять сроками и бюджетами, а также вовремя реагировать на изменения в проекте.

ADVANTA

Система управления проектами ADVANTA активно используется в рамках цифровой трансформации организаций благодаря своим широким возможностям для управления проектами, бизнес-процессами и портфелями. Она является гибким инструментом для автоматизации процессов, что позволяет предприятиям более эффективно справляться с изменениями в условиях цифровизации.

Плюсы системы ADVANTA

• Централизованное управление проектами. ADVANTA позволяет эффективно управлять несколькими проектами или целым портфелем одновременно через единую платформу. Согласитесь, это существенное преимущество в условиях цифровой трансформации, когда требуется интеграция данных и ресурсов. Все участники проекта имеют доступ к актуальной информации, что упрощает взаимодействие и принятие решений.
• Автоматизация бизнес-процессов. ADVANTA помогает автоматизировать многие рутинные процессы, такие как распределение задач, отслеживание сроков и бюджетов. Это снижает нагрузку на сотрудников и минимизирует риски ошибок, что важно для повышения эффективности в цифровую эпоху.
• Интеграция с другими системами. Платформа поддерживает интеграцию с различными сторонними инструментами и корпоративными системами (например, ERP, CRM), что способствует более глубокой цифровой трансформации, обеспечивая единую экосистему для управления процессами.
• Аналитика и отчетность в режиме реального времени. В условиях цифровой трансформации крайне важно иметь доступ к актуальной информации и аналитике. ADVANTA предоставляет возможность отслеживания ключевых показателей в реальном времени, что помогает оперативно корректировать стратегию и повышать эффективность выполнения проектов.
• Управление изменениями и рисками. В условиях постоянных изменений, характерных для цифровой трансформации, система помогает отслеживать и управлять изменениями, а также анализировать риски, что снижает вероятность возникновения критических проблем на всех этапах реализации проектов.

Минусы системы ADVANTA

• Полное изменение процессов и перенос их в автоматизированный формат. Как и многие системы управления проектами, ADVANTA потребует ряда ресурсов на этапах внедрения и настройки, а также готовности компании к кардинальным изменениям. В рамках цифровой трансформации это может стать препятствием для компаний с ограниченными ресурсами на обучение и время на внедрение.
• Затраты на обучение персонала. Платформа требует обучения сотрудников, особенно если ранее они не сталкивались с подобными системами. Процесс адаптации может занять время и потребовать дополнительных финансовых затрат, что не всегда удобно для организаций, находящихся в условиях ускоренной цифровизации.
• Стоимость. ADVANTA — коммерческое решение, и его использование предполагает определенные затраты на лицензии, техподдержку и обновления. В условиях ограниченных бюджетов на цифровую трансформацию, особенно для малых и средних компаний, эти расходы могут оказаться значительными.

Jira

Jira — одна из популярных систем управления проектами, разработанная компанией Atlassian. Изначально она создавалась как инструмент для отслеживания ошибок в программных продуктах, но со временем трансформировалась в универсальную платформу для управления проектами и задачами, особенно в ИТ и разработке ПО. Jira активно используется в цифровой трансформации компаний, предлагая возможности для гибкого управления процессами, что делает её важным инструментом для организаций, стремящихся адаптироваться к цифровой среде.

Плюсы системы Jira

• Поддержка гибких методологий. Jira поддерживает Agile-подходы, такие как Scrum и Kanban, что делает её отличным инструментом для команд, использующих гибкие методологии управления проектами. В условиях цифровой трансформации Agile становится ключевым подходом, так как позволяет компаниям быстро реагировать на изменения.
• Система настройки рабочих процессов. Jira позволяет настраивать рабочие процессы (workflow) под конкретные нужды компании. Это дает возможность автоматизировать задачи, учитывать статус каждого этапа проекта и устанавливать уведомления. В условиях цифровой трансформации это помогает создавать гибкие и автоматизированные процессы управления проектами.
• Интеграция с другими инструментами. Jira легко интегрируется с различными системами и приложениями, такими как Confluence, Bitbucket, Slack, GitHub и другими инструментами для разработки ПО. Это упрощает взаимодействие между различными отделами компании, особенно в процессе цифровизации, когда необходимо объединить все части экосистемы предприятия.
• Масштабируемость. Jira может использоваться как небольшими командами, так и крупными корпорациями. Она предоставляет функционал для управления как отдельными проектами, так и целыми портфелями проектов. Это особенно важно в условиях цифровой трансформации, когда масштабы и сложность проектов могут быстро расти.
• Аналитические инструменты. Jira предоставляет множество инструментов для анализа данных, создания отчетов и построения диаграмм (например, диаграмма сгорания задач в Scrum или диаграммы Ганта). Это позволяет компаниям отслеживать прогресс, определять узкие места и принимать решения на основе данных, что критично для успешной цифровой трансформации.

Минусы системы Jira

• Сложность настройки и освоения. Jira предоставляет множество функций и возможностей для настройки, что может быть как плюсом, так и минусом. Для новых пользователей система может показаться сложной и перегруженной, особенно если компания только начинает процесс цифровой трансформации. Может потребоваться продолжительное время на адаптацию.
• Перегруженность функционалом для простых проектов. Jira, изначально созданная для ИТ-команд, может быть избыточной для небольших проектов или организаций, не связанных с разработкой ПО. Некоторые пользователи отмечают, что для простых задач ее функционал может оказаться слишком сложным, что снижает эффективность работы.
• Ограниченные возможности для офлайн-работы. Jira в основном рассчитана на работу в облаке или с сервером, поэтому для работы с системой необходим доступ к интернету. В некоторых сценариях (например, при необходимости работы в условиях ограниченного доступа в интернет) это может стать проблемой.

Bitrix24

Bitrix24 — облачная платформа для управления бизнесом, которая сочетает в себе инструменты для CRM, коммуникаций, управления проектами и задачами, автоматизации процессов и многого другого. Она используется как малыми, так и крупными компаниями, особенно в контексте цифровой трансформации. Bitrix24 предоставляет возможность создать единую экосистему для управления как внутренними процессами компании, так и внешними взаимодействиями с клиентами.

Плюсы системы Bitrix24

• Многофункциональность. Bitrix24 объединяет множество инструментов в одной платформе: управление задачами и проектами, CRM-систему, инструменты для совместной работы (чаты, видео-конференции, календари) и даже HR-инструменты для управления сотрудниками. Это позволяет компаниям в рамках цифровой трансформации отказаться от нескольких отдельных систем и объединить все процессы в одном решении.
• CRM и автоматизация продаж. Bitrix24 имеет встроенную CRM, что упрощает управление клиентами, автоматизацию продаж и маркетинговые кампании. CRM помогает хранить и обрабатывать все данные о клиентах в одном месте, автоматизировать воронку продаж и анализировать результаты. Это важно в процессе цифровой трансформации, когда управление клиентским опытом становится ключевым конкурентным преимуществом.
• Инструменты для удаленной работы и совместных проектов. В эпоху цифровой трансформации многие компании переходят на удаленную или гибридную модель работы. Bitrix24 предлагает инструменты для эффективной удаленной работы, включая видеозвонки, чаты, совместные календари и облачное хранилище. Это помогает организовать работу команды, даже если сотрудники находятся в разных местах.
• Гибкость и настройки автоматизации бизнес-процессов. С помощью Bitrix24 можно автоматизировать рутинные процессы, такие как постановка задач, утверждение документов, управление заявками и многое другое. Это упрощает управление и сокращает время на выполнение стандартных операций. В условиях цифровой трансформации автоматизация бизнес-процессов значительно повышает производительность и снижает затраты.

Минусы системы Bitrix24

• Сложность интерфейса. Из-за своей многофункциональности Bitrix24 может казаться сложным для новых пользователей. Интерфейс насыщен функциями, и для новичков освоение всех возможностей платформы может занять значительное время. Это может стать препятствием в процессе цифровой трансформации, особенно если команда не имеет достаточного опыта работы с подобными инструментами.
• Ограниченные возможности для кастомизации. Хотя Bitrix24 предлагает широкие возможности для настройки, глубокая кастомизация, особенно в бесплатной или базовой версии, может быть ограничена. Для компаний с уникальными потребностями это может потребовать дополнительных усилий или покупки дополнительных модулей и услуг.
• Производительность и скорость работы. Некоторые пользователи сообщают о проблемах с производительностью, особенно при работе с большими объемами данных или большими командами. Медленная работа системы может негативно сказаться на общей эффективности процессов, что особенно критично в условиях быстрого темпа цифровой трансформации.
• Ограничения бесплатного тарифа. Бесплатная версия Bitrix24 предлагает ограниченный функционал, особенно в части хранения данных и количества пользователей. Это может стать проблемой для быстрорастущих компаний, которым требуется больше ресурсов и возможностей. Для полноценной работы в условиях цифровой трансформации может потребоваться переход на платные тарифы.

Роль системы управления в успешной цифровой трансформации

Система управления проектами играет ключевую роль в успешной реализации цифровой трансформации. Без четкой структуры и инструментов управления проекты могут выйти за рамки бюджета, затянуться или вовсе не достичь своих целей. Правильно подобранные системы управления проектами позволяют:

Заключение

Цифровая трансформация и системы управления проектами тесно взаимосвязаны. Успешная трансформация требует новых подходов к управлению проектами, гибкости и использования цифровых инструментов. В свою очередь, современные системы управления проектами становятся основой для успешного перехода на цифровые рельсы, обеспечивая более эффективное использование ресурсов, снижение рисков и повышение вовлеченности сотрудников.

Для компаний, стремящихся оставаться конкурентоспособными в условиях стремительно развивающегося цифрового мира, важно инвестировать в развитие систем управления проектами и их адаптацию к цифровым технологиям.