10 советов о том, как завершать проекты в срок и в рамках бюджета
Если руководитель проекта использует реактивный подход – реагирует на проблемы по мере их возникновения, это скорей всего означает, что его проект закончится с превышением сроков, бюджета и не достигнет первоначальной цели. Для успеха проекта нужен проактивный (предупреждающий возникновение проблем) руководитель, оперативная коммуникация и некоторая базовая подготовка. Эти советы помогут вам реализовать ваш проект в желаемых рамках и завершить его в срок и без превышения бюджета.
1. Знайте сильные и слабые стороны вашей команды
Вам нужно оценить навыки команды, чтобы разработать стратегию ее набора. Выберите идеальных игроков, чтобы вы могли использовать их сильные. Ознакомьтесь и с недостатками, чтобы вы могли бороться с ними за счет дополнительных ресурсов или чего-либо еще. Если вам нужно больше игроков на поле, набирайте больше, но придерживайтесь стратегии. Слишком много людей в проекте могут ослабить и замедлить его.
2. Задокументируйте содержание проекта перед его запуском
Размер бюджета не должен быть просто догадкой, и график не должен «выясняться» по мере реализации проекта. Большинство успешных проектов заканчиваются в рамках бюджета, поскольку их содержание четко определено перед запуском. Это может быть одной из самых сложных задач руководителя проекта, поскольку он часто мечется между командой, выполняющей работу, и руководством, увеличивающим объем. Проведите предварительное исследование, чтобы убедиться, что у вас есть точная идея. Ознакомьте команду с кратким содержанием проекта на первом совещании, чтобы о содержании проекта было известно всем, кто участвует в его реализации. Ключевой момент – знать о том, что из себя представляет проект перед началом работы над ним.
3. Устанавливайте цели в реалистичных временных рамках
Как руководитель проекта вы стремитесь к достижению высоких целей в рамках реалистичных сроков, чтобы у вашей команды было достаточно времени, чтобы получать удовольствие от реализации проекта и генерировать отличные идеи. Если ваша команда смотрит на проект как на одну огромную цель, он может казаться непреодолимым и удручающим. Если вы разделите проект на мелкие, более управляемые задачи с конкретными сроками для каждой, они станут более выполнимы, и ваша команда будет продуктивнее при реализации проекта.
4. Удостоверьтесь, что члены команды понимают графики и сроки перед запуском
Вы можете потратить бесчисленное количество часов, создавая идеальный график и план достижения вех проекта, но если к этому не привлечь членов команды, он может привести к катастрофе. Привлекайте команду проекта на ранних этапах планирования, и для них не будет никаких оправданий, когда будет утвержден окончательный график проекта. Если ваша команда чувствует, что они являются активными участниками планирования, они будут более ответственными за сроки, которые они установили.
5. Используйте инструменты совместной работы
Отправка бесконечных электронных писем с вложениями неэффективна и занимает много времени. С таким количеством писем, которые ежедневно засоряют почтовые ящики вашей команды, информация, которую вы отправляете, может потеряться. Интегрируйте систему управления проектами в качестве централизованного инструмента коммуникации и основы для других бизнес-приложений. Совместный доступ к последним версиям документов, установка сроков, распределение задач и анализ данных проекта возможны в гибком программном обеспечении для управления проектами.
6. Коммуникации, коммуникации, коммуникации…
Когда у вас возникают сомнения, общайтесь. Это не всегда означает длинную цепочку сообщений в электронной почте (см. п5 инструменты совместной работы). Познакомьтесь с членом команды, если у вас есть вопрос. Будьте как можно доступнее, чтобы ваша команда чувствовала себя комфортно, когда приходила к вам с вопросами или проблемами. Выделяйте время для ответов на вопросы. Всегда общайтесь профессионально и уважительно. Будьте доступным и дружелюбным. Признавайте хорошо выполненную работу и думайте о том, как в следующий раз выполнять задачи еще лучше.
7. Знайте свои проблемные места и следите за ними
Убедитесь, что вы знаете, что они собой представляют. Документируйте любые препятствия на пути для исторических данных. Будьте проактивны, чтобы почувствовать, когда что-то выходит из строя и соответствующим образом решить проблему, вместо того, чтобы просто реагировать на нее позже.
8. Отмечайте достижение вех и контрольных точек
Важно отмечать достижение вех и контрольных точек и награждать за хорошо выполненную работу. Если участники проекта будут ценить свою роль, повысится их производительность. Некоторые члены команды могут играть более важную роль, чем другие, но в успехе проекта важна роль каждого человека. Признавайте достижения своих сотрудников, чтобы поднять боевой дух и сохранить свою команду мотивированной и сфокусированной.
9. Помните, что не все детали проекта находятся под вашим контролем
Самое сложное для руководителя проекта - просто верить в то, что ваша команда выполняет свою работу, особенно если вы перфекционист. Но вы выбрали эту команду по определенной причине, и они, безусловно, способны выполнять свои задания. Используйте их умения на полную, давая команде просто делать свою работу. Используйте лучшие инструменты совместной работы с проектами и привлекайте людей к ответственности, но знайте, что управлять проектом и при этом делать чужую работу – прямая дорога к провалу. Микроменеджмент вызывает обиду, агрессию и снижает уважение. Ваша команда была выбрана по определенной причине и вполне способна хорошо справиться со своими задачами. Попытка самому сделать все задачи и контролировать все аспекты приведет к абсолютному хаосу.
10. Имейте планы на случай непредвиденных обстоятельств
Нет идеальных проектов. Переменные и условия меняются в течение всего проекта, и вам, как руководителю проекта, необходимо активно к ним адаптироваться. Лучшим способом обеспечить провал проекта - отсутствие плана действий на случай непредвиденных обстоятельств для каждой фазы и контрольной точки. Поэтому будьте наготове.
Источник: Mevelink PROJECT MANAGEMENT
