Выполнять в 10 раз больше проектов с системой управления — Кейс косметического бренда Divage

Автор: Алексей Кулаков

Об авторе: руководитель процесса внедрения системы управления проектами ADVANTA в ГК «Единая Европа»

Справка о холдинге «Единая Европа» (бренд Divage)

Предпосылки к внедрению системы ADVANTA

Компания Divage имеет разветвленную филиальную структуру, в которой каждый филиал обладает собственным офисом, складом, транспортным парком для доставки товара, а также штатом торговых представителей, консультантов, подразделениями маркетинга, планирования и анализа. В холдинг также входят предприятия по контрактному производству косметических продуктов, способные выпускать до 250 SKU (англ. Stock Keeping Unit, единица складского учета) декоративной косметики, включая аксессуары, парфюмерию и уходовые средства.

С уходом западных конкурентов с российского рынка, количество проектов, брендов и продуктов, выпускаемых компанией, резко возросло. Это привело к возникновению сложностей с контролем проектов. Введение десятков проектов вручную — в Excel, на бумаге, по каждому направлению отдельно — стало невозможным.

Руководству компании требовалась единая методология и инструмент для управления проектами и портфелями. Из нескольких вариантов была выбрана система управления проектами на базе цифровой платформы ADVANTA. Этот выбор был сделан по нескольким причинам:

1. Российский вендор:
   ADVANTA — один из лидеров отечественного рынка. Система разработана с учетом опыта работы с крупными компаниями, большими мощностями и в реалиях российского бизнеса.
2. Функциональное решение со встроенной методологией контроля проектов:
   Это не просто ИТ-инструмент, а система управления новыми продуктами, способная поддержать все текущие процессы компании.
3. Гибкость:
   Система не требует дополнительного программирования и содержания аналитика в штате.

Топ-менеджмент холдинга планирует с помощью ADVANTA сократить сроки и повысить качество проектов по разработке новых брендов и продуктов. Это позволит значительно расширить сферу влияния на российском парфюмерно-косметическом рынке, удовлетворяя потребности отечественного покупателя в различных сегментах и нишах.

Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением:

1. Получить единый инструмент для контроля за портфелями и проектами холдинга
   Для обеспечения прозрачности и оперативности в управлении, а также для своевременного принятия управленческих решений.
2. Сократить сроки проектов, время на сбор и подготовку отчетности
   За счет автоматизации процессов и использования современных технологий предполагается значительно уменьшить временные затраты на выполнение рутинных задач и подготовку отчетной документации.
3. Сформировать единую среду для взаимодействия подразделений и трансфера лучших практик управления проектами
   Создать синергетический эффект от совместной работы различных команд, а также обеспечить единый стандарт управления проектами на уровне всего холдинга.

Компании часто сталкиваются с хаосом из-за отсутствия единого контроля и прозрачности. Управление ресурсами становится головной болью, приводя к перегрузкам и простоям, а неэффективное планирование только усугубляет ситуацию. Команды плохо координируются, отчёты составляются вручную и с ошибками. Внедрение системы управления проектами, такой как ADVANTA, становится жизненно необходимым шагом для наведения порядка, улучшения коммуникации и повышения эффективности работы.

Алексей Кулаков, руководитель внедрения системы для бренда Divage

Оставьте заявку, и мы решим ваши задачи

Что было сделано в процессе внедрения

Система управления проектами ADVANTA — полноценный виртуальный офис, в котором можно найти необходимую документацию, связаться с коллегами по проекту, получать всю необходимую аналитику и статусы по проекту. Рассмотрим основные фишки системы управления холдингом для Divage подробнее:

Реестр проектов с четкой иерархией

Иерархия дерева проектов

Создан реестр проектов, проекты сгруппированы по портфелям и направлениям. Реестр проектов позволяет консолидировать всю информацию о текущих и планируемых проектах в одном месте. Это обеспечивает прозрачность и упрощает мониторинг.

Шаблоны проектов

Главная страница проекта

Настроены карточки (паспорта) и шаблоны проектов. Использование шаблонов стандартизирует подходы к управлению проектами. Это обеспечивает единообразие и согласованность действий всех участников, что особенно важно в крупных организациях с множеством проектов, а также сокращает время на создание карточки проекта с нуля.

Автоматическое составление отчетности

Отчет по проекту из системы ADVANTA

Настроены отчеты с требуемым набором показателей, которые автоматически уведомляют руководителей внутри системы и на e-mail о статусах проектов, возможных рисках и проблемах в ходе реализации.

Отклонение по этапам

Дашборд «Отклонение по этапам»

Определены вехи для контроля выполнения этапов проекта. Вехи служат точками контроля, где можно оценить риски и их влияние на проект. Это позволяет принимать превентивные меры для минимизации потенциальных проблем.

Здоровье портфеля проектов

Дашборд «Здоровье портфеля проектов»

Внедрен дашборд «Здоровье портфеля проектов», позволяющий оценить текущее состояние всех проектов компании в совокупности, их успешность и соответствие стратегическим целям организации. Регулярный мониторинг здоровья портфеля проектов позволяет выявлять потенциальные проблемы на ранних стадиях и принимать меры для их устранения.

Каких результатов удалось достичь после внедрения

Внедрение системы ADVANTA стало катализатором для реализации стратегических целей Divage, обеспечив необходимый уровень управления и контроля.