Документация в проектах: как избежать хаоса и наладить контроль исполнения
Ведение и хранение документации по проектам, а также контроль исполнения документов — распространенные проблемы в проектном управлении.
Рассказываем в подробностях:
- что входит в понятие «проектная документация» и как справиться с этим потоком;
- что такое база знаний в проектных процессах: как организовать, пополнять и хранить;
- как наладить контроль исполнения документов в проектах: советы и решения для эффективного управления помогут подойти к вопросу системно.
Содержание
Понятие «проектная документация»: классификация, фиксация и ответственность
Проектная документация представляет собой совокупность документов, которые описывают проект на всех его стадиях — от начальной идеи до полного завершения.
Она служит основой для планирования, выполнения и контроля проектной деятельности, а также для коммуникации между всеми заинтересованными сторонами.
Основные виды проектной документации
Предпроектные документы
Техническое задание (ТЗ) определяет цели, задачи, требования и ограничения проекта
Бизнес-план включает анализ рынка, описание целевой аудитории, финансовые прогнозы и обоснование целесообразности
Проектные документы
Проектная документация описывает технологические процессы, архитектурные решения, схемы и чертежи
Рабочая документация включает детализированные чертежи, спецификации, инструкции по выполнению работ
Документы по управлению проектом
План проекта включает график выполнения задач, ресурсы, бюджет и риски
Отчеты о статусе проект отражают регулярные обновления о ходе выполнения работ и использованных ресурсах
Финансовые документы
Сметы и бюджеты включают затратные сметы, источники финансирования
Акты выполненных работ содержат документы, подтверждающие выполнение определенных этапов проекта
Итоговые документы
Отчет о завершении проекта представляет собой резюме выполнения проекта, достижения целей, анализ и рекомендации на будущее
Документация по передаче проекта включает инструкции по передаче результатов проекта заказчику или конечным пользователям
Ответственные за написание документации
Ответственность за написание проектной документации, как правило, распределяется между различными участниками проектной команды:
- Менеджер проекта отвечает за общую координацию и написание ключевых документов, таких как план проекта и отчеты о статусе.
- Инженеры и специалисты составляют технические документы, чертежи и спецификации, исходя из требований ТЗ.
- Бухгалтера и финансовые аналитики разрабатывают финансовую документацию, включая бюджеты и сметы..
- Юристы оформляют договоры и правовые документы, если это необходимо.
Фиксация проектной документации
Проектная документация фиксируется в различных местах, включая:
1️⃣ физические архивы: в случае необходимости может использоваться бумажная документация, которая тоже должна быть упорядочена и храниться в безопасности;
2️⃣ облачные хранилища (например, Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox и другие сервисы), где можно хранить документы и делиться ими с командой;
3️⃣ информационные системы управления проектами (ИСУП) — программное обеспечение, которое помогает хранить, отслеживать и управлять проектной документацией (например, ADVANTA, некоторые продукты 1С, Мегаплан, а также ушедшие из России Microsoft Project, Trello и Asana).
Система контроля исполнения документов: ведем документацию в ИСУП
В условиях цифровизации проектного управления и проектных процессов наиболее продвинутым вариантом хранения документации является система управления проектами как единый и достоверный источник доступа к информации.
Внутри нее возможны создание и/или интеграция полноценной базы знаний, которая облегчает масштабирование проектных процессов.
ИСУП может рассматриваться как полноценная электронная система контроля исполнения документов. Использование ИСУП для работы и хранения проектной документации приносит множество выгод. Перечислим основные:
| Выгоды ИСУП | Обоснование |
| Централизованное хранилище | Все документы хранятся в одном месте, что упрощает доступ к ним и упрощает поиск нужной информации |
| Управление версиями | ИСУП позволяет вести контроль версий документов, что помогает избежать путаницы и гарантирует, что все участники работают с актуальными данными |
| Автоматизация процессов | Система упрощает создание, утверждение и распространение документов за счет автоматизации рутинных задач, что позволяет команде сосредоточиться на более важных аспектах проекта |
| Мониторинг исполнения | В ИСУП можно установить системы отчетности и мониторинга, которые показывают, какие документы находятся на стадии выполнения, а какие требуют внимания |
| Удобство совместной работы | Члены команды могут одновременно работать над одними и теми же документами, что облегчает коллективное редактирование и обсуждение |
| Рост прозрачности | Все изменения и комментарии фиксируются, что увеличивает прозрачность процесса и позволяет отслеживать, кто и когда вносил изменения в документы |
| Мобильный доступ | Современные ИСУП обеспечивают доступ к документации с любого устройства, что позволяет команде работать более эффективно из любого места |
| Безопасность данных | ИСУП обычно имеют встроенные системы защиты данных, что позволяет уменьшить риск потери или несанкционированного доступа к проектной документации |
Использование эффективно организованного подхода к контролю исполнения документов в проектной деятельности и внедрение ИСУП создает условия для повышения качества работы и успешного завершения проектов.
Контроль исполнения документов: советы по организации
Наладить контроль исполнения документов в проектной деятельности — важная задача, которая требует системного подхода. Фиксируем основные шаги и методы для установки эффективного контроля включают.
Разработайте и установите четкие процедуры
Регламентация процессов Разработайте и внедрите стандартные операционные процедуры (СОП) для создания, рассмотрения, утверждения и обновления документации. Убедитесь, что все члены команды понимают и соблюдают эти процедуры.
Типизация документов Создайте шаблоны для различных типов документов, чтобы облегчить процесс их создания и обеспечить единообразие.
Назначьте ответственных лиц
Определение ролей Назначьте ответственных за составление и утверждение каждого документа. Это может быть менеджер проекта, ведущий инженер или другой член команды.
Контроль за исполнением Установите контрольные точки, на которых ответственные лица должны отчитываться о состоянии документации.
Разбираем, что входит в понятие и структуру «Системы контроля исполнения поручений (СКИП)»
Используйте инструменты управления проектами
Выбор и внедрение инструментов для совместной работы Применяйте платформы для совместной работы, где все участники проекта могут отслеживать статус документации (например, NAUMEN.
Системы для управления документами Внедряйте системы, позволяющие хранить и управлять документами с помощью версионности, доступности, поиска и СССР (система систематизации текущих реквизитов). Например, ADVANTA и/или продукты 1С.
Проводите регулярные проверки и ревизии
Аудит документации Периодически проводите аудит проектной документации для выявления несоответствий и недостатков.
Взаимные проверки Организуйте пересмотры и оценки документации другими членами команды, это может повысить качество и актуальность документов.
Автоматизируйте процессы
Уведомления и напоминания Используйте автоматизированные напоминания для тех, кто несет ответственность за обновление документов, чтобы избежать просрочек. В системе ADVANTA эти функции встроены на базовом уровне, а также могут быть настроены в зависимости от уровня доступа участников проектного процесса.
Электронные подписи Внедряйте системы электронных подписей для ускорения процесса утверждения документов. Надежно и быстро.
Создайте базу знаний
База знаний (БЗ) как система Играет ключевую роль в хранении и управлении документацией по проектной деятельности.
Структура и внимательность к опыту Собирайте, храните и делитесь знаниями, опытом и ресурсами, связанными с проектами.
Подробно о том, как собрать базу знаний, читайте в статье: «Создание базы знаний: ключ к успешному управлению проектной документацией»
Заключение
Соблюдение аккуратности в ведении проектной документации увеличивает вероятность успешного завершения проекта и способно предотвратить множество возможных ошибок и недоразумений.
С учетом разнообразия российских и зарубежных систем управления проектами и отдельных инструментов этот процесс можно автоматизировать и сделать максимально удобным.
Структурированный подход к хранению информации, регулярное обновление документации, создание базы знаний — ключ к успешному выполнению проектов и реализации новых идей
.
