Дорожная карта внедрения управления портфелем проектов

Действия, необходимые для того, чтобы успешно внедрить управление портфелем проектов, зависят от ситуации, в которой находится ваша организация. Однако я обнаружил, что в большинстве случаев эффективной является последовательность из следующих 9 шагов: 1) оценка текущих возможностей, 2) анализ стейкхолдеров, 3) формирование команды внедрения, 4) разработка устава, 5) разработка вашего подхода к управлению портфелем проектов, 6) тестирование подхода 7) покупка или внедрение системы управления портфелем проектов, 8) развертывание и 9) практика непрерывного обучения.

Шаг 1: Оценка текущих возможностей

Начните с GAP-анализа, в котором будут рассмотрены текущие возможности вашей компании в той области, которая будет относится к управлению портфелем проектов. Оцените текущий портфель проектов и методы, используемые для выбора проектов. Рассмотрите адекватность структуры управления. Выявите текущие компоненты процесса управления портфелем проектов и сравните с тем, что необходимо. Сравните плановую стоимость проекта и плановые графики с фактическими данными. Насколько хорошо вы управляете потребностью в ресурсах? Дайте оценку эффективности процесса расстановки приоритетов проектов. Определите, будет ли портфель проектов состоять из разумного сочетания различных типов проектов или он будет представлять собой баланс типов проектов. Оценивается ли прогресс проекта на основании способности достижения прогнозируемых проектных выгод, а не на основании результатов в сравнении с планом проекта? Отслеживаются ли и действительно ли реализуются выгоды проектов?

Информацию можно собирать и документировать при помощи интервью, собраний, отзывов на документы и так далее. Что работает хорошо, а что не работает совсем? В связи с этим будет очень полезным понимание уровней зрелости управления портфелем проектов. Сравните свою оценку со стандартами отрасли и лучшими практиками. Цель в том, чтобы определить различия между вашими текущими практиками и тем, как все должно быть. Выявите области с наибольшими потребностями. Результат поможет вам успешно внедрить управление портфелем проектов и выявить подход к управлению, соответствующий вашей конкретной ситуации.

Шаг 2: Анализ стейкхолдеров

Определите все заинтересованные стороны портфеля проектов. Среди ключевых стейкхолдеров можно выделить членов правления и высшее руководство, которые отвечают за направление деятельности и поддержку сервисов и которым необходимы проекты для поддержки операций и/или для вывода новых продуктов и сервисов. Также можно выделить программных и проектных менеджеров, предлагающих новые проекты к реализации и конкурирующих за финансирование, менеджеров среднего звена, обеспечивающих ресурсы при планировании и реализации проектов, и руководителей проектов, планирующих и реализующих проекты. Определите их ожидания, потребности, проблемы и уровень одобрения. Беседа со стейкхолдерами позволит определить критические проблемы и возможности, которые помогут управлять разработкой подхода к управлению портфелями проектов. Также понимание проблем позволит вам выявить возникшие политические конфликты и тактику по смягчению последствий.

На основании анализа стейкхолдеров вы сможете определить требуемые обучающие курсы и процессы взаимодействия. Обучение в обеденный перерыв может стать эффективной площадкой для понимания и нейтрализации опасений для влиятельных групп. Сообщите о бизнес-ценностях портфельного управления для повышения мотивации в работе и покажите людям, какие выгоды принесет управление портфелем проектов именно им, например, предоставляя им возможность принять лучшие и стратегически значимые обязанности.

Шаг 3: Сформируйте команду внедрения

Для усиления вовлеченности сотрудников и их заинтересованности в результате подход к управлению портфелем проектов должен быть разработан совместными усилиями. Вам потребуется Основная группа, ответственная за разработку и внедрение подхода, и Исполнительный руководящий комитет для обеспечения управления и инвестиций, а также для утверждения ключевых решений по разработке. Вам также может понадобиться техническая команда, чтобы помочь решить специфические вопросы, связанные с разработкой метода, который вы будете использовать для оценки определенных типов выгод проектов. Безусловно, вы должны включить важных стейкхолдеров в эти команды.

На этом этапе вы, по сути, начинаете создание вашей структуры управления портфелем проектов, так как часть вашей Основной группы и Исполнительного руководящего комитета, вероятно, станет командой управления портфелем проектов и руководящей командой. В дальнейшем это поможет вам эффективнее управлять портфелем проектов.

Шаг 4: Разработайте устав

Как и в любом другом крупном проекте, создание устава проекта внедрения управления портфелем проектов является важным шагом. Как минимум, устав управления портфелем проектов должен включать формулировки, разработанные Основной командой, содержащие цели, которых вы планируете достичь, внедряя управление портфелем проектов, и ваш начальный объем проектов.

Устав должен содержать экономическое обоснование портфеля проектов - Зачем делать это? Масштаб определяет виды и категории проектов организации, которые будут содержаться в портфеле. В уставе также должен быть зафиксирован график и потенциальные риски. Согласуйте этот документ с Исполнительным руководящим комитетом, а также с другими ключевыми стейкхолдерами управления портфелем проектов. Устав даст вам направления и упростит определение требований.

Шаг 5: Разработайте подход к управлению портфелем проектов и структуру измерения ценности

Создайте внутри своей организации специфический поход к управлению портфелем проектов и структуру, которую вы будете использовать для оценки проектов. Вы также должны выделить процессы управления портфелем проектов, которые служат для отбора, оценки, расстановки приоритетов и распределения ресурсов проектов. То, как вы будете определять ценность проекта, в свою очередь, позволит вам понять, какую информацию необходимо собрать для поддержки процесса и обеспечения его качества. Исходя из этого, вы сможете установить, какие существующие процессы необходимо перестроить или улучшить, и новые процессы, которые должны быть внедрены на основании ваших требований к управлению портфелем проектов.

Имейте в виду, что вы разрабатываете подход к управлению портфелем проектов на будущее. Установите масштабируемую модель управления. Это поможет вам убедиться, что основный компоненты вашего подхода не устареют по мере развития организации. Сделайте логические подробные объяснения для гарантии того, что подход будет работать.

Шаг 6: Пилотное тестирование подхода

Проведение пилотного тестирования позволяет проверить главные компоненты вашего подхода к управлению портфелем проектов в контролируемой среде. Важно, что вы можете изучить, насколько сложно или легко получать данные, необходимые для оценки проектов. Вы выявите камни преткновения, которые удастся нивелировать либо через обучение, либо через модернизацию подхода. Вы сможете протестировать, предоставляет ли корректные результаты модель оценки ценности и связанная с ней логика расстановки приоритетов проектов. Показав, что при помощи этой логики можно будет корректно расставлять приоритеты среди сложных проектов, вы сможете снизить опасения со стороны стейкхолдеров.

Внимательно проверяйте удовлетворенность стейкхолдеров. Скорее всего, пилотное тестирование покажет важные изменения, которые вы должны провести перед покупкой или внедрением системы управления портфелем проектов и распространением подхода внутри организации. Пересмотрите подход и составьте план завершающих действий. Обсудите его с ключевыми стейкхолдерами для получения обратной связи. Включите в него обучение высшего руководящего состава.

Шаг 7: Разработка или покупка инструмента для управления портфелем проектов

Для управления портфелем проектов необязательна сложная система. Системы управления портфелем проектов, как правило, обеспечивают три основных функции: сбор данных, поддержка принятия решений, подготовка отчетности. 

Вам понадобится инструмент, который будет соответствовать вашей структуре измерения ценности. Также примите во внимание такие критерии, как простота использования, возможность импорта/экспорта данных из других ваших систем, клиентские сервисы, финансовый статус вендора, цену, способность расти вместе с вашими меняющимися потребностями, и т.д. Системы управления портфелем проектов могут быть реализованы для одного пользователя, как desktop-приложения (например, построенные с использованием Excel), как многопользовательские серверные или desktop-приложения или как web-приложения. Все чаще компании предлагают сервисы управления проектами по запросу, в которых доступ к инструменту предоставляется за ежемесячную оплату. Проведите пилотное тестирование системы управления портфелем проектов, чтобы убедиться, что инструмент соответствует вашим требованиям.

Шаг 8: Развертывание

После того, как вы будете уверены, что ваш подход и связанный с ним инструмент будут работать, высшее руководство должно одобрить его распространение в компании. Убедитесь, что вы выделили достаточно времени, чтобы провести необходимую подготовку и ознакомление сотрудников с новым процессом. Ставьте перед собой реалистичные ожидания и четко распределите роли. Ожидайте изменений и разъясняйте ценность, которую можно получить от достижения таких изменений. Пусть люди знают, что могут возникнуть проблемы, особенно на ранних этапах, но сумейте противопоставить этому планируемую окупаемость. Учитывайте, что возможно некоторое сопротивление со стороны руководителей проектов.

Шаг 9: Процесс непрерывного обучения

Для постоянного улучшения процесса, вы должны совершенствоваться с каждым действием. Чтобы сделать управление портфелем проектов эффективным, вы должны сделать этот процесс живым. Сделайте выводы по применению полномасштабного приложения. Привлекайте высшее руководство для оценки. Сохраните то, что работает, измените то, что не работает, и научитесь делать это быстрее, лучше и эффективнее.
 

Об авторе:
Доктор Майли (Ли) Меркхофер - известный автор и практик в области теории принятия решений. Его специализация - управление портфелем проектов. Уже более 25 лет Ли помогает клиентам создавать точные и практические системы для определения приоритетов сложных проектных инвестиций. Он ведет курсы по управлению портфелем проектов, публикует статьи на эту тему, и получил множество наград за свою работу в области проектного управления.

Источник prioritysystem.com