Единая методология управления проектами с сервисами
Отсутствие единой методологии управления проектами — распространенная проблема в компаниях, заинтересованных во внедрении проектного управления.
Согласно исследованию ADVANTA, 14,2% российских компаний ведут проектную деятельность, при этом не используя методологию.
Что представляет собой единая методология управления проектами? Что в нее входит? Какие параметры и методы она должна учитывать и включать? Благодаря каким инструментам возможно ее реализовать?
Материал будет полезен тем, кто
- хочет узнать, как эффективно организовать процессы управления проектами, разработать стандарты и регламенты с использованием онлайн-сервисов,
- интересуется инструментами, которые помогут структурировать работу, повысить производительность команды и создать единый подход к управлению проектами.
Содержание
- Понятие «единая методология управления проектами»
- Параметры и методы, которые необходимо учитывать при выборе методологии
- Преимущества единой методологии управления проектами
- Создание стандартов и регламентов управления проектами
- Обзор российских сервисов для организации проектных процессов и командной работы
- Заключение
Понятие «единая методология управления проектами»
Единая методология управления проектами представляет собой системный подход, который объединяет стандарты, процессы, инструменты и техники для эффективного управления проектами.
Она служит основой для планирования, выполнения и контроля различных проектов в организации.
Основная цель единой методологии — обеспечить согласованность и повторяемость процессов, что способствует повышению продуктивности и снижению рисков.
Компоненты единой методологии управления проектами
| Ключевые компоненты | Содержание |
| Стандарты и нормы | Определение стандартов и нормативов, которым должны следовать все проекты в организации. Может включать методологии, такие как PMI (Project Management Institute), PRINCE2, Agile и др. |
| Процессный подход | Определение ключевых процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и завершения проекта. Каждый из этих этапов должен иметь четко прописанные процедуры и результаты. |
| Инструменты и техники | Выбор конкретных инструментов и техник для управления проектами: графиков (например, диаграмма Ганта), систем управления задачами и ресурсами, программного обеспечения для управления проектами (ADVANTA, продуктов 1С, Мегаплан, Битрикс24 и др.). |
| Методы оценки и мониторинга | Установление критериев для оценки успешности проекта, включая ключевые показатели эффективности (KPI), методики оценки рисков, а также методы контроля и корректировки хода проекта. |
| Командная работа и взаимодействие | Определение ролей и обязанностей участников проекта, подходы к коммуникации, а также управление заинтересованными сторонами. Это включает в себя стратегию взаимодействия с клиентами, партнерами и командой проекта. |
| Управление изменениями | Процессы для управления изменениями в проекте, включая формализацию запросов на изменения и оценку их влияния на ход проекта. |
| Обучение и развитие | Определение планов по обучению сотрудников методологиям управления проектами, проведению тренингов и семинаров, а также обмену опытом внутри организации и разработке образовательных материалов. Это способствует развитию компетенций команды и повышает уровень профессионализма в управлении проектами. |
| Разработка и ведение документации | Разработка единых шаблонов и форматов документации для всех этапов проекта. Это может включать в себя проектные документы, отчеты, планы управления рисками и другие важные бумаги, которые обеспечивают стандартизацию и легкость в доступе к информации. |
Параметры и методы, которые необходимо учитывать при выборе методологии
| Ключевые параметры | Содержание |
| Цели и задачи проекта | Четкое определение, что должно быть достигнуто в рамках проекта. |
| Ресурсы и бюджет | Оценка необходимых ресурсов, включая финансовые, временные и человеческие. |
| Риски | Идентификация потенциальных рисков, оценка их вероятности и разработка планов по их минимизации. |
| Углубленный анализ заинтересованных сторон | Понимание влияния и интересов всех сторон, вовлеченных в проект, чтобы обеспечить их участие и поддержку. |
| Постоянная обратная связь | Налаживание системы для получения регулярной обратной связи от участников проекта и заинтересованных сторон. Внедрение механизмов сбора обратной связи от участников проекта и заинтересованных сторон позволяет выявить лучшие практики, а также зоны, требующие улучшения, что в свою очередь способствует ведению базы знаний и постоянному совершенствованию методологии. |
| Интеграция с бизнес-процессами | Установление связи между управлением проектами и общими бизнес-целями организации включает в себя диагностику текущих процессов; выявление взаимосвязей между проектами и стратегическим развитием компании; мониторинг выполнения бизнес-целей. |
Преимущества единой методологии управления проектами
Единая методология управления проектами — динамичный инструмент, который требует адаптации к особенностям и потребностям конкретной организации и её проектов. Такой подход значительно упрощает процессы и повышает вероятность успешной реализации проектов, что, в свою очередь, способствует достижению стратегических целей организации.
Увеличение эффективности
Стандартизированные процессы позволяют избежать дублирования усилий и снижают время, затрачиваемое на выполнение задач.
Улучшение качества
Четкие критерии и стандарты ведут к повышению качества работы и результатам проекта.
Снижение рисков
Системный подход к управлению рисками позволяет своевременно идентифицировать проблемы и эффективно их решать.
Повышение удовлетворенности заинтересованных сторон
Внедрение механизмов взаимодействия и регулярной отчетности обеспечивает высокий уровень внимания потребностям сторон.
Развитие культуры управления проектами
Внедрение единой методологии способствует формированию культуры управления проектами в организации, что позволяет создать более зрелую практику проектного управления.
Создание стандартов и регламентов управления проектами
Создание стандартов и регламентов управления проектами — это важный шаг для повышения эффективности и организованности работы команды.
Использование современных сервисов позволяет автоматизировать процессы, облегчать взаимодействие между участниками и обеспечивать прозрачность.
Ниже обозначены основные этапы создания стандартов и регламентов, а также представлен краткий обзор российских инструментов для организации процессов и командной работы.
| Ключевые этапы | Необходимо сделать |
| Шаг 1. Анализ текущих процессов | Проведите аудит существующих процессов управления проектами в вашей организации. Определите сильные и слабые стороны, а также существующие пробелы. |
| Шаг 2. Определение целей и задач | Установите четкие цели и задачи для стандартизации процессов. Они могут включать улучшение качества, сокращение сроков, увеличение прозрачности, работу над повышением удовлетворенности участников. |
| Шаг 3. Разработка базовых стандартов | Создайте основные документы, описывающие роли, ответственности, процедуры и стандарты выполнения проектов. Это может быть «Политика управления проектами», «Процедура управления изменениями» и пр. |
| Шаг 4. Выбор сервисов | Подберите современные инструменты, которые помогут автоматизировать процессы. Выбор программного обеспечения должен быть основан на ваших потребностях, количестве участников и типах проектов. |
| Шаг 5. Интеграция с существующими системами | Обеспечьте совместимость новых стандартов с текущими информационными системами и процессами компании. |
| Шаг 6. Обучение команды | Проведите тренинги и семинары для команды, чтобы удостовериться, что все понимают новые стандарты и регламенты. |
| Шаг 7. Мониторинг и корректировка | Разработайте механизмы контроля за выполнением стандартов и регулярного пересмотра регламентов, чтобы адаптировать их к изменениям в бизнесе и рынке. |
Как упростить управление задачами
Краткий обзор российских сервисов для организации проектных процессов и командной работы
Создание стандартов и регламентов управления проектами требует системного подхода и использования современных сервисов, что позволяет повысить продуктивность и качество работы команды.
Российские инструменты предлагают широкий спектр возможностей для организации процессов и совместной работы. Выбор подходящих решений зависит от специфики вашей деятельности, потребностей команды и масштабов проектов.
ADVANTA
ADVANTA — многофункциональный инструмент для управления проектами, который позволяет компаниям эффективно планировать, контролировать и отслеживать проекты. Система предлагает множество функций, таких как управление задачами, распределение ресурсов, отслеживание времени и создание отчетов. Это решение идеально подходит для средних и больших организаций, столкнувшихся с сложностью управления множеством проектов.
Мегаплан
Система, которая объединяет CRM, управление проектами и авантажные операции. Позволяет эффективно планировать, отслеживать и анализировать выполнение задач.
Usetime
Инструмент для тайм-менеджмента, который помогает отслеживать время, затрачиваемое на задачи и проекты, что способствует улучшению планирования и анализа эффективности работы.
Битрикс24
Многофункциональная платформа для управления проектами, которая включает CRM, инструменты для совместной работы, задачу и фильтры для управления проектной документацией. Позволяет организовать коммуникацию между членами команды и контролировать выполнение задач.
Redmine
Система управления проектами с открытым исходным кодом, которая позволяет управлять задачами, отслеживать ошибки и вести проектную документацию. Позволяет легко адаптировать функционал под собственные нужды.
Yandex.Collab
Инструмент для совместной работы, позволяющий организовать процесс совместного редактирования документов и обмена информацией между участниками. Удобен для командной работы над проектами.
TaskScheduler
Российский софт для управления проектами, который предлагает гибкие настройки задач и системы уведомлений. Идеально подходит для малых и средних организаций.
Заключение
Внедрение единой методологии управления проектами может потребовать значительных усилий и ресурсов. Однако при правильном планировании и поддержке со стороны руководства, такие изменения могут принести долгосрочные выгоды и существенные улучшения в управляемости проектами.
В целом, единая методология управления проектами работает как связующее звено между стратегическими целями организации и реализацией конкретных проектов.
Единая методология обеспечивает гармоничное взаимодействие всех элементов проекта: от концепции и планирования до завершения и анализа результатов, что является ключевым для успешного достижения поставленных целей.
