Эффективная коммуникация с контрагентами в управлении проектами

Риски неисполнения контрактных обязательств — распространенная проблема во взаимодействии с подрядчиками. Выстроенное управление коммуникациями проекта помогает решить эту проблему.

Делимся знаниями и опытом,

• как коммуникация с внешними компаниями влияет на производительность компании в целом и влияет на качество исполнения проекта;
• как эргономично и эффективно выстраивать коммуникацию в проектной деятельности с подрядчиками;
• как выстроить единую коммуникацию с партнерами и контрагентами и управлять проектами с современными инструментами без срывов сроков.

Полезными лайфхаками делится Арсений Тронь, менеджер по работе с партнерами ADVANTA.

Каждый день общаюсь с многими партнерами — от небольших ИП до крупных холдингов. Расскажу коротко и без воды, как мы делаем это эффективно.

Арсений Тронь, менеджер по работе партнерами ADVANTA

Коммуникация с контрагентами в проектных процессах: особенности и принципы

Основные принципы коммуникации с контрагентами

Как выбрать подход в общении с контрагентами?

Главное правило: нет универсального сценария. Работаем по ситуации:

Для новых контрагентов — полный контроль: проверяем через сервисы (СПАРК, Контур), запрашиваем документы, тестируем на мелких сделках.

Для проверенных — упрощаем процессы: например, подписываем рамочные соглашения, чтобы не согласовывать каждый платеж.

Лайфхак: используйте ИСУП либо таблицы с рейтингом контрагентов (надежность, сроки оплаты, конфликтность) — так проще принимать решения.

Арсений Тронь, менеджер по работе партнерами ADVANTA

Какие аспекты важно учесть в коммуникации с партнерами и контрагентами

Коммуникация с партнерами и контрагентами в проектных процессах требует внимательности к множеству аспектов. Эти аспекты являются ключевыми

• для эффективного взаимодействия,
• для успешного выполнения проектных задач,
• для управления коммуникациями проекта.

Прозрачность и честность

Важно открыто делиться информацией о ходе проекта, изменениях и возможных рисках. Это способствует укреплению доверия между всеми сторонами.

Регулярные обновления

Проводите регулярные встречи, делитесь статусами и отчетами о состоянии проекта. Это помогает контролировать выполнение задач и обсуждать возникающие проблемы.

Юридические аспекты

Убедитесь, что все договоренности четко прописаны и зафиксированы в договорах. Важны условия оплаты, сроки выполнения работ, ответственность сторон, проектные роли и механизмы разрешения споров.

Согласования и контроль

Договоритесь о процедурах согласования ключевых этапов проекта. Это особенно важно в сложных проектах с множеством участников, чтобы избежать путаницы и задержек.

Организационные различия

Учитывайте различные подходы и нормы работы, особенно если ваша команда или партнеры представляют разные страны или регионы.

Использование технологий

Применение платформ для совместной работы может существенно упростить процесс коммуникации и обмена информацией, особенно в условиях удаленной работы.

Что важно в коммуникации с контрагентами: экспертное мнение

Учитывайте подводные камни, которые дорого обходятся:

Неочевидные условия договора. Например, контрагент может затягивать оплату «по техническим причинам», если в договоре нет четких сроков.

Устные договорённости. Всегда фиксируйте в письме: «Как и обсуждали, вы оплачиваете до 20 числа…». Иначе потом доказывать бесполезно.

Совет: используйте ИСУП, чтобы помнить хронологию и напоминать о важных датах.

Арсений Тронь, менеджер по работе партнерами ADVANTA

Как выстроить управление коммуникациями проекта с учетом контрагентов и партнеров: методы и инструменты

В работе с партнерами и контрагентами, которые совместно ведут проекты, важно применять разнообразные инструменты и методы для обеспечения эффективной коммуникации, координации и управления. Основные из них включают в себя:

Использование систем управления проектами позволяет всем участникам отслеживать прогресс задач, распределять обязанности и визуализировать этапы проекта. Эти инструменты помогают создать единую картину проекта и обеспечивают прозрачность в работе команды.

Если вы хотите получить единый инструмент, в который сможете интегрировать другие ПО, собрать всех участников и всю информацию в одном месте, система управления проектами — это лучшее решение.

7 отечественных систем управления проектами

Надежная коммуникация имеет решающее значение для успешного взаимодействия с внешними участниками проектных процессов.

Используйте инструменты для обсуждений, обмена сообщениями, а также для постановки различных групп или задач. Это обеспечит удобный и быстрый доступ к информации.

Для работы с документами важно использовать инструменты, обеспечивающие совместный доступ, место для хранения и безопасность доступа. Эти инструменты позволяют сразу нескольким пользователям редактировать документы в реальном времени, оставлять комментарии и отслеживать изменения.

Выстроенный документооборот помогает существенно упростить процесс согласования.

Применение таких Agile-методологий, как Scrum или Kanban, позволяет гибко подходить к управлению проектами.

Эти методы предполагают регулярные совещания, ретроспективы и итерации, что помогает быстро адаптироваться к изменениям и улучшать процесс работы.

Важно заранее согласовать подходы к идентификации и управлению рисками проекта.

Проводите регулярный мониторинг возможных рисков и разрабатывайте план на случай их реализации.

Еженедельные или ежемесячные — регулярные синхронизации между всеми участниками проекта помогают поддерживать командный дух, обмениваться новостями и выявлять потенциальные проблемы на ранних стадиях.

Установка конкретных показателей эффективности (KPI) и регулярное предоставление отчетов о результатах работы каждой стороны позволяет оценивать результаты и корректировать стратегию, если это необходимо.

Примеры KPI для измерения успешности проектного офиса

Укрепление партнерских отношений через неформальное общение — возможность проявить не только профессиональные качества, но и выстроить человеческие отношения.

Периодические командные встречи и мероприятия вне рабочего контекста могут значительно улучшить понимание и сотрудничество между всеми участниками проекта.

Как система ADVANTA упрощает работу: опыт пользователя

Cистема А2 обеспечивает структурированный подход к планированию и выполнению рабочих задач. Она способствует:

1. Улучшению планирования. Позволяют эффективно распределять задачи по времени и ресурсам.

2. Повышению производительности. Автоматизация процессов и напоминания способствуют лучшему выполнению задач в срок.

3. Управлению командной работой. Обеспечивают прозрачность в распределении задач и ответственности среди участников команды.

4. Ускорению аналитики и упрощению отчетности. Позволяют собирать данные о выполнении задач и анализировать их для оптимизации будущих процессов.

5. Гибкости и прозрачности проектных процессов. Обеспечивают возможность быстро вносить изменения в планы и адаптироваться к новым условиям, а также вести проекты в максимальным уровнем видимости.

Арсений Тронь, менеджер по работе партнерами ADVANTA

Заключение

Коммуникация с партнерами и контрагентами в проектных процессах — динамичный и многоуровневый процесс, который требует следования деловым и бизнес-принципам, общих целей и заинтересованности.

Прозрачность, координация, уважение к культурным различиям и использование технологий создают фундамент для успешного сотрудничества, способствующего достижению общих целей проекта.

Проверяйте контрагентов до сделки.

Фиксируйте всё письменно.

Автоматизируйте рутину.

Работать с партнерами станет проще, а рисков — меньше. Если есть вопросы — спрашивайте!

Арсений Тронь, менеджер по работе партнерами ADVANTA