Если вы теряете контроль над проектами, поможет КСУП
Елена Филипова, руководитель Корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг» сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP)
Многие руководители бизнесов воспринимают идею корпоративной системы управления проектами (сокращенно КСУП от англ. CPMS — Corporate Project Management System) как аналог очередного дашборда, некоей интерактивной панели сведенных воедино отчетов. Однако это не так. КСУП — гораздо больше.
Представьте, что развитие компании – это некий путь или дорога, на пути есть много точек (задач), в которые нужно заглянуть, чтобы встретиться с партнерами, забрать важный груз, взять попутчиков и т.п. Сделать все это быстро, качественно и не тратить большое число ресурсов — довольно сложно, особенно если задач все больше и больше. В какой-то момент ресурсов и сил требуется слишком много и топ-менеджмент больше не может управлять этим. Так вот, внедренная в компании КСУП — это автомобиль, который едет в ту точку, которую укажет руководитель, и с той скоростью, которая нужна. Тогда топ-менеджеру можно перестать быть «загнанной лошадью», решающим вопросы в режиме ручного контроля, и превратиться в истинного хозяина положения — того, кто выбирает, как управлять и получать ожидаемый результат в удобном для него виде.
Есть машина, нужно обеспечить комфортное и безопасное движение
Продолжая аналогию, нужно сказать, что автомобилю (КСУП) нужно обеспечить комфортное и безопасное движение. Ему нужен двигатель, бензин, панель управления, грамотный водитель. И от того, насколько двигатель мощный, бензин качественный, панель управления удобная, а водитель подготовленный, зависит и скорость, и надежность движения.
Двигателем авто и его панелью приборов, в нашем случае будет как раз информационная система управления проектами (ИСУП). Единый, постоянно обновляющийся, четко структурированный массив данных – неотъемлемая часть КСУП. Но одна, сама по себе, информационная система управления, без должной методологии и грамотного проектного персонала, не послужит во благо никакой компании. Так же как движения автомобиля должны управляться правилами дорожного движения, так и движением КСУП должна управлять методология. Кроме того, нельзя забывать и о водителе – Проектном офисе, он должен быть умелым, знающим правила и грамотно реагировать на сигналы панели приборов. Примером нарушений построения КСУП может быть условный болид, скоростной и современный, который мчится на красный свет или за рулем которого сидит не умеющий управлять им юный водитель. Далеко такой автомобиль вряд ли уедет, скорее, от такого движения вы получите только кучу проблем. Резюмируя, можно сказать, что КСУП должна внедряться комплексно, увязывая воедино все элементы – методологию, Проектный офис и информационную систему, которые заставят компанию перейти на другой уровень своего развития.
Для автомобиля нужна обкатка, для КСУП – аккуратное внедрение
Важно учесть, что КСУП — это не чудодейственный способ, не какой-то «допинг», модная управленческая «фишка», способная повысить результативность сразу же, как только руководитель решил: «все, завтра работаем по-новому». Так же как для автомобиля нужна обкатка, для КСУП нужно аккуратное внедрение. Внедрение КСУП – сложный и не быстрый процесс, требующий хорошего обоснования и решимости преодолевать сопротивление. В среднем, такой процесс занимает около двух лет. Это связано с тем, что КСУП - прежде всего система, направленная на изменение взаимодействия персонала – и исполнительского и управленческого. Людям необходимо время, чтобы научиться, привыкнуть и начать работать по единым правилам, которые включают в себя набор процедур, методик и шаблонов нормативных документов по управлению проектами, опираться на данные информационной системы и доверять специалистам Проектного офиса. Кроме того, долгий срок внедрения КСУП объясняется тем, что, в большинстве своем, цикл среднего проекта составляет более трех-четырех месяцев. А для того, чтобы вы систему опробовали и адаптировали, нужно пройти два-три цикла.
Один из главных, на мой взгляд, элементов КСУП – методология. Но, к сожалению, нет какой-то единой методологии, которая одинаково хорошо подходила бы всем компаниям. Нельзя верить ни консультантам, ни рекламам, которые обещают, что вам за месяц-два полностью внедрят корпоративную систему управления проектами. Ни один консультант не знает априори, какая система нужна и подойдет именно вам, вашему бизнесу, вашим людям, вашей культуре. Для внедрения в каждой организации методологию придется заново создать и опробовать. Под методологию подстраивается информационная система, на нее опирается в своей работе Проектный офис, и все три элемента начинают быть системой, которая будет (и должна) крепнуть и совершенствоваться.
КСУП не нужна героям, а они у вас есть?
Вы спросите: интересно, если внедрять КСУП так долго, если это вовсе не «волшебная таблетка для эффективности», то зачем она нужна? И можно ли успешно работать без нее? Чтобы разобраться в этом, стоит вернуться к нашей метафоре, где КСУП — автомобиль, который позволяет топ-менеджеру с комфортом достичь точки маршрута, как пассажиру, который лишь указывает направление, а машина уже везет сама. Так вот, если у компании немного проектов, например, два или три, то, внедрять КСУП, то есть покупать автомобиль, не целесообразно. Пассажир и так прекрасно справится. Сам. Дойдет пешком или доедет на велосипеде, поймает маршрутку, в конце концов. А вот если у вас проектов много, к тому же есть жесткие сроки, то пешком или на попутках эффективно и вовремя достичь всех плановых точек (задач) вряд ли получится. Вы просто не успеете или выдохнетесь.
Другой вариант, при котором КСУП не нужна, близок к идеальному. А именно — без корпоративной системы управления можно обойтись, если у компании есть свои герои. Настоящая команда, которая настолько мотивирована, что они готовы ночами сидеть без какой-либо системы, тащить все проекты, как говорится, «на зубах», понимать друг друга с полуслова, в прямом контакте взаимодействовать с топ-менеджментом, а после очередной победы анализировать свой опыт и совершенствоваться. А у вас есть такие герои? Если да – прекрасно, но так бывает не всегда и не у всех. К тому же, герои стоят дорого, в современных условиях их нужно хорошо мотивировать, и не только медалями и вымпелами. Еще один их минус — героям нужны подвиги. А что если у компании множество важных, но рутинных проектов?
Многие компании просто обязаны регулярно выполнять массу небольших проектов. Например, открывать и закрывать точки продаж, регулярно обновлять используемое программное обеспечение для выполнения требований закона, внедрять новые сервисы, чтобы соответствовать уровню конкурентов. В общем, если ваш бизнес активно растущий, у вас много проектов, а героев нет или они уже выдыхаются и ропщут, так или иначе, вы придете к вопросу о построении системы для управления вашим развитием. В мировом менеджменте это называется корпоративной системой управления проектами.
