Система управления организацией «Адванта» искусство управления информацией

Эта статья призвана помочь высшему руководству крупных и средних организаций определить, что необходимо сделать, чтобы их проекты и портфели управлялись более эффективно и достигали лучших результатов.

В современном мире более успешно управляет бизнесом тот, кто владеет самой точной и оперативной информацией.

Одной из последних тенденций развития корпоративных информационных систем стало повышение значимости средств управления неструктурированными данными (протоколы совещаний, деловая переписка, рассылка новостей, результаты общения, знания, идеи и т.д.).

В отличие от структурированных данных (планов, отчетов, технической документации и т.д.) эта информация практически не обрабатывается традиционными информационными системами, изначально не приспособленными для этих целей.

Для системы управления портфелем проектов, обеспечивающей принятие решений стратегического уровня, эффективное управление массивами структурированной и неструктурированной информации является критически важной функциональностью.

Основные информационные стратегии управления портфелем проектов

Стратегии руководства в области управления портфелем проектов

Наше исследование показало, что менеджеры проектов и руководители организаций заинтересованы в наличии взаимоувязанного набора инструментов, которые позволят архивировать, хранить и просматривать как структурированные, так и неструктурированные данные по отдельным проектам и портфелю в целом. Они хотят иметь возможность делать это «в реальном масштабе времени», получать информацию от участников проекта, субподрядчиков, и, в том числе, давать по этому поводу руководящие указания.

Менеджеры, которые получат доступ к такому набору интегрированных инструментов, могли бы своевременно вернуть критический проект на безопасную траекторию и принять своевременные решения по портфелю проектов. Используя информационный архив завершенных проектов, можно создать коллекцию уроков проектного менеджмента, которая впоследствии может стать базой знаний организации.

Самые большие организации мира сегодня используют инструменты, известные как инструменты Управления Портфелями Проектов (PPM - Project Portfolio Management), которые поддерживают способность организовывать и непрерывно управлять группой проектов, предоставляя руководителю данные о проекте или портфеле проектов с любой степенью агрегирования. Руководитель может посмотреть структуру пакетов работ проекта, затраты по проекту, календарные планы, список участников, назначенные ресурсы, оценку рисков и другие критичные элементы.

Используя систему управления портфелем проектов, руководитель получает набор инструментов в виде панелей управления, на которых отражается хорошо структурированная информация по портфелю проектов с высокой степенью агрегирования данных.
 

Стратегии сотрудничества команд в области воплощения портфеля проектов

Инструменты поддержки сотрудничества фокусируются на всех аспектах взаимодействия групп участников проектов в процессе работы. При этом руководители проектов получают возможность регистрировать и отслеживать данные, имеющие особое значение для успеха проекта, а также поддерживать дискуссии, которые ведут к оптимизации процессов выполнения проекта.

Собирать данные, доступные для обзора с любого уровня управления компанией, сейчас более чем когда-либо критично, особенно для проектов с очень жесткими и короткими проектными циклами, жесткими бюджетами, и возрастающим влиянием внешних ограничений.

Используя систему управления портфелем проектов, менеджеры проектов получают инструмент для хранения, доступа и защиты полного объема неструктурированной информации по проекту. Информационная система обеспечивает поддержку сотрудничества команд проекта в реальном масштабе времени с любого уровня планирования и управления компанией.

Интеграция информационных потоков в системе управления
портфелем проектов

В качестве примера интеграции информации, рис.1 показывает семь ключевых точек интеграции системы управления портфелем проектов с потоками информации в крупной организации (документы, сообщения, переписка и т.д.).

Рис. 1. Семь ключевых точек интеграции информации в системе управления организацией
 

Точка 1 – Стратегия Бизнеса

Процесс формирования стратегии бизнеса требует обработки информации, поступающей от множества отделов и подразделений компании. В этом случае дискуссии заинтересованных лиц в значительной степени влияют на развитие определенной бизнес-инициативы и выработку решений,  как отобранные проекты должны выполняться. Такие дискуссии, проводимые участниками потенциального проекта на его Интернет страничке, могли бы быть представлены в форме, удобной для просмотра управляющим портфелем проектов.
 

Точка 2 – Инвестиционный анализ

Информационная система дает инструменты для получения пакета проектных документов, таких как ТЭО и предварительный план проекта, обеспечивающих возможность оценить портфель проектов с точки зрения выгод и возврата на инвестиции. Процедура согласования состава портфеля проектов может выполняться в реальном масштабе времени между управлением компании, ее подразделениями и другими заинтересованными лицами.
 

Точка 3 – Проекты

Часто участникам проекта требуется провести достаточно большой объем дискуссий по концепции проекта, в ходе которых проектные предложения постоянно редактируются и переделываются. В последующем, в процессе выполнения проекта участники также могут постоянно обмениваться информацией в реальном масштабе времени.
 

Точка 4 – Поддержка проектов

Определение приоритетных задач, необходимых для поддержки выполнения проектов, управление изменениями и идентификация проблем могут осуществляться значительно легче и эффективнее через сотрудничество всех участников в единой информационной системе.

Точка 5 – Выявление и устранение ограничений в системе деятельности

Мощное взаимодействие между высшим руководством и менеджерами проектов позволяет проводить непрерывные улучшения в системе деятельности компании и в обслуживании ее клиентов.
 

Точка 6 – Оптимизация ресурсов

Сущность управления портфелем проектов (т.е. многопроектного управления) – эффективное использование ресурсов и контроль их стоимости в рамках портфеля ведущихся проектов компании. Средства OLAP-анализа PPM-системы позволяют получать информационные срезы на любой момент времени, поддерживая процессы принятия решений.
 

Точка 7 – Реализация выгод

Создание базы знаний об успешных практиках реализации проектов может обеспечить существенную добавленную стоимость бизнеса или новые потоки доходов. Выявление связи результатов проектов с результатами успешных дискуссий и найденных в них решений, а также изучение полученных в ходе проекта уроков могут стать критически важными условиями для понимания и использования богатого опыта реализации проектов в организации.

Идентификация лучших решений часто используется менеджерами проектов, чтобы устранить проблемы, которые могут частично относиться к высшему руководству организации, и частично могут быть связаны с неадекватным применением инструментов проектного менеджмента (методологией управления проектами в том числе).
 

Резюме

Итак, основной эффект от использования системы управления портфелем проектов достигается за счет объединения структурированных и неструктурированных данных по проекту в правильной точке принятия решений.  Мы говорим здесь о возможности представления информации на любом уровне планирования и с требуемым уровнем агрегирования данных.

Основные выгоды от применения системы управления портфелем проектов на базе платформы «Адванта»

Система управления организацией «Адванта» на сегодня является единственной Российской системой класса PPM – Project Portfolio Management (Управление Портфелем Проектов), полностью реализованной на Web-интерфейсе. 

Ее применение дает организации следующие выгоды.
 

Определение баланса между портфелем проектов и стратегией организации

Анализ портфеля проектов с помощью инструментов системы «Адванта» обеспечивает точный и непредвзятый отбор проектов, которые реально поддерживают задачи оптимизации деятельности организации и вывода ее на траекторию устойчивого развития.
 

Фокус руководителя на портфеле проектов организации в целом

Вместо того, чтобы просто сосредоточиться на отдельном проекте какого-то отдела, реальная сила системы «Адванта» заключается в способности дать руководителю полную картину по портфелю проектов, а также, в случае необходимости,  адресного обращения к менеджеру или участнику любого проекта в пределах очень крупной организации.
 

Увеличение степени обзора деталей отдельного проекта и портфеля проектов

Так как информация по проекту часто распределяется между членами команды проекта (сотрудниками организации, субподрядчиками, представителями заказчика и т.д.), то инструменты системы «Адванта» помогают объединять эту информацию и принимать решения на ее основе.
 

Создание информационного пространства для сотрудничества команд проектов

Система управления организацией «Адванта» объединяет несколько типов средств коммуникаций, способных поддержать и захватить взаимодействие участников проекта в реальном времени. Инструменты «Лента новостей» и «Интернет-чат для команды проекта» обеспечивают интенсивный обмен мнениями большого количества пользователей. Инструменты коммуникаций гибко могут настраиваться, чтобы обеспечить все потребности пользователей.
 

Объединение знаний в организации

Система «Адванта» обеспечивает полный диапазон информационных входов и дает полную информацию для создания источников лучших практик и решений для будущих проектов. Все это создает условия доверия и сотрудничества участников команды проекта. Объединение знаний проектных команд позволяет находить новые решения сложных проблем. В результате организация уходит от рутинных решений и устоявшихся неэффективных практик.
 

Более быстрая идентификация проблем и возможностей

Система «Адванта» позволяет регистрировать проблемы в режиме реального времени и идентифицировать их по группам риска и приоритету. Возможность своевременно распознать проблему и направить силы на ее решение минимизирует нежелательные последствия и предотвращает эффект «снежного кома»  для связанных проектов.
 

Третий уровень зрелости проектного менеджмента крупных компаний

Система «Адванта» может рассматриваться как инструмент для вывода систем управления проектами крупных корпораций на третий уровень зрелости проектного менеджмента – управление портфелем проектов. Развертывание новых бизнес-процессов на базе единой программной платформы  позволит ускорить изучение новых методов и их практическое использование сотрудниками компании.