ИСУП как основной инструмент управления. Базовый функционал

Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Внедрение и развитие информационной системы управления проектами – обязательный шаг для любой КСУП. Без комфортных условий для управления, которые повысят скорость, технологичность и прозрачность процессов создание КСУП теряет всякий смысл. Именно эти цели и преследует большинство проектов по внедрению программных продуктов. Но, к сожалению, программное решение не может подойти всем сразу, требуется долгий период адаптации, тестирования функций, проб и ошибок. С чего начать? Как определить требования к такой системе так, чтобы удовлетворить широкий круг пользователей и, вместе с тем, обеспечить базу для долговременного развития?

Постоянные функции менеджера

Проектное управление в своей основе мало отличается от просто «управления». Поэтому для проектного менеджера, в первую очередь, необходимо обеспечить те же функции, что и для обычного руководителя. Особенностью систем управления проектами является более высокий уровень инструментов для планирования и контроля исполнения. Ведь проект отличается от операционной деятельности своей срочностью, уникальностью и рисками, что требует особого внимания.

Чтобы обеспечить комфортную работу участникам проектов и при этом поддержать процессы управления, выделим и покажем основные функции ИСУП, которые одинаково применимы как при старте проектного управления, так и при высокой зрелости КСУП.   

Управление исполнением

Основа основ управления – делегирование ответственности, полномочий и контроль исполнения. Поэтому для любой системы управления базовым функционалом должны быть возможности по фиксации передачи ответственности за выполнение задачи и приемке результатов, а также богатый набор инструментов для получения отчетов об исполнении в различных ракурсах. Даже не являясь руководителем проекта, я использовала ИСУП ADVANTA для управления подразделением: проводила совещания, фиксировала поручения, отслеживала статус их исполнения, хранила необходимые документы и другие артефакты. Система помогала своевременно обращать внимание на выполнение задач, просрочку и опережение, обосновывать необходимые решения и выстраивать мотивацию.

Фиксация ответственности за задачу

Задачи по ответственным с индикаторами просрочки

Группировка задач по ответственным

Приемка выполненных работ в системе

Планирование

Поскольку мы говорим о старте КСУП и, соответственно, старте ИСУП, для некоторых областей важно определить не только базовые функции, но и последовательность их внедрения. Конечно, многое зависит от устоявшихся правил, стандартов и процессов компании. Но все-таки для большинства систем логична следующая этапность в автоматизации процессов планирования:

Первым и самым востребованным уровнем планирования являются сроки реализации проектов и выполнения задач. Время – наиболее ценный ресурс, его планируют и топ-менеджеры, и функциональные руководители, и просто специалисты. При выполнении проектов и задач с множеством взаимосвязей и ответственных сложно избежать ошибок, поэтому не обойтись без специальных инструментов. В первую очередь, важно уметь группировать задачи проекта, объединять их по смыслам, расставлять приоритеты и контрольные точки. В этом поможет представление проекта в виде иерархической структуры.

Другим незаменимым инструментом ИСУП для планирования сроков является диаграмма Ганта. С ее помощью каждая роль может создать собственный план: топ-менеджмент фиксирует дорожные карты развития, руководители бизнес-направлений намечают проекты, проектные менеджеры создают этапы и задачи в расписании своих инициатив. Диаграмма связывает события по старту и завершению работ, отражает ответственных за задачи. Большинство систем для управления проектами имеет в своем функционале диаграмму Ганта, главное – уметь настроить необходимые элементы в ИСУП. В результате этой работы будет построена основа для создания отчетов всем уровням заинтересованных сторон. Исполнители примут назначенные им задачи, заказчики смогут получать информацию о продвижении проекта по его фазам, руководство сможет контролировать достижение важных результатов в рамках портфеля.

Пример иерархической структуры работ для функциональных руководителей

Планирование сроков менеджером проекта с использованием диаграммы Ганта

Пример визуализации плана по контрольным точкам для руководства

Следующий по важности уровень планирования – бюджет. Для работы с финансами, как правило, есть отдельные системы, но они не имеют задачи по управлению проектами. На низком уровне зрелости проектного управления распределение материальных ресурсов предприятия часто производится по подразделениям (центрам финансовой ответственности), без отдельного учета проектной деятельности. То есть бюджет проекта распределен по разным участкам, при этом в бюджете каждого подразделения могут быть средства нескольких проектов по одним и тем же статьям затрат. По сути, это означает, что управление бюджетом для проекта вовсе отсутствует.

Все это может привести к возникновению ошибок и кассовых потерь, утрате контроля на высоком уровне.

Полноценная ИСУП должна обладать инструментами по работе с финансами, благодаря которым пользователям доступен анализ бюджетов в контуре проектов на основе реально совершаемых платежей. В ходе анализа можно связать поступление и расходование средств с контрольными событиями проекта: контрактами, закупками, оплатой работ, завершением пилотных испытаний и получением прибыли. ИСУП обеспечивает возможности планирования бюджета проекта, анализ финансовой информации, а в идеале и интеграцию с другими учетными системами.

Возможности интеграции ИСУП дают основу для контроля финансов в оперативном режиме. То есть при совершении оплаты или поступлении платежа по проекту эта транзакция может сразу передаваться в систему управления проектами. Такие условия управления дают возможность немедленного выявления экономии и рисков недостатка средств по портфелю, в целом.

Не секрет, что бюджет проекта может несколько раз корректироваться – возникают дополнительные требования, принимаются решения о важных дополнениях и изменениях, отражается воздействие внешних факторов. Сложно удерживать во внимании, насколько изменение бюджета каждой задачи или проекта повлияет на выполнение сводного бюджета, и является ли такое изменение угрозой для достижения целей. Используя возможности ИСУП, можно регулярно отслеживать критичные отклонения бюджета, и на основании этих данных принимать решения о корректировке содержания проектов, снижении требований к качеству или остановке каких-либо работ.

Пример работы с бюджетом в ИСУП

Пример отчета доходов и расходов проекта по статьям затрат 

Пример отчета по контролю расходования бюджета проекта

Еще одним востребованным инструментом управления является анализ загрузки исполнителей. Этот инструмент необходим при дефиците трудовых ресурсов, когда важно корректно распределить объем работ на исполнителей и спрогнозировать назначение задач на следующий период. Такие виды анализа используются на уровне проектов и задач и наиболее сложно реализуемы. Дело в том, что в умении правильно рассчитывать нагрузку недостаточно иметь только инструмент для управления, требуется иной уровень культуры и самих исполнителей. Для распределения и подсчета загрузки персонала понадобится точное планирование работ, принятие ответственности исполнителя за соблюдение сроков, регулярный сбор фактически затраченного времени (таймшит) и соответствующая мотивация за просрочку. Каждый день или еженедельно по всем задачам в контуре ИСУП каждый исполнитель должен передавать сведения о времени, затраченном на выполнение конкретных задач. Все руководители обязаны регулярно анализировать исполнение, находить возможности для оптимизации, проверять корректность данных от своих сотрудников. На такой формат взаимодействий способна не всякая организация и на верхнем, и на нижнем уровне управления. Однако, если готовность реализовать такие функции все же есть, наличие в ИСУП инструментов для планирования трудозатрат и сбора фактических значений переводит управление компанией на новый этап. Тогда в системе появляются и планы загрузки, и регулярно собираются данные по фактически затраченному времени. А, значит, появляется возможность для точного планирования деятельности, снижаются риски недостатка ресурсов, сокращаются простои в работе.

Сбор фактически затраченного времени по работам в ИСУП

Примеры отчетов для контроля загрузки исполнителей

В последующей публикации мы подробно остановимся на таких незаменимых в проектной деятельности инструментах как коммуникации и документооборот, сбор и хранение информации, аналитика и отчетность.