ИСУП как основной инструмент управления. Базовый функционал. Часть 2

Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

В прошлой публикации мы уже начали обсуждать, каким должен быть удобный в использовании программный продукт для системного управления проектами. Мы уже выяснили, что ИСУП должна обладать инструментами планирования проектов, делегирования задач и четкого контроля их исполнения. Плюс ко всему, в нее должен быть заложен функционал для управления финансами и загрузкой ресурсов проекта. На этот раз речь пойдет о таких незаменимых в проектной деятельности инструментах как коммуникации и документооборот, сбор и хранение информации, аналитика и отчетность. 

Коммуникации и документооборот

Для коммуникаций и работы с документами существует даже слишком много инструментов. Но, к сожалению, в деле управления проектами это, скорее, проблема, чем выгода. «Кто, с кем, когда, как договорился, и где все это найти?» – вот к чему приводит свобода выбора коммуникативных каналов. Если речь заходит о сроках, бюджете, выделении ресурсов, согласовании требований к содержанию и качеству работ, то потеря таких договоренностей для проекта вполне равноценна катастрофе. Неизбежны конфликты, проблемы приемки результатов, затруднены пути принятия важных проектных решений.

Давайте представим противоположную ситуацию, когда необходимую информацию легко найти, все диалоги, согласования, утверждения и даже рабочая переписка ведутся в контуре той проектной работы, которая требует этих коммуникаций, а сама работа логично вписана в структуру проекта. Тогда вместе с поиском задачи без труда отображаются все требуемые договоренности и решения. При наличии достаточного набора инструментов для взаимодействия внутри ИСУП указанные проблемы будут решены. Еще один важный момент: при составлении требований к ИСУП пристальное внимание нужно уделить возможностям коммуникаций и удобству интерфейса для обсуждения и согласования задач и решений.

Пример дискуссии

Пример согласования

С обеспечением коммуникаций неразрывно связана и задача по хранению проектных документов, которые служат основой для решений и нужны для поддержки работ, контрактов и т.п. Немаловажна функция ИСУП по учету различных версий документов: позволяет навести порядок в хранении и сделать работу с документами проще и удобнее.

Пример хранения документов по проекту и учета их версий

Сбор, структурирование и хранение информации

Работа с проектами, задачами и целями подразумевает, что в системе управления будут зафиксированы все необходимые данные, которые впоследствии можно проанализировать и сформировать необходимую отчетность. Для этих целей в каждом элементе управления, будь то крупный проект или небольшая задача, необходимо собирать и хранить разную информацию о проекте. Например, при отборе проектов в портфель необходимо учесть категорию проекта, отрасль, уровень заказчика, ограничения бюджета и продолжительности. Если проект выполняется, важно уметь собирать от участников новые запросы, существующие риски или уведомление о статусе, что требует отдельного формата для хранения. В ИСУП должна быть возможность учета разных форматов данных для каждого вида необходимой информации: суммы, текст, выпадающие списки значений, справочники, ссылки на другие объекты и т.п.

Пример хранения данных в карточке проекта

Пример справочника для хранения данных о проекте

В части обеспечения целостности и полноты данных нужно, чтобы ИСУП умела «вести» пользователя по процессу, в нужный момент времени требуя заполнения обязательных реквизитов и документов, подтверждающих результаты. При этом важно, чтобы администраторы ИСУП могли настраивать шаблоны таких процессов без необходимости программирования.

Пример требований заполнения обязательных реквизитов проекта

Создавая необходимые структуры для сбора и хранения информации и вписывая их в ежедневную круг задач по проекту, можно обеспечить КСУП достаточными данными для анализа и организации эффективной работы. Например, несомненным плюсом для любого менеджера является способность оперативно находить ответы на вопросы и обоснования, которые часто отражаются в принятых решениях. Примерами таких решений могут быть распоряжения о дополнительном финансировании, продлении сроков, внесении важных изменений в перечень работ, высвобождении времени ключевых сотрудников и т.п. Если ИСУП умеет быстро фиксировать такую информацию и осуществлять ее удобный поиск, то менеджмент получает действительно эффективный инструмент управления. Гибкая настройка различных справочников и построение отчетов по ним является базовой функцией ИСУП, которая и обеспечит описанные выгоды.

Пример справочника для фиксации решений по проекту

Пример отчета по принятым решениям

Еще одним примером базовой функции ИСУП может служить возможность системы сохранять саму структуру работ и разворачивать ее как готовый план для типовых проектов. Если в компании проводятся регулярные проекты, у которых есть понятные фазы и даже последовательность работ внутри них, то управление таким проектом будет сродни выполнению регулярного процесса. В стандартном шаблоне такого проекта-процесса можно прописать все работы, сделать в них необходимые указания для исполнителей, приложить ссылки и документы, создать структуры для регулярных коммуникаций. А с инструментом для «копирования» плана сложность руководства проектом значительно снижается. Тогда для подготовки плана достаточно выбрать необходимый шаблон и развернуть его для нового проекта. Создадутся необходимые фазы, задачи и контрольные точки с нужным описанием и реквизитами, а работы автоматически будут назначены на нужных исполнителей и приемщиков.

Добавление плана проекта по шаблону

Выбор шаблона проекта

Выбор задач из иерархической структуры шаблона

В период внедрения КСУП и ИСУП набор функций системы часто меняется, поэтому необходимо убедиться, что их настройка и изменение занимает минимальное время и доступно для понимания обычным пользователям, а не только ИТ-специалистам. Тогда система будет быстро адаптироваться и легко впишется в процессы управления.

Помимо этого, важно понимать возможности ИСУП для обеспечения информационной безопасности и конфиденциальности данных, в том числе, разделение видимости объектов и атрибутов для разных ролей. Практически в каждой компании есть необходимость создать «секретный проект», скрыть от лишних взглядов финансовую информацию, защитить данные аналитики для топ-менеджмента от сотрудников исполнительского уровня. Эти вопросы необходимо обязательно включить при обсуждении функций системы с потенциальным поставщиком.

Анализ и отчетность

Отчеты – наиболее часто используемые функции ИСУП. Как основа мониторинга и контроля, они делают систему действительно применимой и полезной для всех участников. С одной стороны, отчеты ИСУП – рабочая область для руководителя проекта, с другой – возможность для топ-менеджмента оценивать управление, в целом. Как координировать создание отчетов на основании данных ИСУП, понимать их назначение и предоставлять нужную информацию в выгодном свете – целая наука. 

Инструментов анализа данных – великое множество. Они всегда востребованы, и их всегда не хватает. При внедрении любого программного продукта особым вопросом является настройка требуемых отчетов. Вне зависимости от сложности настройки и широкого функционала системы, некоторые проекты неуспешны только потому, что команда не смогла должным образом настроить и научить участников применять отчеты. Чтобы подстраховать себя от подобных рисков, стоит определить несколько важных требований к возможностям ИСУП:

1. Наличие инструментов для создания гибких и настраиваемых отчетов. В системе должна быть возможность самостоятельной настройки простых отчетов любым пользователем. В готовой отчетности должны быть доступны функции онлайн-фильтрации и группировки. Такой функционал намного сокращает перечень создаваемых отчетов, что снижает нагрузку на систему и упрощает использование.
2. Формы сбора данных по расписанию и контроль дисциплины сбора данных. Система должна уметь сама собирать, сохранять и обрабатывать необходимую информацию. А еще сообщать руководителю проекта или Проектному офису о нарушениях или просрочках в этом процессе.
3. Интеграция с другими системами. ИСУП должна быть способна выгружать данные в другие системы. Как минимум, представлять отчет в Excel-формате или на основе функций Excel. Объединение показателей для глубокого анализа и принятия обоснованных решений – неизбежный шаг к успешному управлению.
4. Система должна уметь предоставлять удобную информацию руководству в онлайн-формате, для современных платформ это означает наличие функционала дашбордов.

Без этих возможностей система будет слишком ресурсоемкой с точки зрения администрирования и поддержки, неудобной для использования из-за отсутствия гибкости и каналов связи с другими программными продуктами. А проектный офис погрязнет в работе по постоянному ручному сбору необходимых данных. 

Пример настройки простого отчета пользователем

Примеры использования фильтров в готовых отчетах

Пример выгрузки в Excel или настройка отчетов в Excel

Пример формы сбора отчетности

Пример отчета, который показывает просрочку предоставления данных

Примеры дашбордов для руководителей

Задача КСУП не только в том, чтобы построить отчет, который понравится. Необходимо сделать отчетность минимальной по объему, но максимально покрывающей управление и поддерживающей действующую методологию.