Как автоматизация проектного управления помогла увеличить сеть предприятий фастфуда на 22% за год

Согласно данным исследования РБК, в период пандемии 2020-2021 годов частота посещений россиянами ресторанов быстрого питания сократилась на 20%. Однако спрос на их продукцию оставался высоким, по сравнению с другими заведениями общепита.

Этому в немалой степени способствовал налаженный сервис доставки и возможность продавать фаст-фуд «на вынос».

В этот непростой период к нам обратилось руководство сети предприятий быстрого питания за помощью в решении амбициозной задачи – увеличить количество открытий новых торговых точек без расширения штата Проектного офиса и набора дополнительных руководителей проектов. В этом случае оптимальным решением для компании стало внедрение проектного подхода и автоматизация процесса открытия новых ресторанов.

За счет каких механизмов удалось успешно провести внедрение? Рассказываем в этом кейсе.

Сеть предприятий быстрого обслуживания работает на российском рынке более 10 лет, на сегодня имеет несколько сотен торговых точек в большинстве городов нашей страны.

Как было

• До внедрения системы ADVANTA в компании не было специализированного инструмента для управления проектами. Статусы проектов и программ отслеживались вручную и велись в раздельных Excel-файлах ответственными за программу проектов. Затем эти данные сводились в один общий отчет координаторами отделов. В сводном отчете содержались данные только об основных вехах проектов и не было возможности увидеть детальную информацию по каждому конкретному проекту.
• Четкое разграничение ответственности и обязанностей между ключевыми участниками проектов отсутствовало. Из-за этого возникали конфликты интересов. Решение вопросов, находящихся на стыке полномочий разных ролей, часто затягивалось и требовало привлечения топ-менеджмента.
• В компании не было единого ресурса для хранения документов по проектам. Подготовка и сбор отчетных документов занимали много времени, был риск предоставления неактуальной версии документа, на основе которого можно было сделать не только ошибочные выводы или исказить аналитику, но и выполнить не ту работу.
• Не было возможности оперативно получать данные по отклонениям от базовых сроков выполнения проектов, рискам, составу проектных команд и т.д.

Почему решили что-то менять

В связи с увеличением плана по открытиям предприятий управлять проектами строительства в ручном режиме было уже нельзя.

Заказчик видел необходимость в оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, создании типового подхода к процессам планирования и решения проектных задач. Кроме того, команда заказчика нуждалась в едином информационном пространстве для ведения коммуникаций и едином хранилище рабочих и отчетных документов с ограничением доступа для сотрудников, не задействованных в проектах.

Для решения этих задач команда заказчика начала поиск подходящей ИТ-системы.

Рассматривали несколько вариантов, в итоге остановили свой выбор на системе ADVANTA, в пользу которой сыграли несколько весомых аргументов: интуитивно понятный интерфейс платформы, наличие инструментов для автоматизации процессов управления проектами, внушительный опыт команды по внедрению решений в сфере ритейла и дистрибуции и кейсы по управлению проектами масштабирования бизнеса.

Цель внедрения

Оптимизация и автоматизация бизнес-процессов, направленных на планомерный рост сети торговых точек компании.

Приоритетные задачи для заказчика

• Получить единую систему управления проектами с осуществлением контроля статуса и здоровья портфеля проектов.
• Разграничить права доступа в проектах.
• Настроить шаблоны типовых проектов.
• Настроить инструмент уведомлений при массовом делегировании задач.
• Обеспечить возможность контроля и управления загрузкой трудовых ресурсов.
• Автоматизировать сбор данных о статусе мероприятий.
• Настроить общий ресурс для хранения документов по каждому проекту с ограничением доступа для сотрудников, которые не входят в проектную команду.

Что сделано

• Настроены формы сбора данных по проектам/задачам/контрольным точкам.
• Настроены шаблоны типовых проектов.
• Настроена рассылка единого уведомления участникам проектов на e-mail с информацией о назначаемых задачах при массовом делегировании.
• Настроена дополнительная ветка для хранения типовых документов в проектах и зашита в шаблоны.
• Разграничены права доступа для ключевых участников проектов.
• Выполнена доработка, позволяющая массово скачивать нужные документы по проектам/регионам/портфелям.
• В систему внесено 250 проектов заказчика.
• Создано 14 шаблонов отчетов разной сложности.
• Задействовано 14 автоматизированных сценариев, позволяющих вести пользователя по процессу управления проектом.
• Работе в системе полностью обучено 40 сотрудников из разных регионов страны.

Результаты внедрения. Как стало

1. В 2021 году после внедрения системы увеличилось количество открытых предприятий на 22% по отношению к показателям 2019 года.
2. Отслеживаются проблемы и риски – руководство получает актуальную информацию в режиме онлайн, что позволяет своевременно реагировать на изменения в проектах и сокращает вероятность денежных потерь.
3. Сократились трудозатраты при запуске новых проектов за счет автоматизации составления план-графика работ по открытию новых предприятий и уведомлений ответственных при назначении.
4. Сократилось время на взаимодействие между проектной командой, каждый из участников получил доступ к актуальным данным и возможность отслеживать изменения в реальном времени.
5. Сократилось время на подготовку отчетности, суммарные трудозатраты на подготовку еженедельного отчета снизились с нескольких дней до 1 дня.
6. Каждый сотрудник на старте нового проекта знает, за что отвечает и в какие сроки необходимо выполнить задачи.

Планы заказчика по развитию системы

Благодаря внедрению ИТ-системы ADVANTA заказчик смог увеличить количество открытых предприятий, сохранив режим обслуживания и качество продукции на высоком уровне.

Команда заказчика планирует дальше развивать систему проектного управления в своей компании и уже наметила ориентиры на ближайший год: настройка дополнительных сценариев по автоматизации текущих процессов, внедрение дополнений по текущим отчетам и настройка новых.

Особенности проекта для команды ADVANTA

Команде ADVANTA удалось реализовать намеченные в проекте цели благодаря применению нового функционала «Цифрового помощника» (автоматических сценариев – триггеров) и слаженной работе нескольких отделов компании – внедрения, разработки, ИТ.

Новые для нас решения в этом проекте: настройка единого уведомления в почту при массовом назначении на задачи, ролевые согласования и формирование команды в автообновляемой карточке проекта.

На протяжении всего срока реализации проекта специалисты отдела внедрения проводили несколько сложных согласований настроенного решения и находили компромиссные для заказчика варианты.

У каждого проекта своя специфика и нюансы, сложности могут возникнуть на любом этапе, значительно повлиять на ход внедрения.

Главное остается неизменным – поиск оптимального для клиента решения. Мы всегда опираемся на запрос заказчика и доводим проект до максимального результата в каждом конкретном решении.