Как автоматизация управления сроками и бюджетами проектов сэкономила 90% времени руководителей и ФОТ компании

Кейсы

Уложиться в план-график проекта, завершить его в срок и не выйти за рамки бюджета – ключевые задачи проектного менеджмента. Однако согласно данным опроса, проведенного ГК ADVANTA в 2021 году, 34% организаций сталкиваются со срывом сроков и превышением бюджетов при выполнении проектов. Именно поэтому, чтобы не терять прибыль и не рисковать репутацией при работе с большим числом контрагентов, многие компании прибегают к автоматизации ключевых бизнес-процессов.

В мае 2023 года в АО «Новосибирскэнергосбыт» завершился проект внедрения комплексной системы управления проектами на базе платформы ADVANTA. Этот шаг позволит руководству компании быстрее принимать решения на основе проверенных данных и в будущем снизить процент проектов с отклонениями по срокам и бюджетам.

Справка о компании

АО «Новосибирскэнергосбыт» – единственный гарантирующий поставщик электроэнергии на территории г. Новосибирска и Новосибирской области. Предприятие отвечает за электроснабжение клиентов, закупая электроэнергию на оптовом рынке и регулируя ее поставку через договорные отношения с сетевыми организациями. Клиентами предприятия являются более 1,3 млн физических и 33 тысяч юридических лиц. За 2022 год выручка компании составила 48,1 млрд руб. Штат сотрудников превышает 850 человек.

Предпосылки к внедрению системы ADVANTA

Организация в стадии активного роста и в постоянном поиске современных цифровых сервисов, чтобы сделать жизнь своих клиентов удобнее и проще. Поэтому количество внутренних ИТ-проектов в Новосибирскэнергосбыт неуклонно растет. Сейчас в работе свыше 40 проектов со средним сроком реализации 7-9 месяцев.

Прежде, чем утвердить и запустить проекты в работу, в компании ведется отбор инициатив от различных подразделений и служб. Регистрировать и отбирать идеи для будущих проектов приходилось вручную, не было возможности оперативно получать информацию о статусе инициатив. Для компании повышение эффективности в работе с инициативами означало быстрее запускать в работу крупные прибыльные проекты и, соответственно, быстрее получать прибыль.

С помощью проектного подхода топ-менеджмент планировал автоматизировать основные процессы управления проектами и отбора перспективных идей. А проектному офису был необходим инструмент для поддержки методологии проектного менеджмента и качественного управления портфелем проектов.

До внедрения ADVANTA информация о статусах, сроках, бюджетах и ресурсах проектов велась в четырех разных системах: Jira, 1С, BPM, Confluence. Это создавало сложности с контролем и синхронизацией данных, возникали риски срыва сроков и перерасхода ресурсов. Подготовка сводных отчетов по проектам занимала много времени. У компании не было единого инструмента для коммуникаций и контроля проектов.

ADVANTA стала единой средой для взаимодействия проектных команд, предоставила возможность автоматизировать сбор и формирование отчетности, получать необходимые данные по проектам в онлайн режиме с помощью встроенных отчетов и дашбордов.

Устали терять время на ручном управлении? Протестируйте комплексное автоматизированное ИТ-решение с функцией контроля проектов. Оставьте заявку на презентацию системы

Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением системы

Снизить время на обработку информации по идеям и инициативам;
Сократить трудозатраты на подготовку и сбор отчетности;
Иметь четкую картину по бюджету проекта (утвержденный, законтрактованный, резерв и факт освоения бюджета);
Видеть загрузку руководителей проектов в режиме онлайн;
Оцифровать деятельность проектного офиса для смежных подразделений;
Контролировать соблюдение методологии;
Отслеживать наличие требуемой документации на каждом этапе проекта.

ADVANTA была выбрана в качестве корпоративной системы управления проектами, поскольку даже базовым функционалом позволяет решить поставленные задачи, имеет дружелюбный и понятный интерфейс, готовую технологию внедрения и опытную команду с многолетней экспертизой успешного выполнения проектов.

Что было сделано в процессе внедрения

Создан механизм регистрации и единый реестр инициатив в системе. Снизилась нагрузка на проектный офис за счет дашборда, позволяющего в онлайн режиме анализировать информацию по всему реестру инициатив.
В едином окне собрана информация по статусам всех проектов, что сокращает время на получение данных для принятия оперативных решений. Видна занятость руководителей проектов. Заказчики вовлечены в работу над проектами, ведется своевременная приемка результата по этапам жизненного цикла и контрольным точкам проекта.
Созданы шаблоны проектов. Этот шаг помог ускорить и упростить планирование проектов, а также более эффективно соблюдать методологию за счет наличия контрольных документов по каждой КТ.
Настроен модуль по управлению финансами и стоимостью проектов. Регулярный отчет по плану платежей, на основании которого данные попадают в платежный календарь компании, формируется автоматически. Раньше этот отчет собирал вручную администратор проектного офиса.
На карточку проекта выведены необходимые виджеты по финансам. Это позволяет проектному офису и руководству компании сразу же оценить ситуацию и исключить ошибки при работе с бюджетом. За внесение данных теперь полностью отвечает руководитель проекта, финансисты участвуют только в согласовании бюджетных показателей. Нагрузка на сотрудников финансового отдела в значительной степени снизилась.

Каких результатов удалось достичь после внедрения

На 90% (с 50-60 до 4-5 часов)

снизились ежемесячно трудозатраты всех руководителей проектов на подготовку сводной отчетности
Сокращена 1 штатная единица

в отделе бюджетирования и планирования (ОБиП)
На 87% (с 8 до 1 часа)

сократилось время на подготовку презентаций к совещаниям по статусу проектов за счет структурированных данных на дашборде
На 75% (с 4 до 1 часа)

снизилась длительность поиска нужной информации по проектам (отчеты, прочие документы, статистические показатели)
Качественное изменение методологии проектного управления

ранее контрольные точки и отклонения по ним нигде не фиксировались. В ADVANTA появилось управление на уровне КТ и аналитика для принятия решений, в т.ч. еженедельный статус-отчет по проекту с фиксированными задачами