Как автоматизация управления сроками и бюджетами проектов сэкономила 90% времени руководителей и ФОТ компании
Справка о компании АО «Новосибирскэнергосбыт»
АО «Новосибирскэнергосбыт» — единственный гарантирующий поставщик электроэнергии на территории г. Новосибирска и Новосибирской области. Предприятие отвечает за электроснабжение клиентов, закупая электроэнергию на оптовом рынке и регулируя ее поставку через договорные отношения с сетевыми организациями. Клиентами предприятия являются 33 тыс. юридических и более 1,3 млн физических лиц. За 2022 год выручка компании составила 48,1 млрд руб. Штат сотрудников превышает 850 человек.
Предпосылки к внедрению системы ADVANTA
Организация в стадии активного роста и в постоянном поиске современных цифровых сервисов, чтобы сделать жизнь своих клиентов удобнее и проще. Поэтому количество внутренних ИТ-проектов в Новосибирскэнергосбыт неуклонно растет. Сейчас в работе свыше 40 проектов со средним сроком реализации 7-9 месяцев.
Перед утверждением и запуском рабочих проектов в компании ведется отбор инициатив от различных подразделений и служб. Регистрировать и отбирать идеи для будущих проектов приходилось вручную, не было возможности оперативно получать информацию о статусе инициатив. Для компании повышение эффективности в работе с инициативами означало быстрый запуск крупных прибыльных проектов и, соответственно, скорейшее получение прибыли.
С помощью проектного подхода топ-менеджмент планировал автоматизировать основные процессы управления проектами и отбора перспективных идей. Проектному офису требовался инструмент для поддержки методологии проектного менеджмента и качественного управления портфелем проектов.
До внедрения ADVANTA информация о статусах, сроках, бюджетах и ресурсах проектов велась в четырех разных системах: Jira, 1С, BPM, Confluence. Это создавало сложности с контролем и синхронизацией данных, возникали риски срыва сроков и перерасхода ресурсов. Подготовка сводных отчетов по проектам занимала много времени. У компании не было единого инструмента для коммуникаций и контроля проектов.
ADVANTA стала единой средой для взаимодействия проектных команд, предоставила возможность автоматизировать сбор и формирование отчетности, получать необходимые данные по проектам в онлайн-режиме с помощью встроенных отчетов и дашбордов.
Устали терять время на ручном управлении? Протестируйте комплексное автоматизированное ИТ-решение с функцией контроля проектов.
Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением системы
- Снизить время на обработку информации по идеям и инициативам;
- Сократить трудозатраты на подготовку и сбор отчетности;
- Иметь четкую картину по бюджету проекта (утвержденный, законтрактованный, резерв и факт освоения бюджета);
- Видеть загрузку руководителей проектов в режиме онлайн;
- Оцифровать деятельность проектного офиса для смежных подразделений;
- Контролировать соблюдение методологии;
- Отслеживать наличие требуемой документации на каждом этапе проекта.
ADVANTA была выбрана в качестве корпоративной системы управления проектами, поскольку даже базовым функционалом позволяет решить поставленные задачи, имеет дружелюбный и понятный интерфейс, готовую технологию внедрения и опытную команду с многолетней экспертизой успешного выполнения проектов.
Что было сделано в процессе внедрения
Механизм регистрации и единый реестр инициатив в системе
Проведение дискуссий и обсуждений внутри системы
Создан механизм регистрации и единый реестр инициатив в системе. Снизилась нагрузка на проектный офис за счет дашборда, позволяющего в онлайн-режиме анализировать информацию по всему реестру инициатив.
Информация по всем проектам в одном месте
Здоровье портфеля в ADVANTA
В едином окне собрана информация по статусам всех проектов, что сокращает время на получение данных для принятия оперативных решений. Видна занятость руководителей проектов. Заказчики вовлечены в работу над проектами, ведется своевременная приемка результата по этапам жизненного цикла и контрольным точкам проекта.
Единая «база знаний»
Создание типового шаблона проекта со всей необходимой информацией
Созданы шаблоны проектов. Этот шаг помог ускорить и упростить планирование проектов, а также более эффективно соблюдать методологию за счет наличия контрольных документов по каждой КТ.
Контроль финансов проекта
Автоматический мониторинг и контроль финансов
Настроен модуль по управлению финансами и стоимостью проектов. Регулярный отчет по плану платежей, на основании которого данные попадают в платежный календарь компании, формируется автоматически. Раньше этот отчет собирал вручную администратор проектного офиса.
Информация о проекте
Вся нужная информация по проекту на одном экране
На карточку проекта выведены необходимые виджеты по финансам. Это позволяет проектному офису и руководству компании сразу же оценить ситуацию и исключить ошибки при работе с бюджетом. За внесение данных теперь полностью отвечает руководитель проекта, финансисты участвуют только в согласовании бюджетных показателей. Нагрузка на сотрудников финансового отдела в значительной степени снизилась.
Каких результатов удалось достичь после внедрения
Результаты
На 90% снизились ежемесячно трудозатраты всех руководителей проектов на подготовку сводной отчетности
Сокращена 1 штатная единица увеличите скорость эскалации проблем и согласований
На 87% сократилось время на подготовку презентаций к совещаниям по статусу проектов за счет структурированных данных на дашборде
На 75% снизилась длительность поиска нужной информации по проектам (отчеты, прочие документы, статистические показатели)
