Как цифровая трансформация меняет управление проектами
Об авторе: Джей Т. Риптон – внештатный автор из Скоттсдейла (штат Аризона, США), который специализируется на теме бизнеса, цифровых технологий и связанного с этим образа жизни.
Роль руководителя проекта меняется в результате цифровизации
Сначала информационные технологии были игрой на повышение эффективности. Затем пришли социальные сети, смартфоны и облачные решения. Это радикально изменило способ ведения дел, заставив любой бизнес стать цифровым. Однако не каждый полностью перешел на цифровизацию, многие все еще находятся в процессе так называемой «цифровой трансформации».
Проще говоря, цифровая трансформация включает в себя цифровые инструменты, применяемые во всех сферах деятельности и способные коренным образом менять бизнес-процессы и способы взаимодействия компаний с клиентами.
Этот сдвиг меняет не только то, как фирмы выстраивают отношения с клиентами, но и то, как они создают продукты; это затрагивает каждый аспект менеджмента, включая управление проектами. Давайте рассмотрим пять приемов, с помощью которых цифровая трансформация преображает сегодняшнее управление проектами.
1. Асинхронная связь
Команды всегда беспрепятственно общались друг с другом, но цифровые инструменты – это нечто иное, чем просто коммуникация. Именно они открыли путь к обмену мнениями между членами проектной группы – и это происходит асинхронно.
Раньше общение происходило посредством встреч и электронной почты, но теперь такие инструменты, как Slack и Chanty, создали виртуальное пространство, где происходит основное взаимодействие между членами проектной команды.
Это позволяет не только увеличить скорость коммуникаций, но и, что более важно, переместить их в сторону асинхронной модели, когда участники проектов ведут задачи и делятся результатами, но не в офлайне. Живые встречи и общение здесь и сейчас все еще происходит, но львиная доля коммуникаций начинает происходить в цифровых пространствах команды.
2. Меньше управления
Времена разрозненной проектной работы стремительно уходят. Для менеджеров проектов роль руководителя команды в традиционном смысле теряет свою актуальность.
Это связано с усилением коммуникаций в сочетании с тенденцией к гибкому управлению проектами, ставшим результатом внедрения цифровых методологий, и открывает эру самостоятельного, самоорганизующегося проектного менеджмента.
Например, эксперты по цифровой трансформации и управлению проектами из компании Digicoop.io, разработчики платформы Kantree, сделали функционал менеджеров проектов больше похожим на посредников, чем на традиционных менеджеров.
«Мы набираем не менеджеров, а координаторов, которые следят за тем, чтобы все наши совместные решения были выполнены», – недавно отметила компания в своем блоге. «Это не постоянная работа, это временное задание. Координаторы берут на себя проекты, которые им интересны и соответствуют их навыкам, чтобы мы могли коллективно использовать сильные стороны каждого человека».
У руководителей проектов все еще есть своя роль, но уже гораздо более легкая и общая, чем до цифровых преобразований.
3. Больше внимания к результатам
Инструменты управления проектами стали более эффективными с тех пор, как цифровые технологии взяли на себя управление бизнесом.
C приходом цифровой трансформации контроль результатов, постановка целей, управление сроками и наблюдение за взаимодействием команд занимают все меньше времени руководителей проектов. Один менеджер проекта, которого я знаю лично, тратит на работу всего два часа в день; небольшая автоматизация и эффективные привычки превращают его работу по управлению проектами в Кремниевой долине на полную ставку в очень короткий рабочий день.
Даже тех менеджеров проектов, кто не оптимизирует свою работу до такой степени, цифровая трансформация делает более свободными. Благодаря чему они могут сосредоточиться на стратегическом планировании и развитии, а не на рутинной процессной работе, которая раньше была отличительной чертой проектного управления.
Проектные менеджеры могут делать больше с меньшими затратами и уделять больше внимания результатам и меньше – процессной работе.
4. Аналитика в авангарде
Четвертый момент, который объясняет, почему цифровая трансформация влияет на управление проектами, заключается в том, что цифры играют более важную роль в принятии решений; управление проектами становится все более ориентированным на аналитику.
Практически все, что делает команда, теперь можно отслеживать и оценивать в результате полной оцифровки рабочих процессов. Это дает возможность получения дополнительных данных, которые менеджеры проектов могут использовать для контроля и количественной оценки выполняемой работы.
В то же время искусственный интеллект и бизнес-аналитика, встроенные в программное обеспечение, позволяют руководителям проектов применять эти цифры по-новому и творчески. Менеджеры проектов всегда уделяли внимание ключевым показателям эффективности, но цифровая трансформация значительно расширила возможности использования числовых данных для управления проектами.
5. Удаленные команды
Наконец, проектные команды становятся более децентрализованными.
Наличие большого количества платформ для управления цифровыми проектами (в сочетании с инструментами видеоконференцсвязи и изменением рабочих условий в результате цифровизации) привело к значительному росту перехода команд на удаленный формат работы.
Когда-то удаленные сотрудники были несколько оторваны от процесса и не всегда в курсе того, что происходит на самом деле, но переход к цифровым процессам сделал дистанционную работу вариантом, ограниченным исключительно политикой компании; некоторые организации даже полностью состоят из распределенных команд.
Это кардинальное изменение для менеджеров проектов, которые теперь должны балансировать между часовыми поясами и работать над всеми аспектами сразу в той же мере, в какой должны перестать заботиться о тонкостях процесса управления проектами. Роль руководителя проекта сместилась больше к роли «наседки», а не в сторону достижения результатов и управления сотрудниками.
Для компаний Кремниевой долины, которые изначально являются цифровыми, эти пять трендов уже и не новость. Но фирмы, которые только сейчас переходят на цифровые технологии, обнаруживают, что их применение меняет гораздо больше, чем просто отношения с клиентами. Затрагиваются все процессы, включая и управление проектами.
