Как доказать руководству ценность проектного управления?

Управление проектами

Обозреватель TechRepublic Том Мокл каждую неделю получает десятки писем от читателей с вопросами о проектном управлении. Он делится своим опытом в формате вопрос-ответ.

Вопрос

Недавно я начала работать в компании, которая наняла меня в качестве менеджера проекта. Теперь, когда я управляю моим первым проектом, я понимаю, что данная компания не имеет хорошей основы проектного управления. В компании, из которой я пришла были регламентированы общие процессы, были шаблоны и согласованный набор ожиданий в реализации проекта. В моей новой компании, каждый руководитель проекта управляет проектом с помощью набора собственных инструментов. Некоторые из них используют приличный набор инструментов, но многие не используют их вовсе. Я понимаю, что сейчас у компании плохая репутация в том, что связано с проектами.

Я хотела бы изменить ситуацию, если смогу. Как бы вы посоветовали убедить руководство в ценности проектного управления для организации?

Ответ

Нет ответа на ваш вопрос, который подходил бы всем. С моей точки зрения, нет сомнений в том, что стандартный набор процессов проектного управления приносит ценность организации. И говоря это, я подразумеваю не только управление многомиллионными проектами на каскадной методологии. Даже если ваша организация использует «гибкие» методологии, вы также можете получить ценность от внедрения стандартного набора процессов.

Вы спросили, как убедить ваше руководство в ценности проектного управления. Конкретные аргументы будут различными для каждой компании, потому что каждая компания имеет уникальную культуру и уникальные проблемы, с которыми она сталкивается. Каждая компания также развивается в своей ситуации с разным набором проблем, которые она пытается решить.

Чувствует ли ваша компания боль?

Если сейчас в вашей организации нет особых проблем с реализацией проектов, ваши аргументы должны строиться на том, как проектное управление сократит сроки и затраты проекта и повысит качество его результатов.

Однако, приводить аргументы проще, если вы сможете определить области, в которых сейчас у вашей организации «болит». В этом случае, ваши руководители будут гораздо более внимательно вас слушать и им будет проще понять ценность вашего предложения. Вы упомянули, что у вашей организации плохая репутация в реализации проектов. Безусловно, это и есть та проблемная область, про которую следует вести речь – да, это требует смелости. Говорите о срывах проектов с вашими руководителями, и они будут более открыты идее внедрения проектного управления.

Внедрение проектного управления

Я думаю, ваша ситуация не уникальна. Множество похожих компаний имеют запятнанную репутацию в области реализации проектов. Вот признаки таких организаций:

Проекты реализуются с превышением сроков, бюджетов и результаты не отвечают согласованным требованиям.
Процессы в организации слабо стандартизированы, и используются руководителями непоследовательно.
Управление проектами заключается в устранении последствий, преодолении проблем и не рассматривается как процесс, способный принести самостоятельную ценность.
В рабочий план не включается время на планирование, упреждающее обдумывание проектов, поскольку оно считается дополнительной работой.
Проекты завершаются «успешно», несмотря на недостаток планирования и обдумывания, но сотрудники испытывают большой стресс и работают внеурочно на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Хорошая дисциплина управления проектами – способ преодоления этих недостатков. Конечно же, хорошие навыки проектного управления не означают, что у вас не будет проблем, что не возникнет рисков и не будет никаких сюрпризов. Но, ценность проектного управления в том и заключается, что у вас будут инструменты, способные справиться со всеми непредвиденными ситуациями.

Затраты, связанные с внедрением проектного управления

Безусловно, существуют затраты, связанные с внедрением проектного управления. Эти затраты относятся к организационному уровню и к проектному уровню. Некоторые организационные затраты, такие как открытие отдела управления проектами, долгосрочные. Затраты проектного уровня более краткосрочные, большая доля из них вовсе единоразовые –это затраты на изучение новых методов и шаблонов управления проектами, обучение персонала.

В конечном счете, если в результате использования проектного управления проекты делаются медленнее, стоят дороже и имеют низкое качество, не было бы смысла применять его. Однако, верно и обратное: использование техник и процессов проектного управления повышает вероятность того, что ваш проект будет завершен в срок, в рамках бюджета и результат будет требуемого уровня качества.

Говоря про издержки и выгоды также учитываются, следует помнить, что затраты на процессы управления проектом должны быть со масштабны самому проекту. Вы не захотите тратить на построение процесса проектного управления 10 миллионов долларов, если весь ваш проект стоит только 10 000. Убедитесь, что ваши процессы всегда обеспечивают большую ценность, чем они стоят для проектов любого масштаба.

Предложение ценности высшему руководству

Показать ценность проектного управления сложно, потому что это понятие широкое, не имеющее вещественных воплощений. Чтобы обойти это, вы должны взглянуть на различные компоненты управления проектами и показать индикаторы, связанные с каждым конкретным направлением.

Ценностное предложение для руководства должно звучать примерно так: да, внедрения единого комплекса процессов управления проектами требует усилий и ресурсов. Однако, ценность управления проектами для организации гораздо больше и включает в себя:

Мы будем точнее формулировать ожидания через первоначальные оценки, планирование и определения проекта.
Мы будем проходить стадию планирования быстрее с каждым разом за счет повторного использования общих процессов и шаблонов.
В проектах будет возникать меньше проблем, так как многие из них мы предусмотрим заранее.
Мы будем чаще принимать верные решения, за счет более эффективной коммуникации в проекте.
Мы будем меньше тратить ресурсов на исправления и переделки, что повысит уровень удовлетворенности наших клиентов, так как первая итерация продукта будет более высокого качества.

Я не могу вам дать точный набор аргументов, которые убедят ваше руководство. Аргументы, которые вы будете использовать для одной компании, не будут работать в другой. Однако, независимо от вашей текущей ситуации, основные ценности, перечисленные выше, вероятнее всего, будут применимы к любой компании.