Как информационные системы управления задачами упрощают работу проектных команд

Что такое информационная система управления проектами 

Одно из главных функциональных преимуществ ИСУП — возможность автоматизировать отдельные процессы управления проектами, среди которых:

• планирование задач,
• распределение ресурсов,
• отслеживание прогресса,
• управление рисками,
• управление коммуникациями и пр.

Основные функции информационной системы управления проектами

Основные функции ИСУП включают:

• Создание и редактирование проектов
• Ведение реестра проектов / портфеля проектов в едином пространстве
• Планирование задач и ресурсов
• Назначение исполнителей и распределение ролей
• Установление сроков и приоритетов
• Отслеживание прогресса по отдельным проектам и в совокупности, анализ результатов
• Управление рисками и изменениями
• Управление финансовыми контурами и расчет рисков (бюджеты, инвестиции и пр.)
• Коммуникация между участниками проекта

Ниже собрали экспертный список преимуществ, которые получает бизнес благодаря внедрению ИСУП.

Какие преимущества дают информационные системы по управлению проектами

Опыт разных компаний подсказывает, что внедрение ИСУП дает широкий спектр преимуществ. Многое зависит от цели внедрения системы и уровня зрелости проектного управления в компании.

Одни преимущества и эффекты можно назвать общими, другие будут носить специфический характер, присущий исключительно конкретному заказчику. Последнее чаще всего связано со спецификой проектных процессов, направлений которых существует множество.

Ниже остановимся на базовых преимуществах, которые касаются широкого круга заказчиков.

Автоматизация проектных процессов и повышение эффективности

• Подготовка и распространение отчетов,
• выпуск проектов на следующий этап,
• уведомления о статусе портфеля,
• уведомления о недоставленных документах и ​​незавершенных задачах —

эти и другие задачи с высокой повторяемостью можно автоматизировать, чтобы упростить обработку, уменьшить количество ошибок и сэкономить время персонала.

Обязательными условиями будут точная установка правил обработки, открытое общение на всех уровнях и соответствующий механизм обратной связи, особенно в случае игнорирования запроса его адресатом.

 

Пример сводного отчета по портфелю проектов в системе ADVANTA

По опыту ADVANTA, после внедрения ИСУП и автоматизации процессов

• время на подготовку отчетов сокращается от нескольких дней и даже недель до 1 рабочего дня;
• количество совещаний для координации руководителей проектных офисов / команд и встреч с высшим руководством сокращается до 1 встречи в 1-2 недели.

Улучшение коммуникации и доступ к правдивой информации

ИСУП обеспечивает централизованное хранение информации и обмен актуальными данными между участниками проекта, что способствует более эффективному взаимодействию.

Чем больше участников задействовано в проекте, тем выше ценность скорости их взаимодействия и ценность быстрой реакции на изменения. В системе эти параметры достигаются благодаря единому пространству для коммуникаций, где пользователи могут

• отмечать друг друга,
• обмениваться документами с разных форматах,
• получать моментальные уведомления.

Например, в системе ADVANTA за это отвечают дискуссии

• с неограниченным количеством собеседников,
• настраиваемой системой уведомлений,
• настройками доступа согласно распределению ответственности между участниками проекта и их ролями.

Пример дискуссии в системе ADVANTA

Эффективный контроль над выполнением задач

Система позволяет держать руку на пульсе, даже если количество проектов идет на десятки и сотни.

Контроль над выполнением задач в проектном процессе будет учитывать:

• отслеживание прогресса;
• своевременное выявление проблем;
• принятие мер по решению проблем.

Все это позволит действовать вовремя, взвешенно и с минимумом рисков.

В системе ADVANTA есть разные инструменты для контроля: от контрольных точек до кастомных дашбордов, построенных по запросу клиента.

Пример движения проекта с учетом контрольных точек в системе ADVANTA

Прозрачность проектного управления

Прозрачное проектное управление позволяет всем участникам проекта

• иметь доступ к актуальной информации о его состоянии,
• более эффективно взаимодействовать,
• выстраивать высокий уровень доверия и ответственности, 
• снизить риски ошибок и недопонимания.

Сегодня именно прозрачность управления проектами — одна из главных причин и желаемый эффект, которым объясняют необходимость внедрить ИСУП.

Управление рисками

Важное преимущество от внедрения ИСУП — возможность прогнозировать и предвидеть кризисные и проблемные ситуации.

Системы управления проектами помогают

• идентифицировать риски,
• анализировать риски,
• разрабатывать стратегии и планы по их минимизации,
• проводить регулярный мониторинг,
• увеличить вероятность успешного завершения проекта.

Для клиентов ADVANTA запрос на контур управления рисками — один из самых распространенных, выстраивание которого входит в топ-3 (наравне с финансовым контуром и контуром управления сроками) после внедрения базового функционала системы.

Пример дашборда «Здоровье портфеля», на котором фиксируются критические моменты в движении проекта

Анализ результатов

На этапе завершения анализ проекта включает:

• оценку достигнутых результатов,
• сравнение фактических показателей с запланированными,
• выявление успехов и неудач,
• сбор обратной связи от участников проекта,
• подготовку отчетов для заинтересованных сторон.

Благодаря автоматизации система предоставляет отчеты и аналитику, которые позволяют

• оценить эффективность работы команды,
• выявить области для улучшения,
• вернуться к стратегическому планированию и продумать следующие шаги для развития,
• выявить лучшие и неудачные практики, которые вы сможете использовать / не использовать в дальнейшем.

Пример отчета по проекту в системе ADVANTA

Подведем итоги

Информационные системы по управлению задачами обеспечивают структурированный подход к планированию и выполнению рабочих задач. Они способствуют:

1. Улучшению планирования. Позволяют эффективно распределять задачи по времени и ресурсам.

2. Повышению производительности. Автоматизация процессов и напоминания способствуют лучшему выполнению задач в срок.

3. Управлению командной работой. Обеспечивают прозрачность в распределении задач и ответственности среди участников команды.

4. Ускорению аналитики и упрощению отчетности. Позволяют собирать данные о выполнении задач и анализировать их для оптимизации будущих процессов.

5. Гибкости и прозрачности проектных процессов. Обеспечивают возможность быстро вносить изменения в планы и адаптироваться к новым условиям, а также вести проекты в максимальным уровнем видимости.