Как контролировать в ИСУП ход федеральных проектов. Кейс ВНИИ Труда

Когда в реализации важный государственный проект, охватывающий все регионы России, его куратор не имеет права на ошибку. Все должно быть выполнено в срок, в соответствии с бюджетом, с надлежащим качеством и отчетом по форме. В этом случае внедрение проектного подхода и автоматизация процессов – оптимальное решение, чтобы обеспечить нужный уровень контроля и выполнить федеральный проект в рамках заданных параметров.

В 2023 году ВНИИ Труда завершил внедрение российской информационной системы управления проектами ADVANTA. Уже сейчас это позволяет компании отслеживать основные этапы выполнения проектов, укладываться в сроки и сокращать время на подготовку отчетности для вышестоящих органов.

Устали вручную контролировать большой пул стратегически важных проектов? Протестируйте наше решение

Справка о компании

ФГБУ «ВНИИ Труда» Минтруда России – научно-исследовательский институт, основанный в 1955 году. Его деятельность связана с научной разработкой и реализацией основных направлений государственной политики в сфере социально-трудовых отношений, социального страхования, безопасности труда, государственной гражданской службы.

За без малого 70 лет работы институт создал собственные научные школы, выполнил сотни научных работ и реализовал многочисленные проекты на федеральном, региональном и корпоративном уровнях. Ежегодно ВНИИ Труда проводит более 40 научных исследований, выпускает более 500 статей, монографий и учебников. На образовательных программах института обучается в среднем 5 000 специалистов в год.

Предпосылки внедрения системы ADVANTA

ВНИИ Труда является оператором федерального проекта по модернизации региональных центров занятости населения (ЦЗН), проводимого в рамках нацпроекта «Демография». Центры занятости планируют обновить в ближайшие 3 года. И это будет масштабный апгрейд – от ремонта зданий и помещений и переоборудования до внедрения новой модели поддержки соискателей и работодателей. От приведения их к единому стилю до создания единой цифровой платформы для управления центрами занятости населения.

Проект стартовал с начала года в пилотном режиме и охватил 17 регионов России. При достижении определенных показателей подходы и практики, доказавшие наибольшую эффективность в реализации пилотных ЦЗН, будут масштабированы на другие регионы РФ.

Чтобы отслеживать ход проекта в каждом регионе, принимать результаты и формировать отчетность для Минтруда, курирующего его реализацию, на базе ВНИИ Труда создали Федеральный центр компетенций (ФЦК). Ему, в свою очередь, был необходим надежный инструмент для автоматизации процессов управления и контроля выполнения проектов.

Среди ряда подходящих ИТ-решений на рынке заказчик выбрал российскую систему управления проектами ADVANTA, зарегистрированную в реестре отечественного ПО. Также в пользу выбора системы сыграло ее соответствие следующим критериям: простота пользовательских сценариев, низкий порог вхождения, гибкая объектная модель и система отчетов, масштабируемость на всех этапах внедрения.

Какие задачи поставил заказчик перед внедрением

• автоматизировать контроль за ходом исполнения мероприятий в рамках региональных проектов,
• утвердить порядок экспертизы и оценки результатов проводимых мероприятий,
• аккумулировать информацию о рисках и предупреждать их наступление,
• организовать единое пространство для коммуникаций с регионами по вопросам реализации проектов,
• централизовать сбор, согласование и хранение необходимых документов по проектам.

Что было сделано в процессе внедрения

1. В иерархии дерева проектов внутри системы заведены 17 регионов, подключенных к реализации федерального проекта.

2. Создан шаблон план-графика регионального проекта с набором типовых контрольных точек – более 40 КТ. При этом каждый регион может добавлять в него свои контрольные мероприятия, выполнение которых отслеживают эксперты ФЦК.

3. Реализован функционал согласования пакета необходимых документов и приемки результатов проектов.

4. Настроены формы сбора информации и отчетов для мониторинга региональных проектов.

5. Внедрены контуры для контроля рисков и исполнения поручений в ходе реализации мероприятий.

6. Настроены 11 сценариев для работы пользователей в системе. Проведено обучение и ведется поддержка регионов в части ее полноценного использования.

Каких результатов удалось достичь?

• ADVANTA обеспечила прозрачный контроль за ходом федерального проекта на уровне регионов, позволила оперативно отлеживать статусы мероприятий и согласований, выявлять отставания и принимать управляющие воздействия.
• Проект внедрения выполнен в достаточно короткий срок – 3 месяца.
• Установлена процедура оценки результатов, четко определены зоны ответственности экспертов ФЦК за согласование документов.
• За счет автоматизированного сбора данных и формирования сводной отчетности удалось в несколько раз сократить время на подготовку документов для Минтруда и Роструда.
• Все это привело к повышению управляемости проекта. Ожидаемый эффект – повышение своевременности выполнения мероприятий регионами.

В ближайших планах ВНИИ Труда по развитию решения на базе платформы ADVANTA – подключение к федеральному проекту следующего пула регионов. Так реновация служб занятости и появление на всей территории страны обновленных центров компетенций с уникальным набором услуг будет способствовать снижению безработицы и развитию в России новых современных профессий.