Как мы создали единую систему принятия решений и автоматизировали работу с подрядчиками: кейс электросетевой компании
Рассказываем, как система ADVANTA помогла крупнейшей компании-поставщику электроэнергии выстроить прозрачные бизнес-процессы и повысить качество работы с подрядными организациями.
Содержание
О компании
Одна из ключевых электросетевых компаний в Уральском и Приволжском федеральных округах. Занимается управлением распределительных сетевых компаний. Число пользователей сетей достигает почти 2 миллионов, в т.ч. более 30 тысяч промышленных предприятий Уральского региона.
С чем к нам пришел клиент
Учет масштабов компании ― ключевой аспект при выстраивании эффективных технологических процессов и контроля за работой подрядчиков на разных объектах. По этой причине клиенту требовалось единое пространство для оперативного, быстрого и прозрачного принятия решений.
Необходимость в единой системе управления проектами была продиктована:
- большим объемом задач в разработке,
- отсутствием четко выстроенных процессов,
- ситуативностью при реализации задач и их хаотичным распределением между подразделениями,
- сложностями при отслеживании актуальных статусов по конкретным проектам,
- невозможностью вести необходимую документацию согласно нормам,
- затруднениями при постановке, контроле и соблюдении сроков проектной деятельности,
- затратами ресурсов ― в первую очередь, временных и человеческих.
Компании стало сложно соответствовать требованиям регуляторов и акционеров компании в условиях такой децентрализованной и разрозненной организации работы. В результате, топ-менеджмент взял курс на изменение подхода к реализации проектной деятельности.
Какое решение проблемы выбрал клиент
| Руководители компании сделали ставку на | Проектный офис брал на себя |
| создание Проектного офиса, отдельной структуры внутри | автоматизацию всех бизнес-процессов |
| внедрение единой цифровой платформы | освоение и адаптацию новых технологий |
| реализацию ключевых проектов как результат |
Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы
Изменение принципов и подходов в реализации проектов началось с принятия факта: компания пользовалась морально устаревшими методами. В первую очередь, буквально застряла в заполнении бесконечных таблиц Excel, не обеспечивая при этом должной классификации и хранения.
С помощью системы ADVANTA проектный офис заказчика запланировал:
- оцифровать приоритетные проекты компании,
- создать и зафиксировать регламент управления проектами и ведения отчетности,
- увеличить скорость принятия решений, в том числе по проектам с подрядчиками,
- донести ценность проектного управления в компании и дочерних организациях.
Как в компании выстроили систему принятия решений
Цифровая трансформация бизнеса и внедрение системы принятия решений проходили в несколько этапов.
Шаг 1. Обучение управляющего персонала
Диаграмма Ганта с назначением ресурсов и указанием трудоемкости
К проектному офису присоединились топ-менеджеры компании, менеджеры среднего звена, руководители смежных подразделений ― в общей сложности 60 сотрудников. Они прошли обучение управлению проектами в крупной консалтинговой компании.
Ключевой целью обучения стало овладение принципами работы системы принятия решений.
Шаг 2. Разработка регламента управления проектами
Главный экран в системе
Для сбора всех текущих технологических проектов в единую системы в компании разработали регламент управления проектами. Субъектами системы управления стал проектный комитет. В его обязанности вошел мониторинг всех реализованных активностей и их систематизация.
По итогам аналитических работ был собран портфель наиболее значимых проектов и зафиксированы их статусы.
Шаг 3. Внедрение системы принятия решений и управления проектами
Дорожная карта проекта
Перед проектным офисом встал выбор эффективной системы для ведения проектной деятельности, которая бы отвечала запросам на оперативность, возможность контроля и подключение ответственных лиц.
Заказчик рассмотрел и оценил несколько предложений, в т.ч. программное обеспечение головной организации. Оно не подошло клиенту по техническим причинам.
По результатам поиска клиент остановил выбор на системе ADVANTA.
Преимущества ADVANTA, которые оценил клиент
В системе ADVANTA заказчика привлекли следующие преимущества:
Полностью российская разработка. В условиях, когда
- иностранные компании приостановили обслуживание программного обеспечения,
- российские компании нуждаются в бесперебойном ведении бизнес-процессов,
- актуально совершить импортозамещение и вести деятельность согласно российскому законодательству,
система ADVANTA исключает риск простоя и обеспечивает клиентов надежным продуктом и технической поддержкой. Система зарегистрирована в Едином реестре российского ПО (№279).
Интуитивно понятный интерфейс и гибкая настройка рабочего пространства. Несмотря на опасения команды проектного офиса, что сотрудникам будет непросто адаптироваться к новой системе, внедрение прошло почти бесшовно. Пользователи назвали интерфейс ADVANTA «дружелюбным и легким в понимании».
Простая и адаптивная диаграмма Ганта. Клиент высоко оценил один из самых функциональных инструментов для визуализации проектов в системе. Диаграмму не нужно настраивать вручную, а каждый участник может в онлайн-режиме изучить все детали по нужной задаче.
Оптимизируйте процессы внутри компании с отечественной системой ADVANTA и получите необходимый функционал для управления и автоматизации бизнес-процессов.
Как изменилась проектная деятельность клиента благодаря внедрению ADVANTA
Проектный офис клиента заработал в полную силу через несколько месяцев после создания. Большинство технологических проектов, в т.ч. филиальных, были переведены и адаптированы в систему.
Итогом внедрения ADVANTA в работу клиента стала высокая прозрачность бизнес-процессов, их объединение и структуризация, улучшение коммуникации внутри и за пределами компании.
Результаты
Запустили и адаптировали единую систему принятия решений в компании Топ-менеджеры и ответственные сотрудники получили возможность регулярно отслеживать реализацию проектов и задач по ним, фиксировать контрольные точки в базе
Настроили управление рисками
в системеСистема позволяет отслеживать критические точки и предвидеть риски, в т.ч. финансовые. Благодаря аналитике компания получила возможность решать проблемы на берегу
Создали единое пространство для хранения документации по проектам и сократили бюрократию Количество бумажной работы значительно сократилось благодаря цифровизации документов. Решения проектного комитета, отчеты, прочие документы стали доступны всего в пару кликов
Перевели работу с внешними подрядчиками в систему Благодаря ADVANTA улучшилась коммуникация между подразделениями, скорость информирования о ходе выполнения работ. В онлайн-режиме улучшилось прогнозирование сроков по проектам, в т.ч. о нарушениях и других изменениях
