Как настроить мониторинг и контроль рисков в проекте

Как устроен процесс мониторинга и контроля рисков в проекте

Чтобы глубже понять суть этого процесса, важно рассмотреть его основные этапы и элементы.

В начале: выявление и оценка потенциальных рисков

Важно выявить потенциальные риски, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта.

Этот процесс включает в себя анализ внешних и внутренних факторов, таких как:

• экономические условия,
• технологические изменения,
• вопросы управления персоналом,
• возможные юридические вопросы и тонкости,
• экологические последствия.

Команда проекта может использовать различные методики для выявления рисков, включая мозговые штурмы, интервью с эксперты, SWOT-анализ, а также данные, информацию и описание опыта, полученные ранее.

После обнаружения риски должны быть проанализированы и оценены. Оценка рисков предполагает определение вероятности их возникновения и потенциального влияния на проект.

Часто для этого используются матрицы рисков, которые помогают визуализировать и классифицировать риски по степени их актуальности.

В активной фазе: разработка стратегий реагирования на риски

Разработка стратегий реагирования на риски может включать в себя следующие подходы:

• избегание риска, т.е. внесение изменений в план проекта, чтобы избежать риска;
• уменьшение риска, т.е. такие действия, которые будут направлены на снижение вероятности или последствий риска;
• перенос, т.е. перекладывание ответственности на третью сторону, например, через страхование или аутсорсинг;
• принятие рисков, т.е. осознание их возможности и последствий, выделение ресурсов на случай его реализации.

На регулярной основе: отслеживание и пересмотр рисков

Мониторинг рисков предполагает регулярное отслеживание и пересмотр рисков в ходе выполнения проекта. Эта часть работы включает в себя:

• сбор информации о текущем состоянии рисков,
• анализ внешних изменений.

Команда проекта должна иметь механизмы для быстрого реагирования на новые риски или изменения в уже известных рисках. Для этого используются регулярные отчеты, совещания и инструменты для управления рисками.

Самое важное в контроле рисков

Контроль рисков заключается в оценке эффективности принятых мер и стратегий по управлению рисками.​

Реализовать оценку можно через анализ результатов действий, направленных на снижение влияния рисков, и при необходимости внести коррективы в план управления рисками.

Контроль должен осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы убедиться, что процесс управления рисками остается актуальным и эффективным.

Методы мониторинга и контроля рисков для избежания проблем и повышения эффективности управления проектом

Методы мониторинга и контроля рисков охватывают широкий спектр подходов, которые помогают командам проектов эффективно идентифицировать, оценивать и управлять рисками в течение всего жизненного цикла проекта.​

Ведите реестр рисков

Один из основных методов заключается в регулярном пересмотре и обновлении реестра рисков.

❗️ Реестр рисков представляет собой систематизированный список всех выявленных рисков, их вероятности и потенциального воздействия на проект.

Регулярные обновления регистра рисков помогают команде оставаться в курсе существующих угроз и адаптироваться к изменениям.

Проводите анализ вероятности и воздействия рисков

Этот метод позволяет команде классифицировать риски по уровням их потенциального воздействия.

Для анализа подходит матрица рисков, где по одной оси указывается вероятность возникновения риска, а по другой — его последствия.

❗️ Главное — выделить наиболее критические риски, требующие немедленного внимания.

Учитывайте изменения и анализ внешних факторов

Новые риски могут:

• менять природу существующих рисков,
• вносить изменения в проекты,
• быть результатом изменений во внешней среде.

❗️ Регулярный пересмотр рисков, совместно с анализом внешних факторов (например, законодательных изменений или изменения рыночной ситуации), является критически важным.

Применяйте SWOT-анализ

Этот метод помогает идентифицировать:

• внутренние сильные и слабые стороны проекта,
• внешние возможности и угрозы.

❗️ Анализ полезен для комплексного понимания контекста, в котором проект выполняется, что, в свою очередь, помогает более точно оценивать риски.

Пользуйтесь специализированными инструментами

Автоматизированный подход и различный функционал для мониторинга и контроля рисков предлагают:

• системы управления проектами, такие как ADVANTA, Мегаплан, различные аналоги Microsoft Project или Asana,
• специализированные решения для управления рисками, например, RiskWatch или Active Risk Manager.

Такие инструменты помогают:

• вести учет рисков,
• отслеживать изменения,
• анализировать данные,
• предоставлять отчеты для руководства (❗️), команд и разных заинтересованных лиц.

BONUS: формируйте и растите команду

Пожалуй, не самый очевидный метод, о котором нельзя забыть: эффективное управление рисками невозможно без построения команды.

Регулярные встречи и обсуждения рисков на уровне всей команды способствуют обмену информацией, что позволяет более быстро выявлять новые проблемы и находить решения.

❗️ Создавайте и поддерживайте культуру открытости, где участники могут свободно и своевременно обмениваться информацией. Прозрачная коммуникация — важный элемент в успешном функционировании системы мониторинга и контроля рисков.

Резюмируем: как настроить мониторинг и контроль рисков в проекте

Настройка мониторинга и контроля рисков в проекте — критически важный процесс, который требует серьезного внимания на всех этапах управления проектом.

✅ Проводите тщательный анализ, чтобы выявить потенциальные источники риска

✅ Помните о внутренних факторах (например, недостатке ресурсов, проблемах с командой) и внешних (например, об изменениях в рыночной ситуации, в законодательстве и т.д.)

✅ Привлекайте ключевых участников проекта

✅ Используйте различные методы: мозговой штурм, SWOT-анализ, интервью с экспертами

✅ Определите вероятность проявления каждого риска и его потенциальное влияние на проект

✅ Используйте как качественные, так и количественные методы для их оценки. Например, шкалы вероятности и воздействия, анализ сценариев и моделирование

✅ Проанализируйте, какие риски требуют наибольшего внимания и какие из них можно отклонить

✅ Определите, как вы будете управлять каждым идентифицированным риском

✅ Выберите из 4-х подходов к управлению рисками: избежать (изменив план, чтобы исключить риск), уменьшить (внедрить меры для снижения вероятности или влияния риска), перенести (например, за счет страхования), принять, если его последствия приемлемы для проекта

✅ Отталкивайтесь от характера риска и его оцененного воздействия

✅ Выработайте механизмы мониторинга рисков и быстрого реагирования

✅ Определите индикаторы и метрики, которые будут сигнализировать о наличии или изменении рисков

✅ Выбирайте четкие, измеримые и легко отслеживаемые показатели

✅ Стремитесь к раннему реагированию и готовности действовать быстро

✅ Создайте план действий на случай возникновения рисков. Разработайте план конкретных действий, которые будут предприняты в случае реализации негативного сценария — чтобы минимизировать ущерб и быстрее реагировать на изменения

✅ Согласуйте планы и механики с командой, документируйте их

✅ Документируйте все этапы процесса управления рисками

✅ Составляйте регламенты, если вы пережили критическую ситуацию. Помните о правиле: сперва сделали / получили опыт — потом написали регламент (❗️)

✅ Делайте детализированную отчетность об идентифицированных рисках, принятых мерах и результатах реакций на риск — она послужит ценным источником информации для аналогичных проектов в будущем

✅ Стремитесь к прозрачности и подотчетности в управлении рисками

✅ Работайте над качеством коммуникации внутри команды и с внешними адресатами

✅ Проводите регулярные встречи для обсуждения статуса рисков

✅ Принимайте решения совместно — держите всех участников проекта в курсе событий, и в критической ситуации вы сможете быстро и с умом среагировать на возникающие угрозы

Заключение

Эффективный подход к мониторингу и контролю рисков включает:

• использование различных методов и инструментов,
• активное вовлечение команды и заинтересованных сторон.

Комбинируя различные подходы, проектная команда может значительно повысить свою способность предвидеть и управлять рисками, что, в свою очередь, повысит общую вероятность успешного завершения проекта.

Помните, что мониторинг и контроль рисков в проекте — это непрерывный процесс. Он одновременно и требует, и обеспечивает гибкость и адаптивность. Таким образом вы сможете успешно справляться с возникающими угрозами и минимизировать их негативное влияние на достижение целей проекта.