Как навести порядок в проектах за 2 недели и убедиться в том, что ИТ-решение вам подходит?

Сегодня гибкость и возможность оперативно меняться, чтобы соответствовать внешней среде – залог выживания и успеха в бизнесе. Как правило, все изменения в компании и ее развитие происходят через реализацию проектов. Управлять этим в ручном режиме – непозволительная роскошь: уходит много ценных ресурсов – времени, денег, сил. Компании идут в сторону выбора ИТ-решений, но на рынке доступны сотни различных инструментов. Очень сложно определить, какое из них подойдет под специфику проектов конкретной компании, сможет ли закрыть ключевые задачи бизнеса и привести к нужному результату. Как определиться?

История одной компании

Не так давно к нам обратились представители ИТ-департамента одной крупной федеральной компании, которая занимается дорожным и промышленным строительством. До этого у них не было утвержденных регламентов и специализированной системы управления проектами. Планирование и отчетность по проектам велись в Excel, для управления задачами использовался таск-менеджер, функциональности которого было явно недостаточно для текущего объема работ по проектам.

Покупку полноценного ИТ-решения необходимо было обосновать руководству компании. Наши консультанты предложили начать знакомство с возможностями системы с небольшого решения «Реестр проектов» от ADVANTA со встроенной методологией управления проектами по контрольным точкам и функцией контроля проектов.

«Реестр проектов» стал оптимальным решением для компании на этом этапе внедрения проектного подхода − помог быстро навести порядок, наладить оперативное управление портфелем ИТ-проектов и своевременно реагировать на отклонения в ходе их реализации.

Рис 1. Пример отчета по портфелю проектов в «Реестре проектов»

При этом внедрение проходило поэтапно, позволяя сотрудникам в спокойном рабочем режиме выполнять и свои текущие задачи, и заниматься новым проектом, связанным с внедрением информационной системы. В течение первой недели они занесли в систему пользователей и все проекты департамента. За вторую – утвердили контрольные точки, сроки выполнения и ответственных за результат. На третьей – разобрались с отчетностью, установили периодичность ее подготовки и уже начали получать первые результаты.

Даже за такой небольшой срок и с применением выборочного функционала стало очевидно, что решение работает:

• Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом.
• С нескольких дней до 20 минут сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам.
• Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по портфелю проектов.
• Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
• Нет необходимости в разработке методологии, она уже «встроена» в предложенное ИТ-решение.

Как известно, «аппетит приходит во время еды». Протестировав возможности платформы ADVANTA в рамках этого решения, руководство компании планирует масштабировать систему на все подразделения и существенно расширить применяемую функциональность. Готовится проект внедрения системы с индивидуальными настройками, помимо уже используемого функционала по контролю проектов туда войдут модули по стратегическому управлению, управлению финансами и ресурсами компании.

Рис 2. Дорожная карта проектов по контрольным точкам

Это решение можно рекомендовать и тем, кто только хочет попробовать автоматизировать проектные задачи, но не готов тратить существенные бюджеты на ИТ-продукт и много времени на внедрение, и тем, кто уже начал выстраивать систему управления проектами, но пока не имеет потребности в расширенном функционале. После завершения пилотного внедрения решение «Реестр проектов» при желании можно развивать, добавляя функциональность и контуры под конкретные потребности: управление финансами, рисками, ресурсами, изменениями, идеями, активами и пр.

Как запустить «Реестр проектов»

По сути, внедрение «Реестра проектов» не требует длительной подготовки – инструменты уже встроены в систему. Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, необходимо выполнить 5 простых шагов:

1. Завести в систему пользователей: руководителей проектов, ответственных за результаты, высшее руководство.
2. Создать портфели. Для каждого портфеля проектов назначается руководитель, устанавливается свой период сбора и предоставления отчетности.
3. Внести в систему все проекты: заполнить паспорта (карточки) проектов, назначить руководителей.
4. Задать контрольные точки, указать сроки, назначить ответственных за их достижение.
5. Начать собирать статусы по проектам и контрольным точкам из системы в автоматическом режиме. Для этого в решении настроены 7 отчетов и 2 дашборда с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем проектов: наличие устава, базового плана, выполнение планов по срокам для каждого проекта. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.

Рис 3. Дашборд «Проблемные проекты»

Почему стоит попробовать?

«Реестр проектов» – готовое и уже настроенное решение, которое выгодно отличается и от обычных таск-менеджеров с их ограниченной функциональностью, и от сложных специализированных систем, которые создаются или настраиваются под процессы и задачи конкретной компании. Основное преимущество «Реестра проектов» – быстрое и недорогое развертывание за счет встроенной методологии и поддержки основных процессов проектного управления. Это позволяет произвести запуск системы в течение всего 2-3 недель и сразу начать получать первые результаты:

• Собирать и структурировать информацию по проектам и портфелям.
• Осуществлять поэтапный контроль и управление проектами.
• Привязывать документы к проектам.
• Отслеживать статусы и степень выполнения проектов, прогнозировать риски по ним.
• Регулярно в автоматическом режиме собирать отчетность по проектам и их контрольным точкам.

Таким образом, внедряя «Реестр проектов», компании получают в пользование комплексное решение, позволяющее вести актуальный реестр всех проектов и оперативно контролировать их выполнение. Оно уже включает базовый, но достаточный для старта проектный функционал, который можно в последствии «нарастить» и настроить под конкретные задачи.