Как оформить предложение КСУП для первого лица

Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»

Видеть проблему – это первый шаг на пути к ее решению, следующим шагом должно быть понимание того, что конкретно необходимо сделать. И, что немаловажно, необходимо грамотно презентовать план своих действий топ-менеджеру, принимающему решение о внедрении. Какие цели корпоративной системы управления проектами (КСУП) озвучить первому лицу компании, какие возможные результаты предложить и как оценить требуемые ресурсы?

Формулируйте достижимые цели

Действительно, после осознания проблемы хорошо бы предложить конкретное решение. К сожалению, в своей практике я вижу, что именно на этом этапе слишком часто искажается суть проекта, ему присваиваются невыполнимые цели, чужеродные результаты и совсем неподходящие показатели. Это похоже на предложение волшебной конфетки в золотой обертке, которая приукрашает действительность и вводит руководство компании в заблуждение, что КСУП решит все проблемы компании сразу. Например, зачастую целями КСУП является повышение доходов или более высокая окупаемость инвестиций бизнеса. Было бы здорово, если бы это было так! Тогда после внедрения КСУП у всех стали бы расти доходы! Почему же этого не происходит?

Конечно, при стандартизации управления проектами вы переходите на новый уровень управления: появляются стандарты, ответственность, контроль, растет экспертиза и общая компетентность проектного персонала, появляются удобные инструменты для принятия решений. Но все-таки намерение о вложении активов или создании высокодоходных продуктов не может быть реализовано исключительно при помощи внедрения методологии управления проектами и создания проектного офиса. Это целиком ответственность руководства компании, и такие показатели зависят именно от их решения, кроме того, на них влияет рынок, конкуренты и т.д. 

Формулируйте те цели, которые зависят от составляющих КСУП: методологии, процессов и методик, персонала, программного продукта для управления проектами. В первую очередь, для определения целей проекта КСУП стоит придерживаться существующей проблематики, ведь проект, прежде всего, инициируется для решения выявленных проблем:

• если вы выяснили, что у вас высокая доля проектов с превышением сроков и бюджетов, значит, целью КСУП может стать сокращение этой доли;
• если топ-менеджмент слишком низко оценивает уровень управления проектами, значит, должна вырасти степень удовлетворенности топ-менеджмента управлением проектами;
• если ваши проекты слишком медленно запускаются или решения связанных с ними вопросов чересчур затягиваются, то в целях КСУП также стоит определить сокращение сроков запуска проектов и ускорение решения вопросов. 

Для каждой цели, конечно, необходимо определить срок и измеримый показатель, тогда она будет выглядеть законченной и логичной.

При этом, чтобы избежать невыполнимых обещаний, сроки достижения целей стоит устанавливать не на конкретные даты, а использовать период от начала или завершения проекта. Ведь на момент разговора решение о проекте может быть еще не принято, и, возможно, для его рассмотрения потребуется еще несколько месяцев.

Учитывая нетерпение многих топ-менеджеров к длительным срокам, обязательно приведите в презентации статистику по проектам построения КСУП. Такие проекты выполняются, в среднем, два или три года, а достижение целей возможно только при наличии комплекса результатов.

   Разработайте план получения результатов

Результаты проекта для первого лица – это то конкретное, что вы обещаете сделать. В рамках предложения это должны быть крупные, понятные шаги с определенной датой или периодом, которые иллюстрируют динамику проекта. При этом таких шагов не должно быть много. Не стоит готовить первому лицу огромный список для изучения, это напрасная трата времени. PMBok, к примеру, рекомендует руководителю держать в поле зрения не более пяти-шести ориентиров. По-крупному результаты проекта КСУП могут выглядеть так:

1. Утверждена временная методология или основные процессы управления проектами (инициация, выполнение, изменение, завершение);
2. Утверждена организационная структура, принято решение о создании Проектного офиса, Проектного комитета;
3. Сотрудники Проектного офиса приняты в штат (Проектный офис начал свою работу);
4. Введена в опытную эксплуатацию информационная система для управления проектами;
5. Проведен обучающий курс для первой группы руководителей проектов.
6. Завершен период опытной эксплуатации КСУП, первая группа проектов выполнена в рамках КСУП.

Расположите результаты на оси времени для более удобного восприятия, и тогда для руководителя будет готов наглядный план выполнения проекта.

Определите необходимые ресурсы

Как правило, после озвучивания сути интересного предложения, речь заходит о его стоимости. Не стоит исключать этот важный пункт и в случае предложения КСУП. Бюджет проекта, как правило, состоит из следующих статей:

• заработная плата проектного офиса и его рабочие места;
• обучение персонала и топ--менеджмента;
• программный продукт для управления проектами (проект внедрения), его лицензии и ежегодная поддержка;
• бюджет на мотивацию команды проекта.

Однако стоимость проекта КСУП сильно варьируется в зависимости от множества факторов:

• какие функции будет выполнять проектный офис, какой штат подразделения требуется;
• какой уровень обучения топ-менеджмента и основного персонала необходим, кому поручить обучение;
• необходим ли внешний консультант для разработки и внедрения методологии;
• какое программное обеспечение вы выберете.

Для определенности стоит сделать запрос предложений, проанализировать рынок, определить возможные риски и учесть текущую практику затрат для вашей компании. Например, если компания «привыкла» учиться у признанных лидеров рынка обучения, стоит ориентироваться на их цены. И наоборот, если предприятие, как правило, не выделяет на это средства, стоит посмотреть подходящие курсы на периферии.

В итоге вы можете получить ориентировочную стоимость проекта, которая вмещает разбег от +75% до -25%, по мнению PMBoK. То есть после получения точных оценок стоимость вашего проекта может увеличиться почти вдвое или снизиться на четверть. Укажите такие риски в слайде с ориентировочной оценкой.

Резюме

Предложение для первого лица, основанное на результатах исследования проблематики компании, определяющее измеримые цели и конкретные результаты, должно, в первую очередь, быть образцом для всех последующих проектов организации. Сделайте его особенным: кратким, конкретным и понятным. Облеките его в формат презентации, содержащей не более десяти слайдов. Для многих компаний такой формат презентаций высшему руководству является стандартом. Подготовив подобное предложение, вы обеспечите особое качество этой важной встречи, снимите многие ненужные вопросы и настроите топ-менеджера на продуктивную работу.

Пример презентации системы ADVANTA для первого лица компании

Помню, как мой руководитель, когда я работала в крупном холдинге, впервые смотрел мое предложение КСУП. Оно было впечатляюще весомым, проработанным до мелочей и содержащим множество несомненно полезной, но не интересной ему информации. Он внимательно посмотрел только первые три страницы, а затем закрыл презентацию и просто стал задавать интересующие его вопросы. Это было похоже на экзамен. «Сколько сейчас бюджет проектов?», «А сколько был в прошлом году?», «Какие у нас есть потери?», «Когда мы получим результат?» и т.п. После этого он попросил подготовить ему краткое резюме и оформить его на пяти слайдах. Мне казалось, что выполнить это невозможно, однако, удалив подробности и сосредоточившись на главном, я сделала это. Структура моего предложения была такова:

1. Проблематика
2. Что такое КСУП
3. Цели и результаты
4. Требуемые ресурсы, оценки

Подготовив свое предложение по этому плану, я расставила акценты, прежде всего, для себя, выявила важнейшие результаты и составила логичное доказательство выполнимости проекта, достижения его целей. Впоследствии, когда наша КСУП заработала, мы продолжили эту практику подготовки коротких предложений. А для некоторых категорий наших проектов даже утвердили стандарты таких презентаций.

Первое лицо – особый человек в любом проекте, не только в проекте внедрения КСУП. В большинстве крупных проектов, которые являются наиболее значимыми, для усиления управленческих инструментов компании именно первое лицо выступает и заказчиком, и спонсором, а иногда и руководителем проекта. Правильная подача идеи внедрения КСУП первому лицу может быть важным шагом на пути к росту производительности, конкурентоспособности, повышению уровня культуры и прочим благам грамотного управления проектами.

И наоборот, неверно построенный диалог, плохо подготовленные материалы или ошибочное понимание выгод могут надолго отложить решение этого вопроса. Если вы сами верите в успех проекта, понимаете его значение и результаты и можете привести неоспоримые доказательства его необходимости, тогда поддержка руководителя самого высшего ранга вам обеспечена.