Как перестать «тушить пожары» и обуздать сроки?
Вы – руководитель? Поздравляю, ведь по совместительству вы – пожарный! Это, конечно, больше похоже на шутку, но, как говорится, в каждой шутке есть доля правды.
Многие из вас подтвердят, что зачастую на рабочем месте не получается выполнять свои прямые задачи, а только и заниматься, что «тушением пожаров». Порой кажется, что этому не будет конца. А как хочется просто прийти на работу и спокойно заниматься развитием отдела, департамента, компании, планировать и запускать проекты в сроки.
Думаете, это почти нереально? Спорный вопрос.
Безусловно, бросить заниматься «тушением» тоже нельзя. Тут прямая аналогия с реальным пожаром. Согласитесь, когда вокруг горит лес, заниматься профилактикой пожаров, а не тушением – странно. Но и забрасывать профилактические работы тоже не стоит.
Что делают пожарные, когда идет возгорание? Они параллельно делают два дела: а) тушат пожар и делают все для того, чтобы он не разгорелся и не перебросился на другие объекты; б) совершают профилактические мероприятия, чтобы в случае возникновения пожара в другом месте урон был минимальный.
Почему бы не воспользоваться тем, что уже разработано другими?
Пока все вокруг «горит», бросить «тушение» и невозможно. Что точно нужно сделать – это разделить рабочий день как минимум на две части. Размеры этих частей зависят от масштабов «пожара». Но деление необходимо! Предлагаю назвать эти части так: «пожарные работы» и «профилактические работы».
Разделить - легче сказать, чем сделать, согласитесь. Я рекомендую делить ваш день в зависимости от того, когда вам легче работается: утром или вечером. Я по своей природе - жаворонок, и мне утром работается гораздо легче. Я завела себе правило: час-полтора с утра тратить только на «Профилактические работы». Мои подчиненные знают, что до десяти меня трогать нельзя. Я не планирую никакие встречи на это время. Исключение может составить Мозговой штурм, если решение вопроса его требует.
Всего час времени в день позволит вам постепенно снизить количество «пожаров» и у вас будет больше возможностей избежать их полностью. Если ваше время - вечер, запланируйте «профилактические работы» на конец рабочего дня. Возможно, имеет смысл сдвинуть свой рабочий день, чтобы в этот «волшебный» час вас точно никто не отвлекал.
Вернемся к терминам «Пожарные работы» и «Профилактические работы».
Думаю, что вы прекрасно знаете, что нужно делать во время «пожарных работ». Обратите внимание на один очень важный факт: во время «тушения» не упускайте из вида детали. Вполне вероятно, что вам удастся понять причины «возгорания». Только на этом этапе не анализируйте их, вам же надо «тушить»!
Оставьте время для анализа на этап «профилактических работ». Вот тут очень внимательно нужно разобраться с теми причинами, которые вы обнаружили при «тушении». Важно найти истинную причину, но, думаю, вы это и без меня знаете.
Выявили? Теперь давайте поймем, какие действия необходимо было бы предпринять, чтобы эта причина не появилась в будущем. И наверняка, у вас будут случаи, когда вы осознаете, что устранить причину полностью не удастся. Не переживайте. На этот случай у вас должен быть «план Б»: разработанный алгоритм с инструкциями, что делать, если возникла «непредвиденная» ситуация. Возвращаясь к терминам пожарной службы, «что нужно сделать, чтобы пожар повредил минимальное количество объектов».
Теперь, когда «план Б» составлен, позаботьтесь о том, чтобы все ваши сотрудники знали о его существовании.
Но, к сожалению, даже в том случае, когда «профилактические работы» проводятся вовремя и в полном объеме, «пожары» все равно возникают. В чем причина? В «синдроме студента». Что это за синдром, сейчас расскажу.
Думаю, многие из вас прекрасно умеют планировать проекты, и при прогнозировании сроков закладывать «на всякий случай» необходимые буферы времени. И это правильно. Но, к сожалению, как показывает жизнь, часто сотрудники, зная конечный срок задачи проекта, именно на него и ориентируются.
Что происходит? Попробуем смоделировать ситуацию. Когда вас спросили, к какому сроку вы выполните проект, вы, скорее всего, укажете срок, в который вошло время, за которое реально его выполнить плюс буфер времени на случай «если что-то пойдет не так». Вы дали срок, вы молодец! Ведь все же хорошо, времени же достаточно! Прошло несколько дней, вы спокойны, поскольку понимаете, что проект можно сделать за определенное вами время. Затем вы начинаете делать проект и…. О боже! «Что-то пошло не так»! А буфер, который был заложен, уже честно израсходован на «потом успею». И снова «горят» сроки проекта. И снова мы работаем «пожарными».
Что делать? Я, конечно, не Чернышевский, но, все-таки попытаюсь ответить на этот вопрос. Начните контролировать ваших сотрудников не только по срокам окончания, но и по срокам начала задачи/проекта! Заведите практику во время еженедельных встреч по проекту (думаю, они у вас есть) уточнять статусы не только задач, которые должны быть завершены, но и начаты ли следующие шаги. Я больше, чем уверена, что многих проблем удастся избежать, если у вас будет реальный буфер на «что-то пошло не так» или на случай возникновения дополнительных вопросов.
При этом, конечно, не стоит упускать из виду и конечные цели. Здесь лучше всего применить метод контроля прогнозных сроков исполнения задачи в будущем. После традиционного деления на задачи и подзадачи, определите моменты, в которых вы можете получить конкретный измеримый результат. Эти моменты называются контрольными точками, по которым также можно отслеживать, успеваете ли вы в целом выполнить проект к сроку или нет.
Поясню. У вас есть большой проект, который необходимо реализовать в определенный срок. При планировании работ вы понимаете, что есть несколько точек, достигая которых вы получаете какой-либо промежуточный результат. Вполне логично предположить, что если промежуточный результат получен в определяемый ему срок, то очень высока вероятность того, что и весь проект можно успеть сделать вовремя. Этот подход является одним из элементов методологии контрольных точек, которую мы рекомендуем использовать нашим клиентам.
Подведем небольшой итог. Какие действия нужно предпринять, чтобы избежать «пожаров»?
- Выделите в вашем рабочем дне хотя бы час времени для «профилактических работ». И вы уже в скором времени почувствуете, что «пожары» постепенно «тухнут».
- Проверяйте старт выполнения задачи.
- Делайте прогнозы получения ключевых результатов (контрольных точек) в будущем, например, в ближайшие 2-3 месяца.
И страшное слово «дедлайн» не будет больше вас пугать.
Ни в коем случае не хочу утверждать, что перечисленные рекомендации – панацея, но они во многом помогут вам в управлении сроками проектов. И, конечно, здесь не обойтись и без использования автоматизированных систем. Я, как бывший ИТ-шник, не верю в то, что качественно контролировать сроки, сотрудников, ресурсы на проектах можно, минуя внедрение информационных систем. Если у вас маленькая компания, в которой работает, скажем, 10 человек, вероятно, вам вполне достаточно контролировать дедлайны «на коленке». Но если ваша компания претендует на статус среднего или крупного бизнеса, без полноценных систем контроля за сроками вам не обойтись. В этом, скорее всего, вам помогут ИСУП.
Выбор широк, и я не буду пытаться повторить уже проведенные в интернете различные обзоры. Просто найдите более подходящую для себя. И вы поймете: успевать сдавать проекты в срок возможно! А мы можем вам в этом помочь.
Галина Куртыгина, руководитель департамента клиентского сервиса компании «Адванта Консалтинг»
