Как продвигать проект КСУП внутри компании и не наживать врагов?
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
Управление проектами – это, прежде всего, управление людьми. А изменения в таком управлении всегда будут сопровождаться сопротивлением. Начиная проект внедрения КСУП, нужно свыкнуться с мыслью, что это неизбежно. Поэтому, скорее, стоит не бороться с ним, а влиять на его глубину.
Помните о цели
Во-первых, нужно помнить о цели, которую вы преследуете. Цель внедрения КСУП должна быть заранее четко обозначена, а, значит, загодя можно просчитать, куда не следует соваться совсем. По своему опыту знаю, как сложно иногда остановиться в наведении порядка. На первых шагах внедрения кажется, что все работает неправильно, хочется, как можно скорее получить первые результаты и переключить работу в «правильное» русло. Именно это желание и несет в себе основные риски превратить участников системы в борцов с ней. Посмотрите, какие конкретные результаты вам нужны, что должно быть сделано несмотря ни на что, а какие моменты не сильно могут повлиять на вашу цель, и с чем можно смириться. Если есть принципиальная позиция – обсудите ее с вашим основным заказчиком, первым лицом. Еще раз подтвердите необходимость изменений, согласуйте с ним план действий и заручитесь его поддержкой. В случае, когда собственной экспертизы не хватает, «ссылочная власть» (Иван Иваныч так сказал) будет отлично работать. А для первого лица будет понимание причин возникновения конфликтов, если их все же не избежать.
Знайте своих истинных заказчиков
Ни в коем случае не стоит думать, что персонал все стерпит, и первое лицо сможет «продавить» внедрение. Совсем наоборот – если внедрение мешает основному бизнесу, если изменения в работе проектов могут негативно влиять на текущих клиентов и основные результаты, тогда это персонал сможет «продавить» отказ от КСУП.
Однажды я принимала участие в крупном ИТ-проекте. Его бюджет был весомым для моей компании и исчислялся семизначным числом в валюте. Конечно, первые лица были заказчиками такого проекта, и все понимали, как проект важен. Но! При работе с новым программным продуктом женская часть бухгалтерии подняла «восстание». Сотрудницы выразили нежелание работать с новой системой из-за сложности интерфейса. Они не успевали выполнять свою обычную работу, делали много ошибок, скорость обработки платежей сильно снизилась и появились клиентские жалобы. Сотрудницы показали причины такой ситуации, продемонстрировали выгоды текущей системы. Сначала их поддержала начальница, затем руководитель блока, конфликт был поднят на высший уровень, и в итоге первые лица приняли решение об отказе от проекта. Ведь если работу в системе не может освоить даже бухгалтерия в центральном офисе, то как же проводить внедрение этого продукта в филиалах.
Ситуация с КСУП очень похожа. Если пользователи системы будут замедлять старт проектов из-за сложных процедур и непонятных документов, если проекты начнут тормозиться из-за проволочек с принятием решений, навязанных непростыми процессами, если в отчетности руководству появятся ошибки, потому что персонал «не дружит» с программным продуктом, то такая КСУП никому не будет нужна, и проект, скорее всего, тоже закроют.
Формально заказчик проекта КСУП – первое лицо. Однако наиболее заинтересованные лица, с которыми и стоит проделывать большую долю работы в проекте, это другие пользователи системы: руководители проектов, исполнители, заказчики. Именно они могут стать и непобедимым соперником, который заставит остановить проект. И они же являются вашим незаменимым соратником, который поможет поставить систему на ноги, вдохнуть в нее жизнь.
Включение персонала в проект
Как же работать с персоналом? Прежде всего, как это ни банально, эти сотрудники должны быть участниками проекта. На самом деле, не так это и просто выполнить. Надо сказать, что те из них, кто наиболее опытен и может вам помочь, как правило, очень заняты текущей работой. Поэтому сделайте все, чтобы их выделили для работы над вашим проектом. Мне, например, потребовался даже отдельный приказ о выделении таких сотрудников. А если уж такие люди стали частью вашей команды, вам нужно их слушать, защищать их мнение перед первым лицом, предлагать удобные им варианты, помогать им выполнять задачи и работать вместе с ними. Только совместный труд поможет построить действительно работающую КСУП.
Во-первых, определите ответственность за приемку некоторых результатов основным персоналом. Это могут быть промежуточные показатели, но те, которыми впоследствии будет пользоваться именно основной персонал. Тогда, с одной стороны, вы включите в работу с проектом наиболее заинтересованные стороны, с другой – оградите эти результаты от влияния мнения тех людей, которые не пользуются ими на практике. Во-вторых, продумайте мотивацию активных участников проекта. Она может быть как денежной, так и нематериальной.
Когда мне впервые пришлось реализовывать такой проект, мой бюджет был довольно скромным. Поэтому мотивация основного персонала была нематериальной. Мне пришло в голову продвигать не столько мой проект, сколько самих руководителей проектов. Во всей отчетности топ-менеджменту фигурировал РП. Особо значимые результаты всегда озвучивались с упоминанием его имени. По итогам полугодия мы делали даже «Мини-Оскар» (вручение грамот и угощение шампанским), где сотрудники между собой могли отметить самых успешных руководителей проектов. Сами РП откликнулись на такой вариант, и принятие проекта ими заметно улучшилось. Вариантов мотивации может быть множество, нужно выбрать то, что применимо в вашей компании и с вашим бюджетом. Активное включение персонала в работу над проектом неизменно работает и продвигает проект.
Пиар проекта формально и неформально
Результаты проекта КСУП, особенно успешные, способны продвигать сами себя. Если в компании появляется что-то лучшее, удобное, эффективное, оно, конечно, должно прижиться. Но в деле управления проектами все может быть не так просто. Даже если элементы системы действительно работают, некоторые об этом могут не знать и продолжать сопротивляться. Не всегда люди осознают, как процессы управления влияют на их работу, не каждый готов похвастаться своими успехами или рассказать коллеге, как повлияли новые методы на его проект, а есть и такие, которые и вовсе не готовы говорить о каком-либо успехе, пока проект не закончен. Именно руководитель проекта КСУП больше других понимает, как должны работать процессы, какую пользу приносить, от каких угроз ограждать. Уделите время для представления ваших успехов на всех уровнях, формально и неформально. Пиарьте ваш проект, подчеркивайте его значимость и результаты.
Для руководства и топ-менеджмента, конечно, представление должно быть формальным. Презентации итогов работы, яркие кейсы из практики, официальные доклады пользователей и т.п. Это значительно повышает интерес к проекту и его результатам, формирует положительное отношение руководства, влияет на степень конфликтов и даже аннулирует некоторые из них. По итогам каждой фазы проекта или после закрытия контрольных точек высокого уровня нужно готовить краткий или полный отчет, который показывает успешность вашего проекта, приводит примеры.
Однако гораздо более значим внутренний неформальный пиар, распространение положительной информации о проекте среди низкоуровневых пользователей системы. Обращайте внимание на достижения и ошибки при управлении конкретными проектами. Рассказывайте людям, как в том или ином случае положительно сработала система. Как проектный офис, программный продукт или документ помогли снизить риск или получить результат, что действительно работает и как этим пользуются сотрудники компании. Это не должно быть официальным докладом или навязчивой рекламой, совсем нет. Просто включайте эту информацию в совещания по проектам, в общение с конкретными руководителями, в ваш ежедневный диалог с заинтересованными сторонами. Тогда вы не только поможете сотрудникам использовать КСУП и получить более качественные результаты, но и создадите положительное отношение к себе, и к системе, в целом. Сотрудники не на словах должны знать, для чего нужна КСУП, а на реальных примерах понимать, как она используется именно в вашей компании, какие возможности дает, у кого можно подсмотреть лучшие практики, с кем посоветоваться и поучиться.
Продвижение проекта – особое искусство. На первых шагах внедрения КСУП большинство из нас не имеют большого штата, на многое не хватает времени, бюджета или просто нет сил на дополнительную работу. Но без этого внедрить систему будет сложно. Определите простые шаги, но обязательно их выполняйте. Собирайте обратную связь, улучшайте ваш опыт и продвигайте проект. Если вы будете достаточно внимательны, то сможете преодолеть сопротивление и превратить участников проекта в ваших соратников и помощников, а, значит, внедрить работающую КСУП.
