Как Проектному офису стать полезным для Заказчиков проектов
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
Заказчики проектов всегда являются мощными индикаторами успеха внедрения корпоративной системы управления проектами (КСУП). А еще являются основными выгодоприобретателями проекта КСУП, ведь именно они, в первую очередь, должны получить сокращение сроков своих проектов, снижение проектных рисков, повышение качества исполнения и всех прочих благ от внедрения проектного управления. Конечно, выгоды от КСУП должны получать все участники проектной деятельности организации, но именно Заказчики проектов чувствуют успехи или неуспехи такого проекта быстрее и нагляднее всего.
На правах своей роли Заказчики получают наиболее многогранное представление об уровне и качестве управления проектом: с точки зрения коммуникаций, рисков, сроков, бюджета, взаимодействия с руководством, командами и прочее, и прочее. Многие результаты внедрения системы управления проектами должны оцениваться именно на основе мнения Заказчиков проектов. Например, один из важнейших шагов внедрения КСУП – выполнение пилотных проектов с использованием системы. Для действительного понимания, работает ли КСУП, Заказчики, прежде всего, должны ответить на вопрос: стал ли лучше управляться проект, или управление на прежнем уровне, или стало еще хуже. Именно поэтому выстраивание коммуникаций Проектного офиса с этой группой лиц так важно для старта проектного управления.
Одной из самых частых и самых проблемных коммуникаций в проекте является прояснение статуса проекта. Заказчику необходима регулярная точная информация о том, что происходит, какие достижения, проблемы и риски существуют, что реализовано, а что предстоит. При этом такую информацию ему порой очень сложно получить по ряду причин. Руководитель проекта может быть недоступен, актуальные данные о проекте собрать быстро не получается, не всегда команде проекта хочется делиться с Заказчиком действительным положением дел и многие другие причины.
Замечу, что при построении КСУП задача Проектного офиса не в том, чтобы самостоятельно организовать коммуникации в проектах, а в том, чтобы внедрить стандарты таких коммуникаций, обучить этим стандартам проектный персонал и контролировать их выполнение. Но иногда обучение персонала и контроль выполнения им стандартов является гораздо более трудоемким делом, чем самостоятельная организация. В деле взаимодействий с Заказчиком по статусу проекта ситуация часто именно такая. Доведение информации о текущем положении дел в проекте часто «упускается» Руководителем проекта как что-то не слишком важное. С другой стороны, сам Заказчик, особенно в начале проекта, не готов уделять время для ознакомления с текущим положением дел: «Вот будут результаты, тогда и посмотрим. Не отвлекайте меня на болтовню». При этом из моей практики есть наблюдение, что чем лучше дела, тем более затянутым и скучным может стать такое совещание, а чем хуже дела в проекте, тем меньше желания у Руководителя делиться какой-либо информацией с Заказчиком.
Для максимального облегчения этих трудностей нужно обеспечить Руководителей и Заказчиков проектов коротким и емким совещанием, которое дает общее понимание статуса проекта и его рисков.
Как же это сделать? Просто выпустить распоряжение о необходимости таких регулярных совещаний ни к чему не приведет. Описать стандарт таких коммуникаций и контролировать его выполнение потребует очень много времени Проектного офиса. На мой взгляд, именно здесь и необходим тот самый вариант «сделай сам!» от Проектного офиса. Мне, как руководителю проекта внедрения КСУП, не раз приходилось внедрять именно такой формат, в котором статус по проекту регулярно озвучивается Проектным офисом. Если такое совещание правильно организовано, то это дает возможность разгрузить Руководителей проектов, повысить удовлетворенность Заказчиков, сосредоточить внимание основных сторон на самом важном, снизить управленческие риски и самое главное – продвинуть выполнение проектов.
Основные подходы для организации такого совещания:
1. Объясните участникам смысл совещания и определите его формат. Очень важно донести до участников, для чего необходимо такое совещание, какие сейчас есть негативные последствия его отсутствия или какие будущие выгоды ожидаются.
2. Заранее продумайте формат совещания и ознакомьте с ним участников: кто ведет совещание, какие вопросы будут обсуждаться, а какие точно не будут, как протоколируются поручения, кто контролирует их выполнение и т.п.
3. Сделайте участие в совещании максимально комфортным, например:
- используйте системы видеоконференций
- заранее приглашайте участников, напоминайте время и место совещания (если совещание очное), высылайте ссылку на web-ресурс
- группируйте проекты по заинтересованным сторонам, чтобы Заказчики и Руководители смежных проектов могли понимать статусы друг друга
- давайте возможность людям покинуть совещание, когда их участие больше не требуется
4. Совещайтесь регулярно. Выберите удобную, принятую в компании периодичность с учетом характера ваших проектов. Главное, чтобы этого периода было достаточно для получения промежуточных результатов, при этом период не должен быть настолько большим, чтобы реализовались значимые риски. Например, это может быть раз в неделю для совсем коротких проектов, раз в месяц для крупных и т.д. Или раз в две недели для всех проектов.
5. Используйте единый наглядный вариант отчета. Лучшим вариантом будет использовать диаграмму контрольных точек. Тогда на совещании будет видно движение проекта, его текущая позиция с точки зрения важных для Заказчика результатов, текущую просрочку или опережение, ожидаемые и полученные результаты и т.п. (см. рис. 7). Оптимальным форматом является онлайн витрина программного продукта с такой диаграммой. Тогда этот отчет готовится автоматически, при этом отражает самую актуальную картину на время совещания. Работая руководителем проектного офиса в текущем периоде времени, я использую именно такой вариант.
Рис. 7. Пример отчета о статусе проекта для Заказчиков в системе Адванта
6. Не расширяйте границы совещания. Проговаривайте только статус, не спускаясь в более мелкие детали. У каждого проекта будут и вопросы, и проблемы, и предложения, но ваше совещание о статусе нужно не для того, чтобы их обсуждать, а чтобы прояснить, что они есть и дать толчок для их решения. При этом у вас, как у контролирующей структуры, по итогам такого совещания также будет верное понимание об актуальности данных о проектах, которые вы используете для отчетности. Зафиксируйте позицию проекта, акцентируйте внимание на наличии проблем и рисков и напомните, что прописано в вашей методологии. Если у Заказчика и Руководителя проекта есть необходимость что-то обсудить, то дайте им возможность договориться о встрече и зафиксируйте такое совещание. Тогда совещание о статусе станет тем местом, где быстро удается напомнить о том, что происходит в проекте, и договориться о движении для решения важных вопросов. А у Проектного офиса всегда будет актуальная картина по портфелю проектов для руководства.
Таким образом, соблюдая эти несложные рекомендации, вы сможете сделать совещания максимально эффективными, а Проектный офис – максимально полезным Заказчикам проектов.
Читайте также другие публикации на эту тему:
Роль коммуникаций с командой в системе проектного управления
