Как разработать эффективный план управления рисками проекта

Управление рисками как часть проектных процессов

Управление рисками включает в себя создание наборов процедур и инструментов, позволяющих командам проектов предвидеть возможные проблемы и заранее подготовить меры для их устранения.

Значимость управления рисками

В рамках проектной деятельности управление рисками занимает ключевое место, так как буквально любое изменение в проекте или неопределенность может привести к непредсказуемым последствиям.

Поскольку проекты часто связаны со значительными затратами ресурсов — как временных, так и финансовых — игнорирование рисков может привести к задержкам, превышению бюджета или даже к полному срыву проекта.

Эффективное управление рисками помогает командам не только избежать этих негативных последствий, но и улучшить общую вероятность успешного завершения проекта с учетом поставленных целей.

Направленность и зоны влияния управления рисками

Важно отметить, что управление рисками не сводится исключительно к предотвращению негативных последствий. Оно также предполагает, что проектная команда должна быть готова использовать возникающие возможности.

Например, если команда идентифицирует риск, связанный с изменением требований заказчика, она может оперативно настроить проект таким образом, чтобы адаптироваться к этим изменениям и извлечь пользу из новой ситуации.

Что входит в базовый план управления рисками в проекте

Создание плана управления рисками повышает шансы на успешное завершение проекта. План управления рисками:

• включает несколько ключевых шагов,
• значим для разных проектных процессов,
• дает проектной команде необходимые инструменты и методы для эффективной работы.

Программное обеспечение для управления проектами:

• системы управления проектами: ADVANTA, продукты 1С:PM, Мегаплан и др.
• системы для анализа рисков: RiskyProject, встроенный функционал в ADVANTA и др.
• методологии Agile и Scrum: помогают командам оставаться гибкими и адаптивными к изменениям и рискам.

Советы для начинающих руководителей проектов, которые впервые составляют план управления рисками

Составление плана управления рисками — зачастую сложный процесс для начинающих руководителей проектов. Чтобы облегчить этот процесс, полезно обратить внимание на несколько ключевых аспектов проектного управления и взаимодействия с командой.

Отталкивайтесь от целей и основных задач проекта

Понимание, чего вы хотите достичь и какие ресурсы для этого потребуются, поможет вам выявить потенциальные риски и их влияние на проект.

Оцените, какие факторы могут повлиять на выполнение ваших целей:

• внутренние (например, недостаток ресурсов или отсутствие необходимых компетенций у команды),
• внешние (экономические условия, изменение законодательства и т.д.).

Привлекайте проектную команду к процессу

Активное вовлечение проектной команды в процесс идентификации рисков поможет начинающему руководителю более компетентно подойти к делу.

Организуйте заседания и мозговые штурмы, где каждый член команды сможет поделиться своими опасениями и предложениями относительно потенциальных рисков. Вместе вы сможете выявить риски с различных точек зрения и построить более полное представление о ситуации.

Обязательно проведите оценку после идентификации рисков

Анализ вероятности возникновения каждого риска и его воздействия на проект по отдельности даст возможность предусмотреть разные аспекты.

Также важно оценить риски не только по отдельности, но и в целом. Так как именно совокупность факторов может усугубить общую ситуацию.

Придерживайтесь четкости в стратегиях реагирования

Важно разработать стратегии реагирования на риски с четкими действиями, обязанностями и сроками. Каждая стратегия должна быть конкретной и реалистичной, чтобы команда могла легко ее реализовать.

При этом не забывайте учитывать возможность использовать несколько стратегий для одного риска — иногда эффективным будет комбинированный подход. Например, не только избежать риска, но и разработать план его смягчения.

Опирайтесь на систему мониторинга и отчетные данные

Создайте системы мониторинга и отчетности по рискам. Определите, как часто будет осуществляться мониторинг рисков и кто за это будет отвечать. Это поможет не только в управлении текущими рисками, но также в выявлении новых в процессе выполнения проекта.

Регулярное обновление плана управления рисками с учетом изменений в проектной среде также является критическим моментом.

Организуйте ведение и хранение документации

Обеспечьте наличие четкой записи всего процесса: от идентификации и оценки рисков до стратегий реагирования и мониторинга. Это сделает текущие процессы понятными и создаст полезные материалы для будущих проектов.

Заключение

Управление рисками является неотъемлемой частью успешного управления проектами, поскольку оно помогает не только предвидеть и соответственно реагировать на проблемы, но и использовать их как возможность для развития и повышения успеха проекта.

Без должного внимания к рискам вероятность достижения поставленных целей и удовлетворения потребностей заинтересованных сторон существенно снижается, что подчеркивает важность этого направления в проектной деятельности.

Проектное окружение может меняться, и ваш план также должен быть готов к трансформациям. Регулярно пересматривайте и корректируйте его, чтобы он оставался актуальным и эффективным.

Оставайтесь гибкими и адаптивными в процессе управления рисками. А еще — используйте эффективные инструменты, которые помогут предупредить и избежать критические моменты.