Как разработать системный подход к приоритезации проектов?
Разработка системного подхода к приоритизации всех проектов в вашей организации или департаменте имеет значение, но сколько организаций действительно это делает? Слишком часто проекты начинаются c фразы «это кажется отличной идеей» без предварительного анализа. Поэтому неудивительно, что исследования компании Business Improvement Architects показывают, что только 12,5% организаций проводят оценку того, насколько их проекты совпадают со стратегией компании. Кроме того, в 68% организаций нет процесса оценки приоритетности проектов. Отсутствие процесса определения приоритетов проектов и стратегического выравнивания - основные причины неудач проектов. Приоритизация проектов включает в себя определение того, как каждый проект в каждом отделе согласовывается с корпоративной стратегией. Успешная система управления проектами должна включать определение приоритетов проектов и согласование проектов со стратегией, чтобы реализовывать только проекты, которые приносят ценность.
1. Создайте список всех проектов в вашей организации.
Одним из способов установления систематического подхода к приоритизации проектов является разработка перечня всех проектов, которые в настоящее время реализуются всеми департаментами и внутри всей организации, независимо от их размера или объема. По нашему опыту, многие организации недооценивают истинное количество проектов, которые находятся в реализации. Например, руководство может полагать, что около 100 проектов находятся в работе. Но благодаря этому исследованию они, скорее всего, обнаружат тот факт, что на самом деле в реализации находится значительно большее количество проектов, возможно, до 200. Поэтому неудивительно, что некоторые руководители не понимают, почему сотрудники испытывают стресс и жалуются на чрезмерную работу! Ресурсы организации явно перегружены и это может привести к высокому уровню стресса и снижению производительности.
2. Убедитесь, что каждый проект имеет согласованное описание содержания и подробный план.
При составлении перечня проектов важно убедится, что у каждого проекта есть согласованное описание содержания и подробный план, поскольку это повлияет на решения о приоритизации проектов. Проекты, которые не имеют четкого содержания и подробных планов, вероятнее всего будут неудачны.
3. Определите и зафиксируйте общую цель, соответствие стратегии и ключевые результаты для каждого проекта.
После создания полного списка всех проектов, следующий шаг - определить и зафиксировать общую цель, соответствие стратегии и ключевые результаты для каждого проекта, чтобы начать процесс расстановки приоритетов. Возможно, лучший способ зафиксировать эти данные - таблица, поскольку в ней проще рассматривать и сравнивать проекты.
4. Установите критерий для определения влияния, которого вы ожидаете от каждого проекта.
После того, как вы зафиксировали общие цели, соответствие стратегии и ключевые результаты для каждого проекта, пришло время установить критерии для определения ожидаемого влияния, которое каждый проект будет оказывать на организацию. Руководящий комитет, состоящий из руководителей из разных отделов, вероятно, является лучшей целевой группой для этого процесса. Они будут озвучивать разные точки зрения, что позволит рассмотреть большинство вариантов. Первая задача комитета - согласовать и установить критерии «влияния», которые будут использоваться при определении относительной важности каждого проекта. Среди таких критериев может быть: то, как данный проект повлияет на организацию, собственный отдел, клиентов, персонал и прибыль организации.
5. Оцените уровень приоритета каждого проекта.
После того, как информация будет организована подобным образом, вы, сможете количественно оценивать каждый проект и определять уровень его приоритета. Чем более полными является содержание проекта, тем более точными будут решения по приоритезации проекта, поскольку содержание проекта помогает идентифицировать недостающие элементы в основе для всех проектов.
6. Согласуйте с высшим руководством итог ранжирования проектов.
Высшее руководство сможет проанализировать окончательный рейтинг по проектам, который предоставил ваш комитет и получит информацию о том, какие проекты в настоящее время находятся в реализации, и их ожидаемом воздействии на организацию. Благодаря предоставленной вами информации, они смогут определить, какие проекты должны продвигаться вперед, а какие следует завершить.
Заключение
Процесс приоритизации проекта является важной частью общего процесса планирования организации. Он позволит сэкономить вашей организации миллионы рублей на ресурсах, если вы устраните проекты с низким приоритетом или те, которые не помогают поддерживать стратегические планы организации или отдела.
Источник: https://bia.ca/how-to-develop-a-systematic-approach-to-prioritizing-all-projects/
Об авторе: Майкл Станлейн - Генеральный директор компании Business Improvement Architects. Он работает с лидерами и их командами по всему миру, чтобы улучшить организационные показатели, помогая им определять их стратегическое направление, повышать эффективность лидерства, создавать культуру, которая стимулирует инновации и улучшает управление проектами и качеством. Майкл работал в общественных и частных организациях в более чем 20 разных странах. Он также предоставляет презентации для предприятий и конференций по всему миру. В дополнение к своей консалтинговой практике и выступлениям по всему миру он был представлен и опубликован в более чем 500 различных журналах и отраслевых изданиях.
