Как с помощью ИСУП снизить риски в работе с контрагентами и управлять загрузкой команды
Когда у компании сотни масштабных проектов и подрядчиков в разных странах, управлять таким числом людей, процессов и документов очень сложно. Всегда есть риск что-то забыть, пропустить, нарушить обязательства, что для работы на глобальных рынках грозит потерей репутации и штрафными санкциями. И здесь на помощь руководителям приходят специальные инструменты, на основе которых можно автоматизировать работу над проектами, взять под контроль все процессы и достижение ключевых показателей бизнеса.
В марте этого года в международной группе IMC Montan была внедрена информационная система управления проектами ADVANTA. Это позволяет компании сделать прозрачной работу с контрагентами, упорядочить проекты в едином реестре, управлять сроками и загрузкой экспертов, а соответственно, выполнять больше проектов теми же ресурсами. Задачи, которые ставились перед ADVANTA, состояли в повышении:
- управляемости проектами,
- информативности на всех этапах работы над проектами,
- эффективности работы специалистов,
- взаимодействия всех участников проектов.
О компании
IMC Montan – международная группа, оказывающая услуги в области геологии, горного дела и переработки полезных ископаемых. У компании более 30 лет опыта работы в России и СНГ, 170+ клиентов и 750+ реализованных проектов в 150 странах мира.
Выполняемые компанией проекты связаны с горно-геологическим аудитом и инженерно-техническим консалтингом. Сегодня это единственная интернациональная группа в горном консалтинге, оставшаяся в России.
Предпосылки к внедрению системы ADVANTA
Одновременно в работе находится несколько десятков проектов, начиная от оценки ресурсов и контроля качества геологоразведочных работ до поддержки инвесторов горнодобывающих предприятий и разработки банковских ТЭО. Компания активно развивается и число проектов продолжает расти.
Работать в прежних условиях становилось все сложнее и для выполнения проектов в срок, как один из вариантов, требовалось расширить штат административных сотрудников, что влечет существенные дополнительные расходы. Разрозненное хранение и несвоевременное обновление информации по проектам усложняет сбор отчетности и занимает от нескольких дней до нескольких недель. Это, в свою очередь, влияет на контроль, анализ информации и скорость принятия управленческих решений.
Руководству компании было необходимо иметь общую актуальную картину по всем проектам, грамотно распределять ресурсы между ними, оперативно взаимодействовать с подрядчиками. Самое главное – создать единую среду для проектных команд и оптимизировать их работу так, чтобы они справлялись с растущим потоком проектов, минимизируя привлечение новых кадров и равномерно распределяя нагрузку между имеющимися специалистами.
Для решения этих задач и была внедрена комплексная система ADVANTA. ИТ-решение привлекло руководство IMC Montan быстрым запуском, широким функционалом, приемлемой стоимостью и гибкостью настроек, не требующих программирования.
На данном этапе в настроенном решении заказчик ведет:
- Планирование проектов.
План-графики проектов ведутся в системе ADVANTA. При изменении сроков внутри проектов система уведомляет о сдвиге сроков, поэтому любые отклонения от первоначального плана стали прозрачны. - Учет ТКП, финансовых и юридических документов по проектам.
В системе фиксируются статусы договоров и закрывающих документов (актов), входящая и исходящая корреспонденция. Это позволяет вести своевременный и качественный документооборот, минимизировать риски при работе с контрагентами. - Контроль фактической и планируемой загрузки сотрудников на проектах.
В системе настроены отчеты, показывающие распределение участников по текущим проектам с цветовой индикацией по степени загруженности. В них также отражаются данные по передвижению сотрудников (отпуска, командировки). Руководство видит текущую загрузку и планирует ресурсы, исключая простои. - Табель учета рабочего времени позволяет видеть загрузку каждого сотрудника в текущем моменте, более эффективно распределять ресурсы по проектам и избегать перегрузки сотрудников.
- Сводная отчетность автоматически формируется в режиме онлайн.
Оперативное получение информации по всему портфелю и отдельным проектам позволяет в 2-3 раза увеличить скорость принятия решений. - Архив проектных документов и единая база знаний по проектам доступны 24х7, экономя время на поиск нужного документа в системе.
Сергей Никишичев, директор IMC Montan:
«Система позволяет структурировать цели и задачи, эффективно действовать, не перебирая в голове массу задач, и главное, иметь постоянное взаимодействие со всем коллективом группы независимо от локации специалистов. Руководители проектов и инженерные работники в оперативном режиме понимают текущую деятельность компании, получают обратную связь от руководства и административного персонала, а значит, работают в стабильном и менее стрессовом режиме, совмещая различные задачи, жизнь и работу».
