Как сделать стратегию компании реализуемой

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Придумать что-то большое, красивое и важное, что поможет компании стать сильнее и успешнее, – конечно, талант. Но реализовать все это, дойти до конца, не растратить силы на мелкое и ненужное – уже наука. Если речь заходит о стратегии, то многие компании умеют сформулировать то, что им требуется для успеха и роста, однако далеко не все могут реализовать свои планы. Что мешает одним и что такого делают другие для достижения целей?

Формулировка цели

Самое первое, в чем так часто ошибаются – это сама цель. И это повсюду: и в бизнесе, и в жизни. Кто из нас не путает цель с мечтой и желанием? Они так похожи, но все же очень разные. Первое, что необходимо сделать для достижения цели – научиться ее формулировать.

Правило SMART гласит: «конкретная, измеримая, достижимая, реалистичная и ограниченная во времени». И если про измеримость и ограниченность во времени все же многие помнят, то реалистичность и достижимость часто оставляют «за кадром».

Возьмем простой пример – изучение английского языка. Если человек хочет выучить английский, как ему правильно поставить эту цель? Фраза «хочу знать английский в совершенстве» – всего лишь мечта, «хочу применять разговорный английский на отдыхе» – желание. А вот «через год сдать TOEFL Speaking: на 20 баллов и более» уже напоминает цель. У того, кто поставил такую цель, должно быть время на занятия, и регулярно. Возможно, потребуются и финансовые вложения, например, на репетитора. Так что если вы работаете по 12 часов в сутки и не можете отказаться от такого режима или едва сводите концы с концами и у вас нет возможности выделить бюджет на обучение, то цель нереалистична. Для изучения языка требуется читать материалы и общаться с репетитором, так что потребуется минимум: уметь читать и общаться на одном из популярных языков. Если у вас есть сложности с этим, к примеру, вы говорите на одном из редких языков или не умеете читать, то, скорее, цель недостижима – вам потребуется больше времени для ее достижения.

В бизнесе все очень похоже. Можно очень красиво оформлять стратегию с лозунгами про увеличение производительности и кратное превышение планов продаж. Но если эти цели не подкреплены бюджетом и ресурсами, которые смогут выполнить проекты по смене оборудования, внедрению системы, обновлению сайта, обучению менеджеров и т.п., то эти цели просто напрасно потратят и без того небольшие ресурсы компании. Если же вы ставите цели продвижения устаревших товаров или услуг, ориентируете компанию на неверную целевую аудиторию – ваша цель также, скорее, недостижима.

Определение плана

«Даже плохой план лучше, чем отсутствие плана» – и это работает. Отсутствие картины достижения цели не позволяет управлять достижением. Без плана вы никогда не отстаете, не ошибаетесь, не пересматриваете свои решения, потому что вы никуда не двигаетесь.

С планом тоже есть пара лайфхаков. Во-первых, план нужно формулировать в терминах результата, а не процесса. Во-вторых, он должен быть формальным, контролируемым и доступным заинтересованным сторонам.

Вспомним про наш пример с изучением языка. Не стоит строить план, ориентируясь на этапы «Изучение…», «Обучение… », «Тестирование…». Попробуйте определить план контрольных точек через понятные, полученные в срок результаты:

Кроме того, напишите ваш план на бумаге и разместите в том месте, где вы часто его будете видеть. Еще лучше поделитесь вашим планом с друзьям и знакомыми, регулярно измеряйте, какие результаты получены, а какие только предстоят. Такое отношение скорее продвинет вас в достижении цели, даже если в план придется внести коррективы. Именно так я и поступила, когда определила цель сдать экзамен на PMP-сертификат.

В бизнесе все немного серьезнее. План достижения цели должен быть разработан и утвержден, регулярно контролироваться на высоком уровне и корректироваться при необходимости.

Контроль достижения цели

В погоне за планом и результатами сложно поверить, что можно уклониться от цели, а это очень распространенная ошибка. Цель должна быть всегда впереди, и усилия для ее достижения нужно планировать только с учетом ее параметров. Все, что делается, должно исходить из цели и служить для нее. К сожалению, для многих даже правильно определенный план впоследствии обрастает ненужными активностями и растратой ресурсов на результаты, которые не имеют ничего общего с первоначальной целью.

Даже на бытовом уровне сложно не втянуться в какой-то интересный проект, новые знания и результаты часто не позволяют завершить задуманное. Например, в проекте изучения языка для разговорной практики можно начать смотреть фильмы на английском языке и отдать им слишком много времени, а ведь это практика прослушивания, а не разговора.

В бизнесе погоня за новыми возможностями, услугами и продуктами также часто не способствует достижению успеха. Выполняя проекты, компании не обращают должного внимания на то, как их продукты используются в операционном цикле. Они продолжают вкладывать силы в новые проекты, которые приносят новые, требующие внимания результаты, тратя ценные ресурсы и время на процесс, а не цель. А для выполнения каждого проекта нужны не просто ресурсы и бюджет, необходим регулярный контроль за тем, какие выгоды приносят его результаты, как они применяются, какие дополнительные усилия нужны для вживления их в деятельность. Только тогда проекты могут продвинуть компанию вперед.

При чем тут управление проектами?

Проектный менеджмент занимается не только управлением конкретным проектом, распределением его ресурсов, управлением содержанием, сроками и бюджетом. На уровне компании управление проектами связывает выполнение стратегии (достижение ее целей) и получение конкретных результатов, вплоть до контроля получения важных промежуточных итогов проектов. Например, организуя проектный офис, можно определить его функцией именно регулярный контроль выполнения стратегии.

Для этого достаточно включить в ответственность этого подразделения всего несколько важных шагов:

ШАГ 1. Все проекты должны иметь Устав, в котором сформулирована цель в соответствии с критериями SMART. Устав должен быть согласован с проектным офисом.

ШАГ 2. Проект не может реализовываться без утвержденного плана контрольных точек. План реализации ключевых проектов должен находиться на регулярном контроле руководства.

ШАГ 3. По всем выполненным проектам должен производиться регулярный мониторинг применения результатов.

Управляя проектным офисом компании «Адванта Консалтинг» сегодня, я ежедневно использую эти функции.

• Начиная проект, я требую подготовки и согласования Устава. Если же устав не готов или не получил необходимых виз, то обязательно озвучиваю руководству такие пробелы и получаю необходимую помощь.
• Если у проекта отсутствует утвержденный план, то на регулярном еженедельном совещании Проектного комитета участники в разделе этого проекта просто не видят контрольных точек. Им недоступна информация о достижениях или проблемах, а вся иные данные признаются нелегитимными. Плана нет, значит, все, что происходит, не контролируется и неуправляемо. Топ-менеджмент не желает мириться с таким состоянием дел, и редко когда эта ситуация затягивается.
• Утвержденные планы еженедельно рассматриваются, озвучиваются полученные результаты, внимание руководства привлекается к вопросам, которые требуют срочного решения, озвучиваются текущие риски.
• Все завершенные проекты попадают в постпроектный мониторинг. Регулярно собирается информация о том, как работают их результаты. Для руководства прозрачен путь движения к целям, и топ-менеджмент планирует новые результаты с объективным взглядом на текущие достижения.

Рис. Диаграмма контрольных точек для Проектного комитета

С 2020 года мы утвердили регулярный пересмотр стратегии и ответственность проектного офиса за этот процесс. Например, в первом квартале возникли новые проекты по реализации антикризисного плана, которые имеют четкие результаты, показатели цели и ответственных за исполнение. Эти проекты также имеют свои уставы, а их планы рассматриваются в контуре отчета проектного офиса.

Таким образом, даже при дистанционном управлении проектным офисом реализация стратегии компании находится под постоянным вниманием. Установленные измеримые цели реализуются, компания продолжает двигаться вперед и контролировать курс развития.