Как снизить отклонения по срокам проектов и собирать отчетность за час. Кейс НПФ «Открытие»

Кейсы

Внедрение системы ADVANTA позволило одному из ведущих негосударственных пенсионных фондов страны успешно управлять проектами развития и усилить проектную мощность.

О Заказчике

АО «НПФ «Открытие» — один из крупнейших негосударственных пенсионных фондов, работающий с 1994 года. По данным на 30.09.2023 застрахованными лицами – клиентами Фонда по обязательному пенсионному страхованию (ОПС) являются 6,9 млн человек, более 495 тыс. участников формируют в НПФ «Открытие» пенсию по негосударственному пенсионному обеспечению (НПО)*. Приоритетное направление – развитие НПО: Фонд сотрудничает с более, чем 900 предприятиями различных отраслей экономики по реализации корпоративных пенсионных программ.

На сегодняшний день в портфеле проектов проектного офиса Фонда около тридцати проектов. В основном это:

регуляторные проекты, связанные с исполнением требований законодательства РФ, нормативно-правовых актов Банка России;
организационные проекты, связанные с внедрением внутренних стандартов или регламентов;
ИТ-проекты, нацеленные на создание новых сервисов и продуктов для клиентов.

Чтобы автоматизировать управление проектами, Фонду был необходим единый инструмент, обеспечивающий контроль ведения проектов, прозрачность бизнес-процессов, оперативную и актуальную отчетность по всем проектам компании. Поэтому было принято решение внедрить информационную систему управления проектами.

Ситуация до внедрения ADVANTA

Ранее все проекты управлялись с применением различных систем: планы велись в Microsoft Project и Excel, задачи – в таск-трекерах. Проектная документация и лучшие практики системно не аккумулировались.

Внедрение единой системы позволяло создать общую картину по проектам, предупреждать отклонения сроков, а также ускорить процесс актуализации данных и формирования отчетности с учетом всех требуемых параметров.

Среди нескольких решений с похожим функционалом выбрали российскую цифровую платформу ADVANTA. Заказчик оценил удобство работы в системе, интуитивно понятный интерфейс, приемлемую стоимость софта. Возможность гибко настраивать решение под особенности проектов компании без программирования, исключая привлечение вендора, стала решающим аргументом в ее пользу.

Какие задачи заказчик поставил перед внедрением системы

Создать единый инструмент для верхнеуровневого контроля и оперативных коммуникаций между участниками проектов
Иметь всегда актуальные данные по портфелю и отдельным проектам
Напоминать сотрудникам о необходимости заполнения отчетности, предупреждать о наступлении контрольных точек, подсвечивать риски несоблюдения сроков и бюджетов
Возможность назначать ответственных за выполнение работ и достижение результата

Что было сделано в процессе внедрения

Запущены основные компоненты проектного управления

Создан реестр проектов с иерархической структурой, который содержит актуальные планы, статусы задач и документы по проектам. Проектные менеджеры могут заполнять электронные паспорта проектов, гибко настраивать реквизиты и оперативно развертывать проекты из готовых шаблонов. Со стороны проектного офиса ведется контроль выполнения задач сотрудниками и поручений руководства.

Внедрена методика управления по контрольным точкам

Уведомления о приближении отправных этапов по проектам и предстоящих задачах приходят на почту ответственным лицам, предупреждая о своевременном старте работ.

Силами заказчика настроено управление идеями.

Администраторы обучены настройкам и работе в системе. Внедрение прошло в короткие сроки – 2 месяца.

Какие результаты были достигнуты

Реализация проектов по всему жизненному циклу происходит в системе ADVANTA. Участникам проектов доступна актуальная картина по задачам, работам и статусам. Документы по проектам хранятся в системе с доступом 24х7.
Регулярные оповещения о задачах / этапах не позволяют пропускать начало работ, в связи с этим отклонения по срокам снизились.
Сократилось время формирования сводных отчетов по проектам: от 1-2 дней до внедрения системы до 1 часа в настоящее время.
Повысилась прозрачность процессов и, как следствие, проектная производительность.
Возникает меньше ситуаций, когда задачи решаются в авральном режиме. Планирование, контроль и актуальность отчетов для руководства – главные приоритеты в проектном управлении Фонда.
Повысилось качество и оперативность корпоративных коммуникаций. Внутри системы участники обмениваются информацией и получают актуальные данные о достигнутых целях и результатах проектов.
Организован сбор идей для будущих проектов, которые через согласования в системе могут проходить отбор для последующей реализации.