Как создать решение для управления портфелем проектов | Адванта

В этом документе предлагаются определенные действия для внедрения эффективного управления портфелями проектов (PPM – Project Portfolio Management), обсуждаются выгоды этого подхода и дается краткое заключение о платформе «Адванта» и ее возможностях.

Информационное решение для управления портфелем проектов

Управление портфелем сложных и распределенных проектов – довольно непростая задача для предприятия, особенно в условиях ограниченности ресурсов и инвестиционных бюджетов. Существующее конкурентное давление оставляет мало места для неудач.

Чтобы максимизировать общий доход от всех вложений в корпоративные проекты, руководители нуждаются в регламентированных процессах управления множеством проектов на стратегическом уровне. При этом им необходимо гарантировать, что компания располагает правильным набором проектов  и оптимальным распределением ресурсов по этим проектам.

Информационное решение для управления портфелем проектов представляет собой инструменты, технологии и обучение, в которых нуждаются руководители проектов и высшее руководство.

Предоставляя обзор портфеля взаимосвязанных проектов, информационная система помогает высшему руководству принимать более эффективные инвестиционные решения, определять наиболее выгодные проекты,  управлять распределением ресурсов и уменьшать затраты, быстро выявлять и решать проблемы в проектах.

Для выполнения этих требований, идеальное решение для управления портфелем проектов должно иметь следующие возможности.
 

Единая информационная база данных о проектах
 

Компании редко испытывают дефицит информации о проектах, но, как правило, эта информация разбросана по многим местам и имеет различный формат представления данных и их качество.

Создание информационной базы данных для всего портфеля проектов гарантирует  их связность и целостность. Это дает высшему руководству и руководителям проектов мощный инструмент для анализа и обмена информацией.

Доступ к статусам, расписанию, загрузке ресурсов, финансам, позитивному опыту, проектной документации в режиме реального времени позволяет выявить проектные связи, устранить дублируемые работы, создать благоприятную среду для сотрудничества. 

Возможность своевременно распознать проблему и направить силы на ее решение минимизирует нежелательные последствия и предотвращает эффект «снежного кома» для связанных проектов.
 

Использование стандартных процессов
 

Чтобы гарантировать повторяемость результатов и обеспечить основу для непрерывных улучшений, высшее руководство и руководители проектов должны использовать формализованные процессы и лучшие практики проектного менеджмента.

Объединение процессов проектного, программного и портфельного управления на единой информационной платформе облегчает их развертывание на предприятии. Сделав использование стандартных процессов естественным следствием использования информационной платформы, мы уменьшим сроки обучения персонала и сократим необходимость принуждения со стороны руководства. Единая информационная платформа создаст базу для внедрения позитивного опыта и быстрого обновления процессов.
 

Система сбора проектной информации
 

Для обеспечения контроля проектов, высшее руководство и руководители проектов должны иметь возможность собирать и просматривать информацию по результатам работ, по уровню выполнения отдельных проектов, по исполнению бюджета, по существующим проблемам, по наличию ресурсов и другим критериям.

Эта информация представляет большую ценность для оперативного управления. Ее анализ  позволяет показать связи между проектами и организационными единицами в целях их координации, а также делать оценки соответствия портфеля корпоративным целям в режиме реального времени. У участников проекта появляется возможность найти и использовать лучший опыт похожих проектов.
 

Простота использования и легкость в обучении
 

С точки зрения команды проекта, программное обеспечение для управления проектами не должно создавать дополнительные проблемы, вдобавок к тем, которые оно решает.

Участники проектов не будут использовать решение, если оно сложно в использовании, требует длительного обучения или несет значительные дополнительные трудозатраты вдобавок к повседневным задачам.

Чтобы получить признание и одобрение, программное обеспечение должно предлагать значительные выгоды участникам проекта, давать возможности для сотрудничества, общения, обмена документами внутри и между проектами, а также по цепочке команды менеджеров.

Программное обеспечение должно минимизировать издержки внедрения за счет простого интерфейса пользователя и возможности интеграции с существующими системами, только так можно получить положительный результат от внедренной системы и эффективно управлять предприятием.
 

Визуальные средства анализа для руководителей
 

Избыток информации создает не меньше проблем, чем ее недостаток. Важные данные могут затеряться в море деталей. Это наводнение особенно мучительно для руководителей высшего уровня, которые должны выявлять тенденции и видеть общую картину по портфелю сложных проектов.

Получая информацию о проектах в виде цветных индикаторов на диаграммах, руководители могут быстро сконцентрироваться на отклонениях и областях потенциальных проблем, получая дальнейшую информацию из нужных мест по мере необходимости.

Это дает возможность предупреждения проблем на ранних этапах, позволяя быстро реагировать и избегать затратных задержек.

Кроме того, руководители высшего уровня используют графические диаграммы для быстрого внесения корректировок в приоритеты проектов, бюджеты и ресурсы.

Использование платформы «Адванта» для внедрения управления портфелями проектов  

Программная платформа «Адванта» на сегодня является единственной Российской системой класса PPM – Project Portfolio Management (Управление Портфелем Проектов), полностью реализованной на Web-интерфейсе.

Решения на базе платформы Адванта позволяют компаниям, использующим технологии проектного менеджмента реализовывать свои проекты и инициативы наилучшим образом, ориентируя их на цели и стратегии бизнеса.

Интернет-ориентированные решения на базе платформы Адванта предназначены для высшего руководства и руководителей проектов, в обязанности которых входит управление сложными и объемными портфелями распределенных проектов. Система управления портфелем проектов на базе платформы Адванта позволяет руководителям высшего уровня согласовывать локальные, региональные, национальные и международные проекты и корпоративные инициативы с целями и стратегией компании.

Благодаря возможностям обзора портфеля, высшее руководство и руководители проектов обладают всей необходимой им информацией для принятия более эффективных решений, сокращения затрат, определения наиболее выгодных  проектов и оптимизации ресурсов. Выявление рисков и решение проблем осуществляется в режиме реального времени.

Платформа «Адванта» имеет следующие сильные стороны:

• Быстрое внедрение благодаря интуитивно понятному интерфейсу и Интернет платформе.
• Единый источник всей информации гарантирует целостность информации и позволяет осуществлять сбор данных о бизнес-процессах и получать отчетность на многих уровнях по определенным категориям и показателям работ.
• Мощный набор инструментов управления проектами и портфелями проектов как гарантия успеха и соответствия потребностям руководителей проектов и высшего руководства.
   

Решения на базе Адванта позволяют компаниям оперативно реагировать на изменения требований рынка
 

Система «Адванта» обеспечивает высшее руководство средствами для быстрого управления инвестициями и распределения ресурсов согласно корпоративным целям и изменяющимся требованиям клиентов, в условиях жесткой конкуренции, обеспечивая новыми возможностями в бизнесе.

По мере того как темпы бизнеса ускоряются, возможность обзора всех аспектов управления портфелем проектов становится важнейшей задачей для поддержки непрерывной рационализации проектов, определения приоритетов и распределения бюджетов.
 

Устранение проблем до того, как они станут большими проблемами
 

Наибольшие риски в управлении крупномасштабными программами возникают вследствие сложности координации событий, людей и информации в разных проектах, особенно если эти проекты территориально распределены.

Обеспечивая постоянный доступ к информации в режиме реального времени, использование системы «Адванта» с Web-интерфейсом упрощает задачу выявления проблем и позволяет оперативно реагировать на них. Выявление и решение проблем на самых ранних этапах минимизирует их негативное действие и ограничивает их влияние на связанные проекты.

Другое явное преимущество использования системы – это строгий и систематический контроль над финансами, планами и ресурсами.
 

Получение большей отдачи от вложений
 

Система «Адванта» позволяет производить перераспределение средств и ресурсов с непрофильных или непродуктивных работ для более выгодного использования, повышая общий объем возврата средств от вложенных инвестиций.

Система измерений показателей бизнес-процессов поможет руководителям высшего уровня быстро обнаружить и исключить неэффективные затраты, чтобы использовать освободившиеся ресурсы для ускорения более прибыльных проектов и запуска новых инициатив.
 

Поддержка непрерывного улучшения процессов
 

Независимо от сферы бизнеса, способность повышать качество бизнес-процессов является ключевым конкурентным преимуществом, которое необходимо для завоевания лидирующих позиций рынка для любого предприятия.

Использование Адванты позволяет компаниям накапливать знания, управлять изменениями и качеством, надежно и постоянно использовать свой позитивный опыт во всех проектах своего портфеля. Информационная система создает базу знаний и опыта, которая постоянно увеличивает свою ценность.

В этом сочетании единая информационная система представляет собой мощную платформу для постоянного улучшения в области проектного управления.
 

Бизнес планирование в режиме реального времени
 

Основная выгода от управления проектами и портфелями проектов в режиме реального времени – это скорость.

Как только годовое планирование перестает удовлетворять требованиям компании, высшее руководство должно немедленно отреагировать на изменившиеся условия. Возможности планирования в режиме реального времени означают, что компания может выделить нужные ресурсы на нужные проекты в нужное время.

Актуальная информация позволит принимать наилучшие инвестиционные решения. Хорошая осведомленность о потребностях внутри проектов  вместе с быстрым реагированием на неизбежные проблемы приведут к быстрой реализации проектов и их окупаемости.

Ключевые выгоды от использования решений на базе системы управления

• Высшее руководство и руководители проектов имеют возможности для четкого контроля, как портфелей проектов, так и отдельных проектов
• Гибко настраиваемая система мониторинга и управление предприятием в целом
• Систематический контроль и автоматизированная отчетность по приоритетам проектов, их статусам и плановым показателям
• Полная прозрачность данных и возможность формирования отчетов, отображающих актуальную информацию
• Единое пространство работы и документооборота с возможностью поиска и контроля изменений документов
• Простота и высокая скорость общения между сотрудниками компании
• Управление рисками, проблемами и результатами в режиме реального времени
• Уменьшение бюрократии и административной загрузки по составлению отчетности
• Технологическое решение внедряется легко и быстро
• Выгоды и экономия могут быть достигнуты немедленно.