Как ускорить бизнес-процессы на 30% при помощи цифровизации. Кейс «СК Кронос»

СК Кронос – строительная компания, которая 10 лет занимается проектированием и строительством объектов жилой и коммерческой недвижимости в Москве. В штате ─ около 100 сотрудников, оборот компании ─ свыше 10 млрд рублей.

Организация одновременно выполняет десятки проектов по возведению многоэтажных домов в коммерческой сфере, а также в рамках программы реновации жилищного фонда столицы.

В портфеле проектов компании ─ строительство торговых и многофункциональных центров, производственных цехов. Все объекты построены в полном объеме и установленные сроки.

Руководители планируют кратный рост компании, а это невозможно без четко выстроенных процессов, прозрачного контроля проектов на всех этапах жизненного цикла, слаженного взаимодействия всех подразделений организации. Для этого было принято решение внедрить информационную систему управления проектами на базе российской цифровой платформы ADVANTA.

СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ ADVANTA

Ранее стройплощадки, офисы продаж, производственно-технический отдел и служба технического заказчика ─ подразделения заказчика, непосредственно отвечающие за реализацию проектов, работали в Excel, Google-таблицах, частично в MS Project. Сбор данных по статусам проектов, внутренний и внешний документооборот, обсуждение рабочих вопросов ввелось в разных программах. Информация по проектам была разрозненной, часто теряла актуальность. Значительное время сотрудников уходило на поиск нужной цифры или документа. Неэффективная работа сотрудников нередко была причиной финансовых потерь компании.

Исправить ситуацию и поддержать стратегию роста руководство планировало за счет внедрения единого инструмента для автоматизации процессов. Оцифровав процессы, рассчитывали в дальнейшем получать оперативные данные по затратам и доходам проектов на дашбордах, сформировать оптимальный фонд оплаты труда, систему учета ресурсов и улучшить ключевые показатели проектов. Все эти задачи можно закрыть даже базовым функционалом в системе ADVANTA.

Сергей Данилин, начальник службы технического заказчика ООО «СК Кронос»: «Наш выбор пал на ADVANTA, поскольку для рядовых пользователей система несложная в освоении и работе, очень близка к MS Project. По сравнению с аналогами, которые удалось попробовать, все очень красиво, понятно, наглядно. Система имеет конкурентоспособную стоимость, большой плюс в том, что ее, как конструктор, можно настроить под специфику компании без программирования. Изначально было опасение, что решение подходит только крупным компаниям. По рекомендации одного очень уважаемого эксперта решили внедрять. Начали с демоверсии, поняли, что система рабочая, главное – правильно выстроить дерево проектов. После тестового периода решили приобретать. На этапе покупки получили качественную поддержку и консультации со стороны экспертов ADVANTA».

КАКИЕ ЗАДАЧИ ПОСТАВИЛ ЗАКАЗЧИК ПЕРЕД ВНЕДРЕНИЕМ СИСТЕМЫ

1. Оптимизировать процессы управления строительными проектами;
2. Наладить коммуникации и движение документооборота в рамках единой информационной системы;
3. Увеличить число одновременно реализуемых проектов.
4. Обеспечить возможность долгосрочного планирования проектов: регламентировать последовательность работ с дальнейшей привязкой к ним финансовой составляющей ─ бюджетное планирование, исполнение бюджета, выявление разрывов и недофинансирования.

ЧТО БЫЛО СДЕЛАНО

• Создан временный демостенд с учетом специфики компании. Заказчик оценил работоспособность и гибкость системы, разобрался в настройках и смог осуществить внедрение собственными силами при нашей консультационной поддержке.
• Сформирован единый электронный реестр проектов компании, который позволил создавать новые проекты из шаблона, фиксировать базовые планы проектов и работ, а также контролировать достижение контрольных точек по ним. Здесь всегда можно увидеть актуальную информацию по проектам онлайн, а, значит, вовремя принимать решения по возникающим проблемам и предотвращать срывы сроков. Статусы по всем проектам сводятся в итоговый отчет по мониторингу портфеля проектов.
• Создана структура хранения проектных документов. Все документы хранятся в одном месте, есть возможность прикреплять нужные документы к проектам и задачам, обновлять их содержание, сохранять историю изменений и прошлые версии. Для клиента очень важно, чтобы строители работали по последней измененной версии рабочей документации, чтобы была возможность оставить старый, но зафиксировать действующий вариант.
• Настроен функционал согласований и дискуссий. Благодаря этому решение рабочих вопросов происходит оперативнее, все заинтересованные лица имеют единую версию правды по принятым решениям.
• Автоматизирован процесс закупок. Этот шаг позволяет ускорить процесс, сократить простои из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.

КАКОГО РЕЗУЛЬТАТА УДАЛОСЬ ДОСТИЧЬ

Сергей Данилин, начальник службы технического заказчика ООО «СК Кронос»: «В конечном итоге, мы освоили и внедрили систему за 1.5 месяца. Теперь ADVANTA как социальная сеть внутри нашей компании, в ней создают проекты, творят, решают задачи, прикрепляют документы, взаимодействуют. За счет автоматизации удалось ускорить часть процессов, как минимум, на 30%. Очень «зашли» дискуссии и согласования с прикреплением документов и подключением руководителя. Задачи с документооборотом решены сейчас примерно на 70%. Сделана интеграция с MS Project. Следующим этапом станет настройка контура финансов, планирование, вывод необходимых показателей на дашборд».

Внедрение, стартовавшее в августе, планируется завершить до конца ноября 2023 года.