Как выстроить процесс коммуникации и управлять проектами
Управление персоналом и коммуникациями проекта — важная часть проектных процессов, от которой зависит, насколько эффективными и результативными они будут.
Материал поможет узнать,
- как коммуникация между отделами влияет на производительность компании в целом,
- как эргономично и эффективно выстраивать коммуникацию в проектной деятельности,
- какие аспекты включает управление коммуникациями проекта.
Содержание
Что включает кроссфункциональное сотрудничество внутри компании: основы и правила
Кроссфункциональное сотрудничество внутри компании — подход, при котором сотрудники из различных функциональных подразделений работают вместе над общими проектами или задачами.
Включает взаимодействие между отделами, такими как маркетинг, продажи, разработки, производство и финансов.
Основная цель кроссфункционального сотрудничества — объединить различные навыки и знания, чтобы достичь лучших результатов и более эффективно решать сложные задачи.
Одна из ключевых особенностей такого сотрудничества — возможность преодолеть традиционные барьеры между командами и способствует обмену опытом и идеями.
Это особенно важно для решения сложных проблем, где требуется многогранный подход. Кроссфункциональные команды способны быстрее реагировать на изменения в внешней среде, а также адаптироваться к новым условиям и требованиям.
Основные правила коммуникации и организации рабочих процессов в рамках кроссфункционального сотрудничества
Общее целеполагание
Постановка четких целей и задач для команды — когда каждый участник понимает, что требуется от него и каким будет его вклад, влияет на общий результат.
Для этого необходимо общее видение как командный ориентир.
Прозрачность коммуникации
Открытая, честная и, главное, прозрачная коммуникация определяет, насколько участники команды готовы делиться своими идеями и мнениями, не опасаясь критики.
Как результат, такой подход создает атмосферу доверия и способствует более глубокому вовлечению.
Регулярные встречи, где участники могут обсуждать ход выполнения задач и делиться обратной связью, также являются неотъемлемой частью процесса.
Наличие лидера / фасилитатора
Наличие специалиста, который будет
- координировать действия команды,
- помогать в решении конфликтов,
- следить за соблюдением сроков,
- играет важнейшую роль в управлении коммуникационными процессами.
Такой человек помогает организовать процесс так, чтобы каждый участник мог максимально полно реализовать свой потенциал.
Учет разных подходов и практик
Разные стилевые предпочтения и рабочие практики участников проекта могут стать как источником вдохновения и продуктивности для всей команды, так и проблемной точкой.
Чтобы избежать последнего, следует проводить адаптацию подходов к взаимодействию. А также учитывать особенности работы разных департаментов, деловую этику и культурные различия.
Принятие разнообразия в командах создает более богатую среду для инноваций и креативного решения проблем.
Кроссфункциональное сотрудничество требует терпения и готовности работать над общими целями и задачами. При правильном подходе оно может значительно повысить эффективность работы компании и ее способность адаптироваться к изменениям на рынке.
Чем важно кроссфункциональное сотрудничество в проектных процессах
Кроссфункциональное сотрудничество в проектных процессах оказывает значительное влияние на общую эффективность и успешность проекта. Взаимодействие сотрудников из различных функциональных областей способствует достижению более комплексного и всеобъемлющего результата.
| В чем ценность | Как отражается на ходе проекта |
| Компиляция опыта, знаний и навыков | Позволяет объединить разнообразные знания и навыки, доступные в разных командах. Например, в проекте могут быть задействованы специалисты из маркетинга, разработки, финансов и других областей. Появляется возможность учитывать различные аспекты проблемы и находить более сбалансированные решения. |
| Глубокое понимание потребностей клиентов | Более глубокое понимание потребностей клиентов и рынка и многообразие точек зрения помогает адаптировать продукт или услугу к требованиям ЦА. А также предвидеть и реагировать на изменения в условиях конкуренции. Как результат — специалисты из одной области могут расширить свои компетенции, а также избежать узкого, «шорного» мышления. |
| Единение в команде | Кроссфункциональное сотрудничество повышает мотивацию и вовлеченность сотрудников. Когда каждый участник проекта понимает, что его вклад важен и ценен, это способствует созданию более сплоченной рабочей атмосферы. Индивидуальные достижения начинают восприниматься не только как успех, но и как часть общего дела. |
| Ускорение процессов и принятия решений | Ускорить проектные процессы за счет уменьшения времени на передачу информации и принятие решений — мечта любой команды. Когда разные функции работают вместе, команды могут быстрее реагировать на возникающие проблемы и находить решения. В динамичных и изменчивых условиях эффективное сотрудничество между различными функциями может ускорить сроки реализации проектов и время выхода на рынок. |
Кроссфункциональное сотрудничество — стратегически важный элемент проектных процессов, который обеспечивает глубокое понимание задач; интеграцию знаний и навыков; создание единой команды. В совокупности это приводит к повышению продуктивности и успешности проекта.
Как выстроить управление коммуникациями проекта: требования и инструменты
Хорошо налаженная коммуникация между участниками проекта помогает
- избежать недопонимания,
- снизить количество конфликтов,
- обеспечить своевременное получение необходимой информации.
Чтобы выстроить эффективную коммуникацию, важно учитывать несколько аспектов и использовать соответствующие инструменты.
Определите каналы коммуникации
Определение адекватных каналов для разных типов информации поможет избежать засорения коммуникации и сделает ее более структурированной.
Организационно команда должна быть проинформирована, какие каналы и средства для связи будут использоваться, есть ли особые правила их использования.
Например, для оперативного обмена информацией можно использовать мессенджеры, а для официальных сообщений и документов — электронную почту или специализированные системы управления проектами.
В ADVANTA вопрос слаженной коммуникации закрывает дискуссия по теме. В ней добавленный пользователь может
- увидеть всю ветвь переписки,
- прикрепить необходимые файлы, документы и ссылки,
- общаться с другими участниками и добавлять новых.
Продумайте точки контакта
Такие регулярные точки контакта, как статусные обновления и командные собрания, помогают участникам проекта оставаться в курсе последних изменений и достигнутых результатов.
В ADVANTA предусмотрена настраиваемая система статусов и уведомлений об обновлениях, изменениях в проектах с указанием пользователя.
Регулярность и структурированность командных встреч значительно повышает уровень координации внутри команды. Встречи могут проходить как в формате видеозвонков, так и в офлайн-формате. В ходе таких встреч важно
- обсуждать и текущие задачи, и возникшие проблемы,
- вместе искать возможные пути их решения,
- отмечать достижения команды и отдельных специалистов.
ВАЖНО: хвалите прилюдно — критикуйте наедине. Прилюдный нелестный отзыв о работе коллеги по проекту не только создаст неловкую атмосферу в офисе и пристыдит сотрудника, но и отдалит членов команды друг от друга.
Люди будут охотнее работать в атмосфере взаимного уважения и доверия. Предлагать помощь и проявлять инициативность тому руководителю, кто тихо и приватно говорит о недочетах в задаче.
Используйте визуализацию
Визуализация через диаграммы и графики, такие как дорожные карты (roadmaps), графики Ганта, позволяет всем участникам проекта
- лучше понимать текущие задачи,
- оценивать их приоритетность,
- видеть предполагаемые сроки исполнения.
В этом плане полезными могут быть специализированные инструменты, которые интегрируют визуализацию с планированием и управлением задачами.
В системе ADVANTA пользователям доступны различные варианты визуализации. Среди самых популярных — диаграмма Ганта и проектные карты.
Предложите единый источник информирования
Все участники проекта должны иметь доступ к необходимой информации. Это подразумевает использование системы управления документами, где хранится вся информация, связанная с проектом.
В системе ADVANTA вы можете сохранять важные документы, обеспечивать их простую доступность и обновляемость, проводить аналитику и готовить отчетность.
Практикуйте обратную связь
Обратная связь — еще один важный аспект эффективной коммуникации. Важно, чтобы участники проекта могли открыто делиться своими мнениями и ощущениями относительно проделанной работы и возникших проблем.
Для этого можно использовать анонимные опросы или регулярные индивидуальные встречи. Обратная связь помогает выявить текущие проблемы и наметить пути их решения, что в конечном итоге способствует улучшению работы команды.
В ADVANTA вы можете не только давать обратную связь в дискуссиях, но и фиксировать результаты опросов, чтобы отследить в дальнейшем все изменения.
Будьте открытыми и стремитесь к прозрачности
Различия в стилях общения, восприятия информации среди участников команды можно сгладить благодаря открытому обсуждению и прозрачному доступу к информации по проектам.
Прозрачность проектных процессов — один из ключевых принципов системы ADVANTA, который помогает формировать взаимопонимание между участниками проекта и снизить вероятность возникновения конфликтов.
Заключение
Эффективная коммуникация в проектных процессах требует сочетания различных инструментов и стратегий.
- Установление четких каналов общения,
- регулярные встречи,
- использование визуальных данных,
- обеспечение доступности информации,
- открытая обратная связь,
- учет потребностей коллектива —
учет всех составляющих успешной коммуникации в конечном итоге приведет к более высокой производительности и успешному завершению проекта.
Система управления проектами помогает выстроить эффективное управление коммуникацией проекта и объединить в едином пространстве разрозненные процессы.
