Как за 4 недели автоматизировать процессы управления проектами в промышленной компании?
В 2018 году к нам обратилось руководство Департамента автоматизации бизнеса одного из поставщиков металлопроката на рынки России и стран СНГ.
С чего все началось
Поводом для обращения стало увеличение портфеля проектов компании и отсутствие возможности управлять выросшим количеством проектов:
- Нет методологии и фиксированного регламента управления проектами.
- Планы, графики и отчеты велись в Excel (где периодически происходила путаница с актуальными версиями).
- Часто случались срывы сроков по проектам, возникали сложности в планировании и выделении ресурсов.
- Процессы управления не были автоматизированы.
При этом львиную долю портфеля компании составляют ИТ-проекты, лишь шестая часть приходится на проекты в сфере производства и логистики. Заказчик обозначил своими ориентирами на ближайшие 3 года:
- рост числа проектов автоматизации на 25% в год
- увеличение количества проектов, выполненных в рамках установленных сроков, объемов и бюджетов до 80%
Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы
Руководству Департамента необходим инструмент, который обеспечит единый подход к управлению проектами и эффективное управление портфелем вне зависимости от их количества. Приоритетными задачами внедрения такого инструмента являются:
- Получение актуальной информации о статусе проектов
- Разработка Устава проекта
- Хранение в едином месте всей проектной документации
- Возможность прогнозирования и реакции на проблемы в проектах до момента их наступления
- Возможность проводить аналитику по реализованным проектам
Что мы сделали
Наша команда сосредоточилась на решении поставленных заказчиком задач. За 4 недели мы автоматизировали процессы проектного управления – структурировали проекты в единый реестр, настроили формы сбора отчетности и отчеты по заданным параметрам. В процессе внедрения столкнулись с масштабным переносом данных из Excel.
Благодаря обучению со стороны команды внедрения ADVANTA удалось комфортно перевести работу сотрудников в систему и закрыть реализацию намеченных в начале проекта задач.
Результаты внедрения
- На базе платформы ADVANTA создана единая система управления внутренними проектами компании.
- Настроены формы сбора факта по реализации проектов.
- Настроена визуализация отклонений и проблем, возникающих в ходе реализации проектов – дашборды для руководства Департамента.
Рис.1. Отчет «Дорожная карта» отражает работы по проектам и их статус по месяцам
- Создан и автоматизирован Устав проекта.
Рис. 2. Форма Устава. Устав формируется автоматически
- Подготовлены отчеты, отражающие текущую ситуацию по проектам.
Рис. 3. Настроенное решение: отчет по проектам
Выводы
Результат внедрения клиент оценил положительно и подчеркнул удобство использования и функциональность системы. Задачи компании были решены, закрыта потребность в инструменте автоматизации.
Этим планы заказчика по развитию проектного подхода в компании не заканчиваются, впереди масштабирование системы на другие филиалы и разработка собственной методологии управления проектами.