Как завершать проекты так, чтобы максимизировать результаты? Часть 2

Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

В предыдущей публикации мы уже разобрались, какие сложности и конфликты возникают в процессе завершения проектов. Кроме того, распределили роли и ответственность на этом этапе всех заинтересованных сторон проекта. Финализировали итоговые документы и утвердили правила использования ключевых результатов проекта. Завершаем тему и поговорим о том, какие возможности есть у КСУП и Проектного офиса, чтобы правильно закончить проект и сделать итоговый продукт максимально успешным и востребованным.

Роль КСУП и Проектного офиса в процессе завершения проекта

Один мой знакомый был частым участником проектов, которые контролировал Проектный офис под моим руководством. Он руководил управлением, которое поддерживало работу всех программных продуктов компании. Его участие в проектах было связано в основном с завершением проектов: именно его подразделение подтверждало, что полученные в ходе проектов ИТ-решения готовы к работе, снабжены необходимой эксплуатационной документацией, соответствуют всем необходимым требованиям для сопровождения. Кроме того, в ходе приемки определялись ответственные сотрудники, которые должны были обслуживать новый сервис. Таким образом наши ИТ-сервисы встраивались в деятельность организации, и по завершении проекта были готовы сразу работать. Через несколько лет он перешел на ту же должность в другую, более крупную компанию. Когда мы созвонились, чтобы поделиться новостями, он был рассержен и расстроен. В новой компании было гораздо больше и программных продуктов, и связанных с ними проектов, и пользователей. Но его расстраивало не это. Методология управления ИТ-проектами не предполагала привлечение его подразделения к завершению проекта и приемке результатов. В итоге «принятые» программные продукты появлялись, как гром среди ясного неба: без документации, без разъяснения технических нюансов, без определения ответственных специалистов за работу с пользователями и т.д. Бизнес-заказчики негодовали от того, что проект вроде бы окончен, а использовать продукт в полной мере нельзя. При этом ИТ-подразделение было дезориентировано свалившимися на него новыми сервисами без понимания возможности их эксплуатации. «Неужели всему виной работа Проектного офиса?» – спросите вы.  Не совсем так. Всему виной неверная работа КСУП и неправильно построенные процессы завершения проектов.

Строго говоря, успешность самого проекта зависит от трех составляющих:

• Качество выполнения проекта: качество его результатов и качество управления;
• Договоренность о выполнении проекта «на берегу», то есть качество Устава проекта;
• Культура использования КСУП, то есть использование стандартов и инструментов управления проектами и жизнеспособность процессов управления.

Если вы подготовили качественные продукты и услуги, наладили хорошие коммуникации с заказчиком и обеспечили пользователям надежное сопровождение из продуктов, то, скорее всего, у вас не возникнет проблем с закрытием проекта. Но и это не гарантия возникновения споров и конфликтов. Даже опытные руководители проектов, не говоря уже о молодых специалистах, не всегда могут их завершать без необходимости разрешать возникающие при передаче результатов нюансы. Кроме того, важно понимать и использовать при управлении культуру компании, ее процессы, уникальные требования руководства и т.п. И самое главное: несмотря на то, что проект завершен, все полученные результаты должны максимально работать на достижение целей компании. Именно поэтому роль Проектного офиса так важна.

Какие задачи ПрОф помогают завершать проекты и максимизировать результаты:

• Определение методологии, направленной на достижение целей. С помощью утвержденных процессов и методов Проектный офис может ориентировать Руководителей проектов и их команды на результаты: использовать необходимые документы, коммуникации, отчетность. Например, ПрОф гарантирует подготовку и согласования Устава проекта, требует разработки контрольных точек, контролирует движение проекта и эскалирует его проблемы и вопросы.
• Сбор данных по проектам, фиксация решений. С помощью информационной системы управления проектами ПрОф накапливает данные о проекте: планы, документы, согласования и даже обсуждения рабочих вопросов. В ИСУП можно фиксировать все принятые изменения и их обоснования, а, значит, у Руководителя и Заказчика проекта будет возможность быстро ознакомиться с причинами изменений, а не вспоминать и спорить об ответственности. Все переданные результаты и ответственность за их применение также можно сохранить в соответствующих разделах системы. Например, в своей практике при настройке решения для Проектного офиса я всегда использую отдельный справочник, куда в ходе проекта смогу фиксировать все решения. А к каждой контрольной точке в обязательном порядке прилагаю документ, в котором согласована ответственность за результат. Таким образом, при возникновении вопросов и споров под рукой всегда все принятые и отклоненные предложения, их обоснование и результирующие документы.  
• Сопровождение ключевых процессов. Проектный офис непосредственно участвует в ключевых процессах проекта: инициации, принятии решений и завершении. Поскольку ПрОф формирует регулярную отчетность, то ему быстро становится известно о проектах на финальной стадии. Руководителям таких проектов должны быть отправлены четкие инструкции, которые помогут завершить проект. Например, это может быть сформулировано так: 
• подготовить Отчет о завершении проекта (направить шаблон, требуемые сроки подготовки отчета);
• согласовать отчет с Заказчиком и Спонсором проекта (указать систему для согласования и порядок согласования);
• передать в Проектный офис артефакты по всем контрольным точкам (или зафиксировать все артефакты, указанные в отчете, в информационной системе). 
• Подготовка отчетности по достижению проектных целей. Проектный офис часто берет на себя функции по обеспечению руководства регулярной отчетностью об использовании результатов проекта.  Хотя эта функция может быть закреплена и за другими отделами. Благодаря четкому определению ответственности за окупаемость, которая прописана в соответствующих процессах и шаблонах, по ходу проекта руководство получает данные для понимания окупаемости инвестиции и достижения выгод.
• Накопление и распространение опыта. Проектный офис собирает данные по реализованным в проектах рискам. Анализирует их и предлагает инструменты и практики для совершенствования выполнения проектов. При этом могут меняться подходы к их завершению: возникают требования дополнительных работ, обновляются планы выполнения и шаблоны документов, включаются новые заинтересованные стороны. Таким образом на основе собранного опыта формируются оптимальные процессы, позволяющие более успешно завершать будущие проекты, реализовывать возможности и обходить угрозы.

Итак, Проектный офис придерживается принятой методологии, фиксирует исторические данные о проекте для будущего анализа и использования, контролирует применение необходимых инструментов и шаблонов, а также ориентирует руководство на контроль достижения целей бизнеса. Многократное использование этого цикла позволяет развить КСУП, сделать ее уникальной для организации и максимально поддерживающей ее цели. А еще помогает сделать Проектный офис ключевым участником команды по реализации стратегии.