Выстраиваем календарно-сетевые графики работ и прогнозируем результаты проектов: кейс крупного оборонного концерна

О компании

С чем к нам пришел клиент: предпосылки внедрения ИСУП

В связи с текущей геополитической ситуацией и проведением СВО для концерна разработали особую президентскую программу с целью нарастить объемы производства. Главной предпосылкой внедрения информационной системы управления проектами (ИСУП) стала необходимость запуска более 100 параллельных проектов продолжительностью от одного года и более. Каждый из них носил приоритет стратегически важного и был связан с модернизацией производств: внедрением новых технологий, обновлением оборудования, строительством или ремонтом цехов и пр.

Второй предпосылкой к внедрению ИСУП обозначилась необходимость постоянного углубленного контроля за сроками реализации стратегических планов. Ранее руководители холдинга не раз сталкивались с проблемами именно по временным ресурсам. Запрос на наращивание уровня безопасности и боеспособности в стране диктовал: сроки необходимо держать любой ценой, несмотря на высокие риски срыва.

Какие задачи перед внедрением ставил заказчик

Руководство предприятия, где ранее не было автоматизированной системы управления, приняло решение внедрить инструмент, позволяющий

• отслеживать выполнение стратегического плана,
• составить список этапов крупных отрезков по каждому проекту с фиксацией дат начала и окончания,
• определить зависимости между задачами и учесть буферные зоны,
• выстроить критический путь для прогнозирования и координации сроков реализации проектов,
• автоматизировать сбор отчетности,
• настроить дашборды для верхнеуровневого контроля сроков и ресурсов в проектах.

В системе заказчик ожидал увидеть инструменты для четкого и грамотного планирования всех этапов проектов и оценки сроков завершения проектов, в т.ч.

• диаграмму по методу PERT,
• визуализацию метода критического пути,
• диаграмму Ганта (по методу критической цепи).

По результатам поиска была выбрана ИСУП ADVANTA.

Преимущества ADVANTA, которые оценил клиент

Компания выбрала систему управления проектами ADVANTA, исходя из пяти критериев:

• Российский программный продукт, что гарантирует заказчику стабильность и отсутствие проблем с санкциями, регулярную техподдержку, а также исключает риск блокировок, проблемы с лицензиями.
• Широкий функционал. Помимо инструментов, в которых нуждался заказчик, ADVANTA дала клиенту возможность внедрить систему с быстрой, гибкой настройкой без программирования.
• Возможность создавать различные типы объектов и разделы проекта. Клиент оценил возможность ставить задачу на заказчика или подрядчика, разграничить их доступ к ней. Как результат, минимизацию ошибок при работе по заданной методологии планирования, удобное распределение прав доступа и создание отчетности о ходе проектов, ориентированную на принятие конкретных решений.
• Сохранение базовых планов на уровне разных разделов общего плана-графика проекта. Клиент одновременно получил доступ к нескольким уровням официально утвержденных планов и рабочим версиям базового плана для оперативного управления на уровне руководителей проектов.
• Ранее полученный опыт работы с ADVANTA. Продукт зарекомендовал себя в других проектах одного из руководителей проектной деятельности, в 2015 и 2021 гг.

Какие изменения с системой ADVANTA отметил клиент

У заказчика было свое понимание и свой подход к управлению проектами. Основная задача внедрения системы — отслеживать сроки выполнения проектов, которые установил президент. Весь акцент на них. Дашборды тоже направлены на контроль сроков. Основная их особенность — управление сроками проектов через отслеживание критического пути. Достаточно редкий кейс в нашей практике. Стандартной кнопки, чтобы начать отслеживать сроки по критическому пути, в дашбордах нет. Можно нажать в Ганте такую кнопку, и критический путь пропишется. Поэтому дашборды получились сложные.

Заказчик решением доволен — все поставленные задачи успешно решены. При этом основные настройки решения клиент выполнил сам. Наша задача была настроить дашборды и проконсультировать относительно всех возможностей системы.

руководитель отдела клиенсткого сервиса ADVANTA Евгений Лобанов

В рамках реализации проекта удалось достичь следующих результатов:

• Всего за 3 месяца был сформирован единый реестр проектов клиента. За достаточно короткий период в систему ADVANTA были заведены свыше 100 проектов по капитальному строительству и ремонту зданий, помещений и оборудования. Все проекты концерна были организованы в одном месте, в едином списке. В перечне были отражены основные параметры, ответственные лица, данные о статусе и возникающие отклонения.
• Настроена диаграмма Ганта и дорожная карта проектов. Теперь проектная команда клиента достигает поставленных целей с помощью контрольных точек, с детальной фиксацией промежуточных результатов.
• Методы критической цепи и критического пути выстроены для планирования, прогноза и мониторинга сроков проектов. Проектная команда расставляет приоритеты, прогнозирует сроки реализации проектов и получает детальную визуализацию действий при помощи дорожной карты. Также четко распределяются ресурсы между проектами с учетом критически важных задач, составляется календарный график работ. Остается следить за их ходом и вовремя реагировать в случае отклонения. Отметим, что данные методы довольно специфичны, т.к. их сложно визуализировать. Система ADVANTA позволила клиенту решить вопрос визуализации и обработки данных согласно индивидуальному запросу.
• Для топ-менеджмента настроены два дашборда. Главный дашборд показывает процент завершения лежащих на критическом пути задач по плану и факту. Второй отображает весь перечень проектов предприятия с основными данными. При нажатии на конкретный проект происходит переход в детальную информацию.

Итоги первого этапа совместной работы

Система управления проектами ADVANTA играет одну из ключевых ролей в работе компании, т.к. берет на себя функцию контроля основных параметров проектов — в первую очередь, по срокам выполнения проектов.

В ближайших планах клиента и ADVANTA — автоматизация проектной отчетности и некоторых рутинных процессов для руководителей проектов и сотрудников проектного офиса.

С помощью автоматизированных сценариев (триггеров) планируется оценивать качество планирования проектов. Также планируется запуск ряда специальных проектов по техперевооружению за рамками СВО, которые также будут вестись и контролироваться в ADVANTA.