Успехи МГИМО с ADVANTA: оптимизация проектного менеджмента

Справка о компании

Ситуация до внедрения ADVANTA

До внедрения системы управления проектами ADVANTA в университете МГИМО возникла острая необходимость в надежном ИТ-инструменте, который смог бы решить несколько ключевых задач:

1. Логическое выстраивание дерева проектов
   Требовалась система, способная зафиксировать логичную структуру и описание всех текущих проектов.
2. Единый реестр проектов
   Университет нуждался в платформе, которая бы объединила все проекты в едином реестре, обеспечивая централизованный доступ и управление.
3. Оперативная и достоверная отчетность
   Важным аспектом была возможность регулярного получения оперативных и достоверных отчетов по всем проектам.

Также на принятие решения о необходимости внедрения системы управления проектами повлиял новый статус учебного заведения. МГИМО стал участником государственной программы поддержки университетов «Приоритет-2030». Программа рассчитана на 10 лет. Участвующие в ней вузы получают из федерального бюджета гранты, которые могут расходовать на реализацию и развитие новых проектов и направлений.

Для эффективного управления проектами в рамках госпрограммы в университете был создан Проектный офис. Для поддержки процессов проектного управления и отслеживания KPI в проектах требовалась ИТ-система.

Выбор ADVANTA для решения ключевых задач МГИМО

Для решения этих задач была выбрана информационная система управления проектами ADVANTA, которая соответствует нескольким критериям:

• Отечественная разработка. ADVANTA — российская платформа, созданная на основе лучших практик управления проектами, что обеспечивает ее адаптацию к специфике национальных процессов и стандартов.
• Широкий функционал и удобная визуализация. Платформа предлагает богатый набор функциональных возможностей, удобные средства визуализации данных и возможности для их анализа в различных разрезах.
• Резидент «Сколково». Факт, что вендор является резидентом инновационного центра «Сколково», также сыграл важную роль в принятии решения.
• Хорошая репутация в госструктурах. ADVANTA уже зарекомендовала себя как эффективный инструмент автоматизации процессов управления в государственных структурах.

Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением системы

1. Создать единый инструмент мониторинга. Внедрить централизованную платформу для отслеживания состояния портфеля проектов университета, обеспечивая удобную среду для коммуникации всех участников проектов.
2. Оптимизировать процессы проектного управления. Разработать и внедрить механизмы для эффективного сбора, систематизации и анализа большого объема данных по проектам, улучшая координацию и контроль.
3. Автоматизировать отчетность. Обеспечить автоматизированную подготовку внутренней и внешней отчетности, что позволит значительно сократить время и ресурсы, затрачиваемые на эти процессы.
4. Визуализировать процессы и детализировать оценки. Создать интерактивные онлайн-дашборды для визуализации данных, обеспечивая возможность детального анализа ситуации по отдельным проектам и всему портфелю в целом, что позволит принимать более обоснованные управленческие решения.

Оставьте заявку и мы решим ваши задачи

Настроенные решения в процессе результатов внедрения

Эффективное управление проектами требует не только четкой стратегии, но и надежных инструментов для её реализации. В условиях сложных организационных структур и множества одновременно действующих проектов особенно важно иметь настроенные решения, которые обеспечивают прозрачность процессов, своевременное получение данных и их анализ. ADVANTA — система управления цифровой трансформации предназначена для оптимизации всех аспектов процесса, предоставляя необходимые ресурсы для успешного выполнения задач.

Реестр всех проектов МГИМО

Иерархия дерева проектов

Создано дерево проектов под действующую оргструктуру и бизнес-процессы вуза. Все проекты находятся в одном месте и выстроены в иерархическом порядке. Есть возможность привязки и хранения проектных документов. Вся информация доступна 24х7.

Все проекты в единой системе

Главная страница проекта

В систему перенесены все действующие проекты университета: настроены шаблоны типовых проектов, заполнены их паспорта (карточки), назначены руководители. Проекты объединены в портфель, установлен период сбора и предоставления отчетности как по отдельным проектам, так и по портфелю в целом.

Контрольные точки

Диаграмма контрольных точек в системе ADVANTA

Внедрена методика управления по контрольным точкам. Заданы уровни контрольных точек, сроки, ответственные за их достижение. Это позволяет вести поэтапный контроль, отслеживать степень выполнения проектов, прогнозировать риски.

Сбор данных по КТ

Автоматическая форма сбора данных в системе ADVANTA

Ведется сбор статусов по контрольным точкам, проектам и портфелю в автоматическом режиме. Для этого в системе настроены отчеты и дашборды с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем: наличие согласованного плана-графика, выполнение задач по каждому проекту. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.

Инициативы

Реестр инициатив

В системе ADVANTA ведется реестр инициатив, который играет ключевую роль в управлении проектами университета. Этот реестр включает в себя полный список всех текущих и планируемых проектов, что обеспечивает их централизованное хранение и упрощает доступ к необходимой информации.

Хотите такие же инструменты управления?

Какого результата удалось достичь

Внедрение цифровой системы управления проектами ADVANTA в МГИМО привело к значительным улучшениям в организации и процессах контроля за проектной деятельностью. На базе этой платформы была создана централизованная система, обеспечивающая доступ ко всей актуальной информации о проектах.

1. Прозрачность и управляемость процессов и проектов
   Система ADVANTA предоставляет полный набор инструментов для оценки, мониторинга и управления рисками проекта. Это позволяет организациям прогнозировать и предотвращать возможные проблемы, минимизировать риски и обеспечивать успешное выполнение проектов.
2. Сокращение времени на рутину
   Руководство университета всегда имеет актуальную информацию о статусах проектов и всего портфеля, улучшена система согласования смет и мониторинга финансов.
3. Улучшение скорости и качества решений
   Система существенно повысила скорость и качество принятия управленческих решений по проектам. Быстрая и точная аналитика данных позволяет оперативно реагировать на изменения и принимать обоснованные решения.

МГИМО — первый российский университет, внедривший у себя отечественную систему управления проектами ADVANTA. Благодаря этому нововведению мы смогли структурировать существующие процессы и выстроить понятный для всего нашего большого коллектива и проектных команд механизм сбора данных и обмена информацией. Это позволило нам в разы сократить время подготовки отчетов и ведения аналитики, быстро реагировать и отвечать на запросы регуляторов и оператора программы академического стратегического лидерства «Приоритет-2030»

Артем Мальгин, проректор по развитию МГИМО