Коммуникации: кровеносная система проекта

Примечание. Для поддержки проектных коммуникаций необходимо использовать различные каналы обмена информацией. Наиболее оперативными сейчас являются инструменты онлайн взаимодействия, такие как мессенджеры (skype, icq и т.д.), социальные сети, в том числе корпоративные. В системе Адванта с успехом используются элементы корпоративных социальных сетей для организации взаимодействия между сотрудниками.
 

В каждом из нас течет кровь, которая разносит кислород по всему телу, чтобы поддерживать жизнь. Также и коммуникации являются источником жизненной силы проектов и организаций.

Подобно тому, как работает сердце, распространяя кислород по всему телу, руководитель проекта непрерывно передает информацию о проекте от внешних заинтересованных сторон через проектную документацию к внутренним участникам в виде плана проекта. Справедлив и обратный поток.

Этот цикл потока коммуникаций и информации является итеративным и продолжается на протяжении всей жизни проекта. Без него заинтересованным сторонам и команде проекта останется только гадать, в каком состоянии сейчас проект и какие решения были приняты.

План коммуникаций

Коммуникационный план, как и календарный план, является необходимой частью всего проекта. Однако, когда задумываются о роли руководителя проекта в планировании коммуникаций в организациях и проектных командах, слишком часто под этим понимают только формирование документов, которые устанавливают частоту, роли, обязанности, получателей и каналы, по которым информация будет распространяться во время проекта.

Если Вы не выйдете за рамки формальных документов и не сделаете хотя бы набросок плана коммуникаций на ранних стадиях проекта, то Вы заранее настроите себя на проектные потери. Также как необходимо выяснить всех участников и заинтересованных лиц, не менее важно понять, какая информация будет им необходима, когда и каким образом они должны будут ее получать.

Существуют определенные требования для коммуникационного плана. Он должен быть масштабируемым и подготовлен на основе объемов и глубины проекта. Так же, как вы бы не посылали спецназ, чтобы поймать магазинного вора, нет необходимости готовить подробный план коммуникаций для простого проекта, который включает в себя только небольшую группу участников.

Влияние информации 

Понимание потребностей заинтересованных сторон и разработка соответствующего плана коммуникаций для передачи им информации о прогрессе, успехах, рисках и изменениях в проекте, имеет первостепенное значение. Ключевое слово при создании коммуникационного плана является «соответствующий». Будьте осторожны, не перегрузите большим объемом неактуальной информации, в противном случае, заинтересованные стороны и команда проекта могут перестать принимать во внимание соответствующую информацию в будущем.

Основное правило, которому необходимо следовать – важно доносить информацию тогда, когда ее наличие или отсутствие будет иметь прямое влияние на успех проекта. Как определить, когда информация будет иметь непосредственное влияние на проект? Обычно, если что-то влияет на объем, сроки, стоимость, риски, или качество выполнения задачи, то это является основанием для эскалации через соответствующие каналы связи.

Конечно, не всегда можно обнаружить такое влияние без выполнения некоторого анализа, но изменение задач на критическом пути однозначно требуют безотлагательного внимания и обсуждения. Информация, которая будет иметь влияние на проект, вне зависимости от того плохое это влияние или хорошее, является жизненно важной для участников проекта.

Точно также важен сбор информации и от заинтересованных сторон. Эта информация может быть получена в ходе случайной встречи в коридоре или из более формальных источников. Вне зависимости от того как вы ее получили, она должна быть проверена на достоверность и проанализирована, чтобы определить ее влияние на проект.

Любые изменения, влияющие на результаты проекта или ожидания от него,  должны быть обсуждены со всеми заинтересованными сторонами, а соответствующая документация должна быть обновлена и распространена.

Управление ожиданиями

Давайте немного углубимся в тему управления ожиданиями. Искусство общения и понимания потребностей заинтересованных сторон находится в верхней части моего личного списка ключевых факторов успеха проекта, независимо от его размера.

Масштабирование коммуникационного плана на соответствующую аудиторию просто необходимо. Умение общаться с людьми на различных уровнях управления с различными интересами критически важно для успешного управления проектами.

Вы должны сблизиться с потребностями и ожиданиями лиц, вовлеченными в ваш проект, для того, чтобы передать соответствующее сообщение для каждого члена команды. Различные люди из команды проекта и со стороны его заказчиков имеют конкретные пожелания и индивидуальные цели,и они заинтересованы в их достижении. Поддержание лиц, заинтересованных в проекте, это часть процесса коммуникаций.

Хотя коммуникационный план помогает установить некоторые рамки в процессе взаимодействия, будьте осторожны, чтобы не стать слишком негибким и разрешить только общение по конкретному регламенту. Если вы заметили, что заинтересованные стороны требуют более частого общения, возможно, это показатель того, что план нуждается в обновлении, так как проект не так прост, как считалось ранее.

Для небольших проектов дополнительные уровни коммуникаций могут быть организованы путем персонального общения. В то время как для более крупных и географически распределенных групп могут потребоваться более официальные письменные методы. Важно понимать стили общения тех, кто участвует в проекте, и использовать подход, который является наиболее эффективным для Вашего уникального проекта и заинтересованных сторон.

Инструменты коммуникаций

И, наконец, необходимо подумать о способах доставки информации. Существуют различные каналы для проектных коммуникаций. Анализ вашей аудитории, тип информации, которой вы будете обмениваться, ее срочность - все это должно быть учтено при выборе способов доставки. Технологии сделали доступными различные инструменты для совместной работы, хранения документов и распространения проектных коммуникаций.

Но будьте осторожны, простое предоставление инструмента участникам процесса не гарантирует того, что ваша работа будет выполнена. Современные инструменты это отличные помощники, позволяющие людям получать информацию по запросу.

Тем не менее, даже суперсовременный и мощный инструмент, но не подходящий участникам Вашего проекта,  может сделать информацию недоступной. Наряду с адекватностью инструмента для Вашей аудитории, Вы также должны убедиться перед использованием в том, что он уже прижился и интегрирован с остальными системами организации.

Основа успеха проекта

Самым важным отличием успешного проекта от неуспешного является  качество коммуникаций. Создание качественных проектных коммуникаций требует понимания всех аспектов проекта и острой интуиции. После того, как коммуникации налажены и информация будет распространяться на соответствующем уровне, между участниками появится доверие и реальные бизнес-проблемы будут решены.

Успех проекта и восприятие заинтересованных сторон, связанных с проектом, находятся в линейной зависимости. Руководитель проекта является, по сути, тем самым сердцем в кровеносной системе проекта, которое обеспечивает каждого участника необходимой информацией такого качества, что правильные решения будут приняты в нужное время, в течение всего срока реализации проекта.